30 правил удаленной работы для команд, лидеров и дебютантов

Злосчастный вирус с короной заставил всех нас внезапно изменить стиль жизни. В частности, перейти на удаленный режим работы. Для многих это стало большим вызовом.
Собрали для вас советы от разных специалистов, как работать дома и при этом оставаться продуктивным, не переедать и не перерабатывать, оставаться на связи с командой и поддерживать друг друга.

Советы копирайтерки
и SMM-щицы Happy Monday

Аня Гринева живет в Одессе и работает из дома уже третий год: «Моя первая удаленная работа была настолько удаленной, что своих коллег я никогда не видела и не слышала. Работая в Happy Monday, я раз в месяц примерно на неделю приезжаю в киевский офис, чтобы поддерживать связь с командой. И должна сказать, что дома мне работается намного продуктивнее».
Вот советы Анны, как на удаленке не отвлекаться на домашние дела и не терять рабочее настроение.

1. Четко установите рабочие часы. Несмотря на то, что вас никто не контролирует, не стоит поддаваться соблазну сегодня начать работу в 8 утра, а завтра в 11. Я всегда сажусь за ноутбук в 8:30, чтобы полчасика потратить на просмотр личной почты, пролистывание ленты соцсетей, а в 9 уже начать работу. То же касается и времени завершения рабочего дня. Признаюсь, здесь у меня гораздо больше соблазна задержаться «на работе». Идеал, к которому я стремлюсь, но все время нарушаю — завершать работать в 19.

2. Создайте действительно рабочую атмосферу. Для меня работа из дома — это ни в коем случае не работа в пижаме и в постели. Ноутбук в кровать я беру только на выходных, а в рабочее время тружусь только за столом. Одежда домашняя, но не пижама.

3. Домашние дела — или до начала работы, или в обеденный перерыв. Я не варю борщ в перерывах между тасками — мне хватает многозадачности и в работе. Убрать в квартире, загрузить белье в стиралку — все это я пытаюсь сделать до начала рабочего дня. Если мне нужно выйти в магазин, я делаю это в одно и то же время — в обеденный перерыв.

4. Соблюдайте режим питания. На самом деле, дома это делать намного легче. В офис кто-то коварно может принести печенье, а у меня в квартире никакого печенья и сладостей нет, я их просто не покупаю. Я не из тех людей, которых манит холодильник, поэтому его я открою только один раз в день — когда у меня будет обеденный перерыв.

5. Не забывайте о физической активности. Самая большая проблема удаленной работы — сложно проходить 10 000 шагов в день, когда от кровати до рабочего места всего два шага. Мой выход из этой ситуации — утренние пробежки и физические упражнения дома с помощью мобильного приложения.

6. Помните, что коллеги в чате вас не видят. Удаленная работа предусматривает решение большинства вопросов в текстовом формате, и гораздо реже — в видеорежиме. Во время личного общения мы считываем настроение собеседника по мимике, жестам, интонации. В чате вы пользуетесь только текстом. Тщательно подбирайте слова, используйте эмодзи, которые помогут понять вас правильно.

7. Работать из дома проще, когда вы дома одни. Однако карантин создал условия, когда нас в одной квартире на удаленной работе двое. Признаюсь, это тяжело. Советую каждому иметь свое рабочее место, желательно в разных комнатах, и сразу определить время, когда вы будете обедать, когда — ужинать, а когда — не мешать друг другу. Если очень хочется поделиться смешным мемом или видео — несмотря на то, что вы находитесь в одной квартире, сделайте это через мессенджер.

Советы бизнес-тренера и коуча

Бизнес-тренер, коуч и гендиректор Студии развития SmartTime Наталия Павлова признается, что первая ее практика удаленной работы была провальной: «В 2009 году я попробовала работать вне офиса, в домашнем режиме, и благополучно поленилась несколько месяцев». А вот следующий опыт работы в режиме home office оказался успешным. Поэтому Наталья делится своими наблюдениями и рекомендациями для новичков.

