Зрубати дерево файлів: як вибрати та впровадити HRM-систему

HR-директорка холдингу TECHIIA Вікторія Дзиба — про вибір, плюси й мінуси HRM-систем і про те, чи варто компаніям розробляти власні рішення з автоматизації HR-процесів.

Усі, хто хоча б опосередковано має стосунок до HR, знає, як багато часу й сил забирає у фахівців робота з паперами та таблицями. На щастя, ця проблема давно має рішення — HRM-система. Вона дає змогу системно вести фундаментальні процеси — кадровий облік, адміністрування — та зберігає історію життя співробітника в компанії.

Тема дуже популярна, тому на ринку маса подібних систем. Але велика їх кількість породжує нову проблему: незрозуміло, з чого почати. Як впровадити те, що дійсно прибере біль і допоможе розвитку бізнесу в майбутньому?

В останні місяці ці питання все частіше виникають у HR-спільноті. Тому поділюся досвідом вибору і використання HR-системи в нашому холдингу.

Навіщо потрібна система?

Уся інформація буде зібрана в одному місці, включно зі звітністю вашої компанії, посиланнями й публічними документами, і за допомогою однієї-єдиної програми. До того ж вона вміє створювати аналітичні звіти у форматі дашборда.

Здебільшого HR-підрозділи в Україні продовжують працювати по-старому: замість спеціалізованих сервісів використовують системи на кшталт Trello або Mega, створюючи систему тек на Google Drive з інформацією для кожного співробітника. Подібні прото-HRM-рішення сьогодні дуже популярні. Але далеко на таких системах-франкенштейнах не заїдеш: підтримувати складно, як і навчати користування ними нових колег.

А ще питання безпеки даних: уявіть, до скількох файлів потрібно давати доступ новим співробітникам!

Для бізнесу, що розвивається, потрібні інші, більш гнучкі сервіси.

У нас в TECHIIA простий принцип: те, що може зробити машина / програма, практично завжди варто віддати в її руки. Це дозволить не роздувати штат і залишатися орієнтованим на пряме спілкування people-to-people всередині компанії. Замість перекладання паперів і зайвих кліків краще приділити час ефективності робочого процесу, мотивації та розвитку.

Холдинг швидко розвивається вже кілька років. Ніколи не знаєш, яка інформація може стати в пригоді. Наприклад, ми не вели статистику переміщення персоналу всередині компанії, але одного разу, коли вирішили зробити аналітику внутрішніх ротацій, вона знадобилася.

Як обрати систему?

Коли у 2018 році я прийшла в компанію, ми росли на сім нових співробітників щотижня. Потрібно було терміново модернізувати систему адміністрування. Уже тоді було зрозуміло, що ні Excel, ні Google Docs, ні Workplace from Facebook під наші потреби не підходять.

Склавши список необхідних функцій, ми почали вивчати HRM-системи. Потрібно один раз зробити якісне дослідження ринку і вибрати 2–3 топових продукти в різних цінових сегментах. Після цього можна розглядати варіанти з менеджментом, презентувавши плюси й мінуси кожної із систем.

Вибираючи, ми орієнтувалися на такі критерії:

• вартість і принцип оплати (підписка за акаунт, вартість за користувача, одноразова покупка із саппортом чи без саппорта);
• кількість років на ринку компанії-розробника;
• клієнти, які вже використовують систему;
• можливість швидко адаптувати систему під нас / український ринок;
• складність впровадження, необхідність залучати додаткових технічних фахівців;
• безпека;
• простота;
• якість і швидкість підтримки з боку компанії-розробника.

Ми відібрали три системи, що відповідають вимогам нашого відділу — Zoho, Workable і BambooHR. Крім того, вели переговори з молодим українським проєктом Hurma System. У них цікавий продукт із перспективою, але ми все ж зробили вибір на користь продукту, що вже зарекомендував себе на ринку. А саме — BambooHR.

Крім функціонала, я звертала увагу на дизайн: в інноваційної компанії має бути HRM-сервіс із приємним доброзичливим інтерфейсом. Тому в мою трійку найкращих не потрапили системи на кшталт Jira, де візуальне оформлення надто «класичне» й буде зрозумілим тільки для частини співробітників, задіяних у розробці.

