Дім-офіс: як ефективно працювати на ремоуті і встигати жити

Консультант зі стратегії та розвитку топкоманд Віктор Дубровін склав список рекомендацій, які допоможуть ефективно працювати вдома і підтримувати здоровий баланс між роботою та особистим життям.

Нещодавно Гарвардська школа бізнесу провела дослідження, згідно з яким 81% опитаних респондентів не хоче повертатися до стандартного робочого офісного графіка. Цей тренд підтримується і самими компаніями — за даними Deloitte, 74% CEO планують частину своїх працівників перевести на постійну віддалену роботу в постковідний період.

Але робота вдома — це не завжди продуктивно, а іноді навіть навпаки. Рідні заважають сконцентруватися, в календарі суцільні робочі коли, паралельно — спілкування в робочих чатах, кіт стрибає на комп’ютер, кур’єри доставки дзвонять посеред переговорів, а ще потрібно вибрати подарунок на день народження друга… Як тут попрацювати?

Ось мої поради щодо того, як організувати простір навколо і налаштувати себе на ефективну роботу вдома.

Облаштуйте зручне робоче місце

На віддаленці ви проводите 8-10 годин за роботою, тому важливо, щоб вам було максимально зручно. В ідеалі, у вас повинно бути окреме, спеціально облаштоване робоче місце, де протягом дня вас не відволікатимуть.

Зазвичай, в «стандартний набір» входять:

• зручне крісло;
• стіл з підставкою для ноутбука;
• стаціонарна зручна клавіатура і миша;
• хороший і надійний інтернет;
• зручні навушники з мікрофоном (краще зі звукопоглинанням);
• гарне денне освітлення;
• система вентиляції/провітрювання.

Корисно змінювати позу і періодично працювати або зідзвонюватися стоячи, наприклад, поставивши на стіл коробку або стопку книг.

Якщо ви засиділися до темноти, встановіть на своєму комп’ютері та телефоні нічний режим освітлення. Стандартне блакитне світло гаджетів увечері негативно впливає на наші добові ритми, самопочуття і якість сну.

Створіть робочий ритуал

Хтось одягає спеціальні «робочі» снікерси або вмикає «робочу» лампу. Хтось починає день з ранкової командної летючки або з перегляду списку пріоритетів на день, хтось п’є каву з корпоративної чашки, а хтось починає день з виходу на вулицю або на балкон. Важливо, щоб у вас був ритуал, який би встановлював чіткі формальні межі між роботою і відпочинком — після нього ви сідаєте за справу!

Аналогічно в кінці дня — повинно бути чітке символічне закінчення роботи. Такі ритуали дозволяють перемикати наш мозок на нейронному рівні в інший режим і провести межу між різними активностями.

Домовтеся з сім’єю про режим роботи й відпочинку

Розділіть домашній та робочий час. Сплануйте години роботи і відпочинку з урахуванням потреб сім’ї й колег. «Офісні» вісім годин можна розмістити в добі по-різному, щоб усім було зручно. Ваш робочий час може починатися раніше 9 години ранку, поки всі ще не прокинулись — часто в цей час вдається зробити більшу частину роботи. Протягом дня можуть бути більш тривалі перерви, а закінчувати працювати можна і пізніше 19.00. Також дуже корисно узгодити з близькими кордони й правила взаємодії в робочі години.

Налаштуйте свій режим роботи і відпочинку оптимально для себе і оточення. І, звичайно, не забудьте розповісти про свій графік колегам 🙂

Попіклуйтеся про здоров’я

На роботі в офісі і особливо вдома ми часто нехтуємо правилами здорового способу життя. Хоча кілька простих звичок дозволять нам підтримувати тонус протягом усього дня, ефективніше використовувати свої ментальні здібності, працювати більш сконцентровано і результативно, а також підтримувати і навіть поліпшувати своє здоров’я і загальний стан.

1. Фізичні вправи позитивно впливають як на загальне самопочуття і працездатність, так і на когнітивні і творчі здібності. Тому протягом дня вам допоможе мікроспорт — невеликий воркаут на 3-5 хвилин кожні півтори-дві години. А зранку або ввечері — більш тривалі тренування і навантаження.
2. Для розвитку когнітивних здібностей в перервах між завданнями замість того, щоб залипати в фейсбук, грайте в інтелектуальні ігри — mindgames — такі як Peak, Elevate або Lumosity.
3. Підтримуйте водний баланс протягом дня і завжди майте під рукою пляшку води. Вода — це основне «паливо » для організму і особливо для мозку.
4. Дотримуйтесь здорового режиму харчування. Заздалегідь заплануйте для себе час сніданку, обіду та вечері й намагайтеся нічого не їсти в перервах. Ну або, як мінімум, дотримуйтеся правила не їсти на робочому місці. Організму потрібен час, щоб якісно перетравити їжу і відпочити, а вам потрібно вберегти себе від шкідливих зайвих калорій.
5. Робіть перерви на відпочинок кожні годину-півтори — хвилин на 10-15 — і використовуйте цей час, щоб подихати свіжим повітрям. Регулярно провітрюйте кімнату, де працюєте, або виходьте на балкон/вулицю. В ідеалі це можна поєднати з мікроспортом. А в середині дня влаштуйте собі навіть невелику прогулянку.
6. Скористайтеся тим, що працюєте вдома, і дозвольте собі вдень 15-20 хвилин поспати або помедитувати. Це дасть змогу перезавантажитися і повернутися до роботи з новими силами.