1. Обустройте себе рабочее место. Сделайте это с вечера и предупредите родных, что если вы на этом месте — вас лучше не беспокоить. Знайте: если у вас есть рабочее место, оно, как якорь, создает рабочий настрой.

2. Вставайте в то же время, что и обычно, даже несмотря на то, что вам не надо тратить время на дорогу. Мозг любит ритуалы, а постоянное время подъема — это «запускающий» ритуал, который потянет за собой все остальное. Сделайте все так же после подъема, как и в рабочий день. А время, что уходило на дорогу, займите чем-то активным или приятным.

3. Больше общайтесь с коллегами, партнерами, клиентами. Даже если ваша работа в офисе не предполагала частых контактов, вы все равно находились в коммуникативном поле. Вы можете даже не осознавать этого, но люди рядом — это огромный фактор нашей активности. Так работает наш мозг. Все вариации видеочатов вам в помощь.

4. Обязательно выделите время на обед и на отдых. Кстати, вы можете себе позволить дома и 20 минут подремать, и прогуляться, если рядом есть парк. А счастливчики с детьми могут заняться веселой растяжкой или повозиться на полу.

5. Берите обязательства и устанавливайте больше дедлайнов. В офисном режиме сама атмосфера, работа, зримая или незримая иерархия, стимулируют нас к деятельности. Домашняя обстановка практически всегда расслабляющая и замедляющая. Но если у вас есть обязательства, они здорово дисциплинируют. Хорошо работают борды визуализации обязательств, например, на доске Trello.

6. Используйте инструменты, повышающие эффективность. Начните, например, с техники Pomodoro для некоторых задач.

Советы для команд от продакт-менеджера

Product manager в Readdle Евгений Плохой поделился правилами, которые позволили его команде за один день переключиться на удаленку.

1. Создайте канал коммуникации. В нашем корпоративном мессенджере есть канал, где появляется вся оперативная информация о работе команды: апдейты, новые решения, планы и т.д. Все вопросы, на которые необходим мой ответ, задаются в этом чате, а не в личных сообщениях.

2. Согласуйте часы работы. Работа из дома не должна стать работой когда угодно. Синхронизация в удаленном режиме очень важна, и одно из главных требований — это работа в одно и то же время.

3. Общайтесь не много, а эффективно. При удаленной работе общаться и созваниваться приходится чуть чаще. Если не было daily standups (ежедневная летучка, где каждый рассказывает о своих успехах, задачах, проблемах. — Ред.), стоит их ввести. Чтобы не тратить на них много времени, создайте правила: например, устраивать онлайн-встречу в определенное время каждый день, каждому выделять не более трех минут.

4. Будьте продуктивны. Каждый должен в течение дня сделать достаточно, чтобы на daily standups было что рассказать о проделанной работе.

5. Выберите инструменты для удаленной работы. Их много: Figma, Miro, Jira, Google Docs, Zoom и т.д. Убедитесь, что у всех есть доступ к этим инструментам.

Советы для лидеров от американских исследователей

Президент маркетингового агентства Be-it Наталия Попович делится советами от авторов Harvard Business Review — Хайди Гарднер из Гарвардской школы права и Ивана Матвьяка, соучредителя Gardner & Company. Они рекомендуют несколько стратегий всем лидерам, которые понимают, что кризис нарушит привычную схему работы.

1. Уточните и пропишите цели и роли. Переход к удаленной работы — это прекрасная возможность для каждого члена команды убедиться, что он/она понимает цели команды, свою индивидуальную роль в их достижении, а для руководителей — увидеть, как каждый человек способствует результату. Уточнение ролей в коллективе помогает людям понять, к кому они могут обратиться за помощью, уменьшая эффект bottleneck (узкое место. — Ред.) для лидеров. Следите за to do list, который постоянно расширяется во время кризиса. А когда переосмысливаете цели, убедитесь, что они сообщаются всей команде.