Плюси й мінуси продукту

Ось кілька ключових моментів, які нас виручають у роботі.

➕ Комплексність

Система автоматизує всі HR-процеси: від посилання оффера до проведення регулярних опитувань щодо задоволеності роботою. Вона вміє самостійно збирати документи нового співробітника, готувати всі необхідні папери для переведення або звільнення людини, інформувати команду про відсутність колеги на роботі, дні народження, нові тренінги.

➕ Швидка і якісна підтримка

Це дуже важливо: софт потрібно постійно допрацьовувати й оновлювати, отримувати консультації. У багатьох же на етапі продажу є менеджер, але після покупки продукту він десь зникає.

➕ Можливість додавання в систему нових функцій

Продукт американський і максимально адаптований під ринок США, тому облік багатьох даних, який пропонується у стандартній комплектації системи, нам просто не потрібен. До прикладу, наші співробітники не складають звіти про дотримання кодексу професійної етики й ми не стежимо за зміною расової структури компанії, хоча наш холдинг міжнародний.

Кастомізація дає змогу відключати ці та додавати інші, дійсно необхідні нам функції. HRM-сервіс використовує не тільки HR-департамент, але і юристи, фінансисти, системні адміністратори. Вони теж час від часу збирають додаткову статистику, а для цього необхідно вносити зміни в софт.

Також для наших компаній були важливі такі переваги системи:

• можливість налаштування доступів для різних ролей та рівнів співробітників;
• автоматизація і прозорість у політиках відсутностей — ви можете налаштувати будь-який принцип накопичення і списання днів відпусток / відгулів / лікарняних для співробітників різних груп і локацій, а також додатково додати нестандартні типи, які є актуальними саме для вас;
• можливість налаштування рівнів узгодження документів і запитів співробітників;
• можливість зберігати всі потрібні посилання й публічні документи;
• автоматична аналітика базових показників HR у форматі дашборда й можливість будувати звіти в різних розрізах;
• впорядковане зберігання важливих документів із налаштуванням доступів;
• опитування щодо задоволеності компанією, яке налаштовується автоматично.

На жаль, ідеальних HRM-систем не існує. Деякі складнощі нам не вдалося обійти.

➖ По-перше, нас не задовольнила функція Performance Review (огляд ефективності роботи співробітника) — вона занадто централізована, а її можливості в системі обмежені.

➖ По-друге, саме в BambooHR неможливо відобразити матричну структуру управління, коли в співробітника може бути лінійний і функціональний керівник. Зараз на такий формат переходять усі компанії нашого холдингу. У системі ж у співробітника може бути тільки один керівник.

Саме тому під ці завдання нам довелося впровадити Lattice — ще одну HRM-систему. Там є і Performance Review, і OKR (Objectives and Key Results — метод синхронізації командних та індивідуальних цілей). А питання матричної структури ми вирішили за допомогою додаткової таблиці.

➖ Нарешті, головний мінус системи — вартість вище середньоринкової. Про економіку процесу скажу нижче.

Як запустити систему?

Впровадження ми почали з WePlay Esports. У нашому випадку було два варіанти: залучити Integration Manager або діяти самостійно з наданням нам усіх необхідних матеріалів і вебінарів. Ми вибрали перший шлях — нехай за додаткову плату, але під контролем розробників.

Весь процес зайняв три тижні. Ми регулярно зідзвонювалися з американською командою, ставили скільки завгодно запитань, щоб отримати найоптимальніші кастомні рішення саме під нашу компанію.

Взагалі інтегрувати HRM-систему за наявності гарної служби техпідтримки простіше простого.

Ми так уважно стежили за розгортанням HRM-системи, що всі наступні акаунти для інших компаній холдингу TECHIIA змогли налаштувати самостійно упродовж тижня.

На що розраховувати після запуску системи?

Користь відчувається моментально. Узяти, наприклад, зведення звітності про відсутність співробітників. У програмі є функція, що дозволяє їм самостійно позначати  лікарняні та відпустки. Після заповнення форми керівник отримує повідомлення й у пару кліків їх погоджує.

