Секретар / Administrative Assistant до Глобал Ком’юнітіз
Здається, ви трохи запізнились
Скоріше за все, ця вакансія закрита, бо вже зробила чиїсь понеділки щасливими.
Але не засмучуйтесь — у нас є що вам запропонувати!
Подивіться інші відкриті можливості на сайті.
Організація «Глобал Ком’юнітіз» (Global Communities) – це міжнародна неприбуткова організація, яка тісно працює з громадами по всьому світу, щоб запровадити сталі зміни, які покращуватимуть життя вразливих груп.
З лютого 2022 року організація «Глобал Ком’юнітіз» розширила свою роботу над програмами, щоб надавати гуманітарну допомогу через заходи реагування під керівництвом громади, розроблені з метою збереження життів, зменшення страждань і задоволення нагальних потреб з одночасною допомогою громадам у здійсненні власних заходів реагування й підготовці до відновлення.
Організація «Глобал Ком’юнітіз» шукає кваліфікованого секретаря/секретаря-референта для програми «CLEAR», яка фінансується USAID.
ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ
Секретар/секретар-референт допомагатиме адміністративному та технічному персоналу з адміністративними питаннями. Обов’язки включають організацію поїздок, зустрічей, ведення протоколу чергових нарад персоналу, допомогу з логістичним координуванням подій, конференцій і семінарів, дослідження й інші призначені завдання. Особа на цій посаді також відповідатиме на виклики, прийматиме відвідувачів, вестиме журнали комунікацій і відповідатиме за приміщення офісу.
СПЕЦІАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ
- Керування щоденною роботою офісу, зокрема відповіді на дзвінки, вітання відвідувачів і скерування їх до відповідних працівників CLEAR; отримання й надсилання кореспонденції.
- Слідкування за тим, щоб приймальня не залишалася без нагляду, а на всі дзвінки відповідали.
- Ведення календаря офісних нарад, за потреби сповіщення персоналу про нові заплановані наради/події.
- Планування та призначення нарад і зустрічей керівника програми й інших працівників вищого рівня (за потреби).
- Розробка та ведення системи реєстрації документів для кореспонденції в межах програми відповідно до вимог заступника керівника програми.
- Ведення та вчасне оновлення списку контактних даних працівників і контрагентів програми.
- Перегляд і за потреби надання пріоритету кореспонденції, призначеній програмі CLEAR та керівнику програми, створення процедур керування ефективним документообігом в офісі керівника програми.
- Підтримання запасів канцелярських товарів за допомогою перевірки рівня запасів; передбачення необхідних запасів; вчасне подання запитів на придбання офісного приладдя.
- Замовлення питної води й інших предметів першої необхідності для офісу.
- Управління клінінговим персоналом, щоб забезпечити належне прибирання офісних приміщень на професійному рівні.
- За потреби усний і письмовий переклад документів.
- За потреби допомога з організацією подій.
- Координування логістики для відвідувачів, короткострокових консультантів, зокрема бронювання готелів, перевезення з/до аеропорту/залізничного вокзалу, підготовка вітальних пакетів для відвідувачів.
- Допомога з організацією поїздок персоналу програми.
- Допомога з будь-якими іншими обов’язками на вимогу керівника.
КВАЛІФІКАЦІЯ
- Здатність працювати в мультикультурному середовищі й бути гнучким учасником команди, якого поважають інші.
- Підтверджені навички роботи з клієнтами.
- Підтверджені навички роботи з комп’ютером і набору тексту; важливі навички роботи з програмами Excel і Word.
- Розвинуті організаційні та комунікаційні навички.
ОСВІТА та/або ДОСВІД
Ступінь бакалавра та принаймні шість місяців досвіду офісної роботи.
МОВИ
Професійне володіння письмовою й усною англійською, українською та/або російською мовами. Обов’язкове вміння читати та тлумачити документи, а також спілкуватися з іншими, якщо це необхідно для ефективного виконання службових обов’язків.
УМОВИ РОБОТИ
Здатність сидіти за комп’ютером і працювати з клавіатурою протягом тривалого часу.
Організація «Глобал Ком’юнітіз» – роботодавець, що забезпечує рівні умови. Буде розглянуто всіх кваліфікованих кандидатів незалежно від віку, раси, релігії, статі, сексуальної орієнтації, гендеру, національного походження, інвалідності.
Організація «Глобал Ком’юнітіз» зобов’язується створити безпечне й шанобливе середовище для всіх працівників, представників, партнерів, учасників і всіх, з ким організація взаємодіє по всьому світу, а особливо дітей і дорослих у зоні ризику. Усім працівникам і представникам організації «Глобал Ком’юнітіз» явно заборонено брати участь у будь-яких заходах, що можуть призвести до порушення нашої політики безпеки. Крім того політика «Глобал Ком’юнітіз» передбачає, що всі особи, які взаємодіють з організацією, зобов’язані активно працювати над створенням безпечного та сприятливого середовища в нашій роботі. Ми очікуємо, що всі наші працівники та представники поводитимуться належно й відповідно до своїх зобов’язань.
.png)