2. Делайте упор на взаимодействии. Люди, которые вдруг начнут работать дома, скорее всего, будут чувствовать себя исключенными и одинокими, это будет снижать их производительность и вовлеченность. В этих обстоятельствах очень важно не забывать никого. Исследователи рекомендуют составить список основных и неосновных членов команды с их фотографиями и держать его перед собой, чтобы принимать более сознательные решения о распределении обязанностей.

3. Запланируйте регулярные встречи-звонки. Установите время, чтобы команда даже виртуально собиралась. Проще отменить, если встреча не нужна, чем собираться в последние минуты, создавая дополнительные проблемы в напряженном расписании каждого.

4. Создайте виртуальную кофемашину. Определите время для личных апдейтов, коротких бесед не только о работе во время рабочей недели. Это сохраняет чувство товарищества.

5. Сохраняйте личный контакт. Вместо того, чтобы полагаться исключительно на электронную почту, пользуйтесь FaceTime, видеоконференциями, вебчатами, наконец — звоните. Эти формы общения более личные, они позволяют членам команды читать эмоции друг друга и поддерживать. Они также улучшают процесс принятия решений, давая людям возможность более полно обсуждать идеи.

6. Устраивайте виртуальные туры по новым рабочим местам. В начале удаленной работы рекомендуйте каждому человеку показать команде свою домашнюю обстановку. Пусть они расскажут, что им может мешать: лай собак, проезд грузовика или дети, которые требуют внимания. Цель — помочь коллегам понять рабочий контекст другого человека, чтобы они могли быть более чувствительными к чужим обстоятельствам.

Советы топ-менеджера Google

Директор по менеджменту продуктов Google Смита Хашим предлагает алгоритм действий для команды, которая переходит на удаленный режим работы, и рассказывает, как механизмы Google могут в этом помочь.

1. Создайте онлайн-группу для вашей команды, чтобы легко оставаться на связи. Группа с электронными адресами всех сотрудников позволяет быстро обмениваться информацией, а чат-комнату (например, в Hangouts Chat) можно использовать для быстрого обсуждения.

2. Проверьте доступ к важным документам, чтобы сотрудники могли их редактировать и комментировать, если нужно (здесь пригодится Google Drive). Можно даже создать совместный диск, где ваша команда может хранить, искать и получать доступ к файлам с любого устройства.

3. Планируйте встречи заранее. В этом поможет Google Calendar. Настройте события в календаре, создайте план обсуждения и добавьте к событию соответствующие документы. Также убедитесь, что все умеют пользоваться видеоконференциями (например, через Hangouts Meet).

4. Ежедневно проводите встречи, чтобы оставаться на связи с коллегами. Видеоконференции — это прекрасный способ общения. Сделайте так, чтобы вас было видно на камере, когда это уместно; презентуйте необходимый контент и задавайте вопросы, чтобы поддерживать разговор. Если часовые пояса мешают всем присоединяться к встрече, запишите ее, убедившись, что участники не против записи.

5. Регулярно делитесь задачами и обновлениями. Через чат, совместный документ, который все обновляют, или записи о том, что сделано. Вы также можете создать внутренний сайт для консолидации важной информации и ресурсов в одном месте для своей команды.

6. Соблюдайте рабочий этикет. То, что члены вашей команды не в офисе, не означает, что они не заняты. Проверяйте календари коллег перед тем, как запланировать встречи, а начиная разговор в чате, уточните сначала, удобно ли сейчас разговаривать. Вы также можете информировать своих коллег о собственной доступности, настроив рабочее время и статус в календаре.

Читайте больше о роботе из дома

Як почувати себе частиною команди, якщо ви працюєте віддалено?

Віддалена робота: що це таке, навіщо і як?

Про плюси, мінуси та «підводні камені» фрилансу