З моменту переходу на HRM-систему я ні разу не проводила ці документи вручну, хоча багато компаній роблять так досі.

Таке рішення полегшує життя не тільки HR-ам: усі співробітники бачать, коли людина відсутня, і можуть ефективніше планувати роботу.

Також ми активно наймали нових співробітників і хотіли поліпшити систему сповіщення для новачків напередодні виходу на роботу. У будь-якій компанії, що розвивається, це серйозна проблема. Кожній новій людині потрібно допомогти з паперами.

Тепер у нас усі питання, пов’язані з документами, бере на себе система: приймає, висилає оффер і всю інформацію щодо виходу — куди приїжджати, до кого звертатися, як поводитися з колегами тощо. На цьому ми економимо години та дні.

Скільки коштує система?

Замислюючись про використання HRM-системи, прикиньте бюджет. Якщо вартість передплати вище ризиків, пов’язаних з ефективністю роботи компанії без системи, можливо, варто почекати. Якщо навпаки — ймовірно, прийшов час для інтеграції HRM.

Рахувати потрібно уважно, тому що дорожчий на перший погляд продукт може виявитися більш ефективним і дозволить компанії заощадити в майбутньому.

Наприклад, вибираючи HRM-систему, я міркувала так. Один HR-адмін «коштує» $600–900. Зовсім скоро команда збільшиться настільки, що для ведення всієї документації таких спеціалістів знадобиться двоє, і максимум, що вони зможуть зробити, — створити складну й малоефективну систему тек і файлів.

На самому старті ми отримали 25% знижки на систему, щоби зі 100 співробітниками запуск був виправданий. Сьогодні, коли тільки в WePlay Esports працює 400 осіб, ціна передплати за одного співробітника ще нижча. З цією компанією працює один HR-адмін і три People Partner-а. Так що ми економимо: нам не потрібно наймати додатковий персонал, ефективність якого на цій роботі однаково була б нижчою, ніж у системи.

Ще один важливий момент: коли є інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, новим співробітникам для знайомства із системою досить підготовленого мануала. Тому у наших HR-ів залишається більше часу для вирішення інших завдань — підвищення ефективності та мотивації співробітників.

Чи варто створювати власну систему?

Питання запуску аналогічних сервісів різні компанії вирішують по-різному. Хтось продовжує використовувати прото-HRM, хтось купує готовий продукт. А деякі намагаються з нуля розробити власний сервіс.

Останній підхід може бути виправданий для великої компанії, кількість співробітників якої перевищує 2000. Розробка такої системи — дороге задоволення. Для цього знадобляться експерти, R&D, продуктова команда й купа часу на розробку, реалізацію та тести.

Зазвичай такі системи працюють, але регулярно дають збої через брак належної технічної підтримки. А над продуктами з репутацією працюють десятки й сотні людей, які постійно вдосконалюють програму.

Якщо ресурсів на обслуговування й доопрацювання у вас немає, краще не вплутуватися в цей процес. Не розрахувавши сили, деякі компанії продовжують роботу над проєктом, навіть якщо розуміють, що виходить погано.

І опиняються в типовій ситуації: «Кололися, але продовжували їсти кактус».

Що робити з HR-ами після запуску системи?

Сьогодні на ринку систем для HR-оптимізації є пропозиції на будь-який смак — з різними ціною, функціоналом, техпідтримкою і дизайном.

HRM — це еволюційний стрибок, зробивши який вам більше не захочеться повертатися до розведення дерев файлів і плутанини з наданням доступів. А для звільнених від перекладання папірців колег робота завжди знайдеться. Нарешті вони зможуть зосередитися на суто міжлюдських питаннях і інших, важливіших, завданнях, в яких машини (поки) нічого не тямлять.

Читайте також

Де брати, щоб віддавати: чотири джерела HR-енергії

Як HR-у будувати кар’єру за кордоном: досвід Олесі Кирильчук

Від паперових листівок до бізнес-партнерства: еволюція HR-процесів в EPAM