Старший спеціаліст із логістики до Global Communities

Організація «Глобал Ком’юнітіз» шукає двох старших спеціалістів із логістики для підтримки наших заходів із гуманітарної допомоги в Україні. Особа на цій посаді звітуватиме старшому спеціалісту з питань закупівель і грантів. Основні обов’язки старшого спеціаліста з логістики передбачають, зокрема, управління автопарком, координування поїздок, логістики розповсюдження, а також допомогу партнерам у розвитку логістичних систем і спроможностей. Два спеціалісти з логістики працюватимуть у нашому голосному офісі в Україні в Києві.

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ

• Здійснення закупівель автомобілів відповідно до потреб у поїздках у країні.

• Забезпечення ефективних інструментів для регулярного планування та контролю переміщення.
• Підтримка Політики управління автопарком організації «Глобал Ком’юнітіз» і забезпечення її належного дотримання, що передбачає ведення бортових журналів, реєстраційних та технічних відомостей.
• Гарантування дотримання рекомендацій щодо безпеки й відповідності всіх автомобілів стандартам безпеки організації «Глобал Ком’юнітіз».
• Надання складських приміщень відповідно до потреб у регіоні.
• Координування транспортування товарів, зокрема автомобілів чи будь-яких інших можливих засобів транспортування в країні.
• Робота з постачальниками для швидкої доставки. Сприяння в ефективному розв’язанні будь-яких непередбачуваних проблем.
• Сприяння пом’якшенню ризиків, пов’язаних із транспортуванням і доставкою, зокрема будь-яким можливим юридичним дозволам, розмитненню, перевіркам якості тощо.

• Продаж будь-яких залишків запасів до дати завершення програми та розробка звітів про залишкові запаси.

• Впровадження систем управління складами та відстеження товарів. Дотримання стандартних операційних процедур організації «Глобал Ком’юнітіз» і надання регулярних звітів і оновлень на основі мінімальних стандартів організації.
• Участь у діяльності організації «Глобал Ком’юнітіз», тісна робота з представниками організацій-партнерів і участь у товарних групах. Це передбачає поширення інформації про стандарти закупівель консорціумів серед місцевих партнерів.
• Робота з персоналом партнерів для ефективного та безпечного транспортування людей і товарів, зокрема перегляд документів, отриманих від партнерів для повноти та правильності, а також сприяння вчасній підтримці з боку відповідних членів команди в організації «Глобал Ком’юнітіз».
• Демонстрація підходу, орієнтованого на послуги з метою допомогти команді програми зрозуміти запити й завершити завдання.
• Керування спільним автомобілем із забезпеченням дотримання транспортної політики.
• Управління місцевими запасними складами й пунктом сортування товарів, щоб забезпечити швидке переміщення гуманітарних товарів.
• Забезпечення впровадження, моніторингу й оцінювання нових ініціатив та процедур, пов’язаних із логістикою.
• Розробка, виконання й керування контрактами у сфері експедування, транспортування та складування (де це потрібно).
• Виконання будь-яких інших пов’язаних обов’язків, яких може обґрунтовано вимагати супервайзер.

ЗНАННЯ, НАВИЧКИ ТА ЗДІБНОСТІ

• Знання прийнятної практики та принципів логістики.
• Розвинуті навички аналітики та звітування.
• Належне знання програм Microsoft Office.
• Здатність розв’язувати складні логістичні проблеми у сфері роботи з постачальниками.

 НЕОБХІДНА КВАЛІФІКАЦІЯ

• Ступінь бакалавра у відповідній дисципліні та щонайменше 3 роки пов’язаного досвіду роботи або принаймні 5 років досвіду роботи.
• Вільне володіння англійською мовою, обов’язково робоче знання української мови. Бажано знання російської мови.
• Досвід у гуманітарній сфері, а також досвід роботи в складному середовищі, постраждалому від конфлікту, вважатиметься перевагою.
• Попередній досвід роботи з місцевими/міжнародними НУО.
• Бажано попередній досвід роботи в USAID (Бюро гуманітарної допомоги), ООН чи інших донорських програмах.
• Бажано попередній досвід роботи в Європі, а зокрема в Україні.

Global Communities is hiring two Senior Logistics Officers to support with our humanitairan relief efforts in Ukraine. This position will report to the Senior Procurement and Grants Officer. The senior logistics officer’s key responsabilities include but are not limited to, fleet management, travel coordination, distribution logistics, and will be supporting partners with building logistics systems and capacities. The two Senior Logistics Officers will be based in our Ukraine head office located in Kyiv.

PRIMARY JOB RESPONSIBILITIES:

• Conduct vehicle procurement based on travel needs in country.

• Provide efficient regular planning & movements follow-up tools.
• Support Global Communities fleet management Policies and ensure they are being adequately followed, which includes logbooks, registration & maintenance sheets.
• Ensure safety and security guidelines are being followed and all vehicles meet Global Communities safety standards.
• Source warehouse/storage space based on needs in the area.
• Coordinate goods transportation, including vehicles or any other possible means of transportation in country
• Work with suppliers for quick deliveries. As well, support efficient problem solving for any unexpected issues.
• Support the mitigation of risks associated with transportation and delivery. Including any possible legal clearances, custom clearance, quality checks etc.

• Close out any remaining stocks before the program end dates and develop final stock reports.

• Implement warehouse management and commodity tracking systems. Specifically, follow GCs SOPs and provide regular reports and updates based on GCs minimum standards.
• Participate in GC activities, working closely with the representatives of partner organizations and participating in commodity groups. This includes disseminating information on consortium procurement standards to local partners.
• Work with partner staff to undertake transport of people and commodities in an efficient safe way including reviewing documents received from partners for completeness and correctness and facilitating timely support from relevant team members in GC.
• Demonstrate a service-oriented approach to assisting the program team in understanding requirements and completing tasks.
• Manage any coordinated carpool ensuring transport policies are being followed.
• Manage local emergency stockpile and goods consolidation point in order to permit the rapid movement of humanitarian supplies.
• Ensure the implementation, monitoring and evaluation of new initiatives and procedures related to logistics.
• Design, implement, and manage contracts in forwarding, transport and warehousing, where necessary.
• Carry out any other related duties as might be reasonably requested by the Supervisor.

KNOWLEDGE, SKILLS, AND ABILITIES:

• Knowledge of accepted logistics practices and principles.
• High analytical and reporting skills.
• Sound knowledge of Microsoft Office Applications.
• Ability to solve complex logistical challenges in the field working with suppliers.

REQUIRED QUALIFICATIONS:

• Undergraduate degree in a related field and a minimum of 3 years of related work experience, or a minimum of 5 years of work experience.
• Fluency in English required, working knowledge of Ukrainian mandatory. Knowledge of Russian desirable.
• Humanitarian experience as well as experience in complicated, conflict affected environments considered an asset.
• Past working experience with local/international NGOs.
• Prior work experience on USAID (BHA), UN or other donor funded programs preferred.
• Prior experience in Europe, and specifically Ukraine desirable.

2022-08-19T16:08:15.000 2022-08-26T23:59:59.000 Global Communities