5 инструментов для проджект-менеджеров

10 разных каналов коммуникации, нигде не зафиксированы задачи, плохая обратная связь и все это — в условиях суровых дедлайнов. Похоже на ад для проджект-менеджеров. К счастью, сейчас есть множество инструментов, чтобы правильно организовать работу над проектами.

Мы расскажем о пяти из них, которые пригодятся начинающим. А опытные специалисты и так о них знают:)

1. Trello

Этот инструмент для упорядочения рабочих задач работает по принципу канбан-доски, которая обычно состоит из трех столбцов: «Сделать» (Тo do), «В работе» (In progress) и «Сделано» (Done).

Trello – очень простой инструмент. Есть доска с несколькими списками задач. Задачи в виде карточек с заголовками, чек-боксами, комментариями и метками распределяются в списки по принципу «запланированные, текущие, выполненные» или любым другим и затем могут редактироваться или перетаскиваться из одного списка в другой.

Можно пользоваться одной доской для собственной работы, а команде предоставить доступ к другой доске с задачами совместного проекта. Сервис достаточно прост, но всевозможные усовершенствования делают его очень удобным — например, интеграция календаря, Slack, Google-диска, связь с аккаунтом в GitHub и т.д.

5 полезных улучшений для Trello

Стоимость: бесплатно (бесплатный аккаунт имеет почти все необходимые функции, среди которых неограниченное количество карт, 10 досок для команды и возможность воспользоваться одним улучшением). Есть и платные тарифы с большими возможностями — от $9.99 ежемесячно* с человека.

2. Harvest

Harvest – это инструмент для учета времени. Благодаря ему можно понять, сколько часов реально уходит на весь проект и его отдельные этапы. Как это работает: вы создаете перечень задач (к ним можно добавить запланированную оплату, если предполагается), отмечаете начало/паузу/завершение работы, а сервис предоставляет подробную информацию по прогрессу, потраченным рабочим часам и оплате. Данные можно затем экспортировать в Excel.

Треккинг времени, затраченного на работу, не означает постоянный контроль. Это нужно, чтобы не перегружать команду и отслеживать, какие этапы проекта занимают больше времени, чтобы оптимизировать процессы. Harvest можно интегрировать с другими сервисами, например, с Trello.

Основы тайм-трекинга из Harvest

Стоимость: бесплатно (только для одного человека, работающего над двумя проектами). Платные тарифы: Solo – за 10.80$ в месяц* (неограниченное количество проектов для одного человека), Team – за 10.80$ в месяц* за каждого члена команды (неограниченное количество проектов).

3. Asana

Asana – это инструмент для распределения нагрузки и трекинга прогресса в работе команды. Его преимущества: коллеги могут видеть распределение задач друг у друга, задачу можно структурировать с помощью канбан-досок, календаря, таймлайна.

Есть даже возможность сформировать схему с переходами задач между работниками (например, когда в рамках создания email-рассылки задача переходит от копирайтера к верстальщику). Но предупреждаем: интерфейс программы и ее функционал сложнее, чем в других сервисах, хотя интересные возможности того стоят.

Обзор возможностей для управления проектами в Asana

Стоимость: бесплатно (аккаунт для команды с базовыми возможностями). Есть и платные тарифы с большими возможностями — от $9.99 ежемесячно* с человека.

4. GanttPRO

GanttPRO – это онлайн-сервис для создания диаграммы Ганта (отрезков с заданиями на временной шкале). Преимущество GanttPRO – возможность распределить работу между коллегами и создать понятные связи между этапами задач.

Хотя есть и сложности, связанные с особенностями самой диаграммы Ганта: если сроки работы очень жесткие, то даже одно изменение дедлайна может сместить другие задачи или снизить время на выполнение. График проекта можно экспортировать в PDF или Excel, чтобы распечатать или отправить заказчику.

Общий обзор работы в GanttPRO

Стоимость: 15$ ежемесячно* (для одного пользователя), командные планы – от 7.90$ в месяц*.

5. Slack

Slack – это удобный мессенджер для коммуникации в команде. Здесь можно создавать тематические каналы для разных вопросов. К примеру, отделить исключительно рабочие чаты от дискуссии о завершении любимого сериала 🙂

Сервис позволяет добавлять вложенные файлы и затем комментировать их, что удобно для обсуждения прототипов или идей. Также в мессенджере можно совершать видеовызовы или установить напоминания о важных событиях. А еще Slack можно интегрировать с Google Drive, Dropbox, GitHub, Trello, Outlook Calendar, Gmail. На официальном сайте можно найти много подсказок для использования сервиса.

Подробное видео для начинающих в работе со Slack

Стоимость: бесплатно (до 10 тысяч сообщений и 5 GB файлов, до 10 интеграций с другими приложениями и видеозвонки между двумя пользователями одновременно). Есть и платные тарифы с неограниченным количеством сообщений и большими возможностями – от $6.67 ежемесячно* с человека.

*При оплате сразу за весь год

На первый (и очень поверхностный) взгляд может показаться, что разные сервисы только отнимают время и создают барьеры для эффективной работы менеджера проектов. Но на самом деле они не мешают, а наоборот помогают сосредоточиться на работе и выполнять ее более эффективно. Конечно, если правильно ими пользоваться 🙂

Читайте также

6 фишек Scrum, которые будут полезны в работе каждому

7 базовых инструментов для управления проектами

5 советов по тайм-менеджменту для тех, кто ничего не успевает