Під час роботи на віддаленці варто прагнути, щоб на підтримку себе і свого ресурсу ви виділяли не менше 1,5 години на день.

10 правил, які допоможуть організувати свою роботу

Ці поради універсальні і будуть корисні не тільки під час роботи вдома, а й для підвищення особистої продуктивності в будь-яких умовах.

1. На початку кожного дня переглядайте свій календар і оновлюйте пріоритети. Визначте 2-3 ключові справи і результати на день, виходячи з цілей на тиждень, і забронюйте для них відповідний час в календарі.
2. Не розташовуйте завдання в календарі «впритул» одне до одного — у вас повинен бути час перевести дух, «вийти» із одного завдання і налаштуватися на наступне. Ваш день повинен складатися з декількох робочих циклів з чітким початком і завершенням.
3. Використовуйте спеціальні програми для оптимізації й оцінки свого робочого дня — time trackers (наприклад, toggl). Вони дозволяють контролювати час, а згодом краще планувати й оптимізувати таймінг виконання завдань.
4. Визначте свої найпродуктивніші періоди. У більшості людей це перші чотири години після пробудження. Знаючи свої ритми, ви можете планувати цей час для найбільш важливих справ, після завершення яких зможете спокійно розібратися з рештою завдань, що вимагають менших зусиль і уваги.
5. Дотримуйтеся правил цифрової дієти — silent hours and do not disturb mode. Організуйте собі періоди, коли ви відключаєте всі свої девайси і можете сконцентруватися на одній конкретній задачі. Почати можна з пари годин, а далі прийти до режиму пів дня, кілька разів на тиждень. Тільки не забудьте повідомити своїх колег. Ну і завжди є телефон — важливі новини вас точно знайдуть.
6. Treat chats and e-mails like sauna — виділіть собі конкретний час протягом дня, коли ви спілкуєтеся в чатах і в пошті. Нехай це буде 3-4 рази на день, але в конкретні, обмежені періоди. Інакше весь ваш час просочиться крізь пальці, і жодних результатів, як і задоволеності, в кінці дня не буде.
7. Відточуйте майстерність письмової комунікації. Часто завдання і листи вимагають уточнень і роз’яснень. І за ними, як правило, звертаються не в найзручніший для вас час. Це призводить до розфокусування, відволікання і втрати часу. Тренуйтеся писати чіткі, прості листи і повідомлення, які дозволять розібратися без додаткових консультацій. Так ви заощадите і свій час, і час своїх колег.
8. Для підвищення результативності в роботі над конкретним проєктом або завданням може допомогти практика «Pomodoro» або «Техніка спринтера» — 30 хвилин працюєте, щоб досягнути певного результату, далі 5 хвилин перерви і наступний спринт з новим «продуктом» на виході. Через 3-4 таких спринти зробіть більш тривалу перерву і міні-рев’ю з огляду на обсяг виконаної роботи. Якщо у вас вийде не відриватися, то результати таких двох годин роботи можуть приємно здивувати.
9. Підвищенню концентрації і продуктивності може сприяти відповідна музика або ж використання спеціальних додатків, наприклад brain.fm (так, таке теж є).
10. Заведіть собі Щоденник продуктивності — спостерігайте і записуйте протягом або в кінці дня свої спостереження і висновки про вашу діяльність: що виходить, що ні; що допомагає, що заважає вашій роботі. Якщо будете вести такий щоденник протягом 3-4 тижнів, зможете знайти свої індивідуальні підходи й модель для найбільш продуктивної організації себе і свого часу.

Віддалена робота висуває свої вимоги й обмеження до організації життєвого ритму. Основна небезпека полягає в тому, щоб намагатися бути максимально продуктивним протягом дня, повністю заповнюючи свій час робочими завданнями і при цьому розширюючи і розмиваючи межі свого робочого графіку. Таким чином ми, часто непомітно для себе, підвищуємо навантаження і напругу, які повільно накопичуються і в певний момент таки вихлюпуються назовні або призведуть до вигорання.

Основний принцип балансу та ефективності — після напруги повинен йти етап відпочинку і відновлення. Робота на ремоуті має вищу насиченість і щільність, тому важливо підвищити якість і частоту свого відновлення. Робота протягом як дня, так і тижня, повинна стати серією сфокусованих спринтів, з достатніми паузами для відновлення і повноцінною підготовкою до наступного ривка.

У будь-якому обмеженні завжди закладена можливість, тому віддаленка — це гарний привід переглянути й переосмислити принципи організації своєї роботи й життєвого балансу, щоб зробити їх більш результативними, наповненими та гармонійними.

Читайте також

8 кар’єрних правил маркетолога Віктора Дубровіна

Як перевести компанію на дистанційку: виклики HR-менеджера на карантині

Що таке OKR: як ставити цілі, щоб отримати потрібний результат