Что такое тайм-менеджмент, знают все. Но многие ли применяют его на практике? Мы решили предложить вам не просто умные советы. Это личные наработки человека, который научился успевать все, что ему важно.
Наш эксперт — Антон Каспирович, руководитель консалтинговой компании «Бизнес-Конструктор».
Каждый год объем информации в мире удваивается. Это катастрофа для людей, которые предпочитают контролировать все в своей жизни (т.е. для меня). Чтобы успевать за трендами, нужно бежать изо всех сил и ежедневно совершенствовать навыки.
Последние несколько лет темп моей жизни ежемесячно возрастает. Это задает четкие рамки: или ты успеваешь, или остаешься за бортом.
Сейчас у меня 14-часовой рабочий день, 25-30 встреч в неделю, 3-5 дней командировок в месяц. При этом строго соблюдаются правила «экологии» личной жизни: 7-часовой сон, 2-3 книги, 1-2 тренинга, 2-3 культурно-развлекательных мероприятия в месяц. А также обязательное время на спорт и общение с близкими людьми. Такой ритм позволяет брать от жизни максимум и отдавать сполна.
Могу сказать с уверенностью, что все кроется в голове и поддерживается за счет хорошей физической формы.
Чтобы что-то изменилось в жизни, нужно чтобы что-то изменилось в сознании. А для поддержания этих изменений принципиально важна хорошая физическая форма.
Можно выделить 5 групп факторов, которые в наибольшей степени могут повлиять на эффективность тайм-менеджмента.
1. Круги влияния и фокус на главном
Есть ситуации и задачи, на которые ты можешь влиять, а есть те, на которые ты повлиять не в состоянии. Поэтому не стоить тратить время и энергию, чтобы решить нерешаемое. Лучше отдать предпочтение первому типу задач.
Этот принцип хорошо дополняется положением, что в первую очередь стоит начинать день/проект с самых важных задач (подробнее об этом — в книге Стивена Кови «Главное внимание главным вещам. Жить, любить, учиться и оставить наследие»). Все остальное можно либо отложить, либо делегировать. Это особо важно понимать руководителям любого звена.
Доля операционной работы не должна превышать 30% рабочего времени, все остальное можно и нужно делегировать, но обязательно правильно.
Развивая этот навык, не обошлось без личных «шишек». Ошибки были как в недостаточном делегировании, так и в преждевременном. Классическим инструментом на ранних этапах может быть матрица Эйзенхауэра.
Личный опыт: по итогам последней «инвентаризации» около 60% всех задач были делегированы на других членов моей команды.
2. Параллельные процессы
Одним из простых и эффективных инструментов оптимизации является запараллеливание функций.
Все, что можно делать параллельно, стоит делать параллельно.
Что можно совмещать? Например, рабочие совещания и проверку электронной почты. Или прослушивание онлайн-обучения и выполнение домашних заданий к нему. Передвижение по городу и срочные звонки / чтение книг / проверку документов (если в метро, например).
Для руководителя многое решает личный ассистент. При правильно построенном процессе он может увеличить производительность в 2 раза.
Основные инструменты – календарь (например, google calendar) и любой другой способ фиксации важных «поинтов». Тут подойдут и обычные стикеры, и специализированные приложения.
Личный опыт: запараллеливание процессов является для меня ключевым инструментом. Это мой конек, если изволите. Очень рекомендую развивать этот навык.
3. Работа с календарем
Простые и применимые подходы к планированию времени изложены во многих книгах. Вот перечень самых базовых принципов.
• Первоочередными в календарь вносятся задачи, которые не могут смещаться. Совещание, беседа с руководителем, обед с родителями и др. После них можно заполнять оставшееся время потоком текущих задач.
• Задачи стоит группировать в однородные блоки. Офисные к офисным, клиентские к клиентским, скучные к скучным.
• Отличный инструмент, как сделать свой день успешным, — начать с «лягушки». Спасибо Глебу Архангельскому (книга «Тайм-драйв») за это прекрасное изобретение.
Личный опыт: вариантов планирования и ведения временного учета много. Самое важное — начать вести.
4. Состояние потока
Многие знакомы с концепцией «потока» Михая Чиксентмихайи. Иначе его еще называют ресурсным состоянием. По сути, это идеальное состояние, при котором задачи решаются в максимально возможном на данном этапе темпе. Для каждого человека очень важно уметь распознавать такое состояние, входить и поддерживать его.
Инструментом могут выступить определенные «якоря». Это то, что переключает человека на другое состояние. Музыка, чашка кофе, поездка за рулем, спортивная тренировка…
Личный опыт: для меня такими якорями являются несколько знаковых для меня песен, полная тишина, шум дождя и просто вставленные в уши наушники (без звука).
5. Принцип кислородной маски
Для продуктивной работы и поддержания баланса важен «принцип кислородной маски». По аналогии с масками в самолете, он диктует правило: «сначала обеспечь эффективный режим функционирования себе, а потом думай о других». Это в первую очередь касается руководителей. Особенно важны:
• стабильное эмоциональное состояние (руководитель не имеет права на плохое настроение);
• достаточный уровень энергии для ведения команды вперед;
• высокий уровень концентрации на протяжении длительного времени для адекватного принятия важных решений.
Выбор инструментария по этому блоку особенно широк: от договоренности с самим собой до фитнес-трекера с регулярными напоминаниями.
Личный опыт: мне помог внутренний ультиматум «или ты успеваешь, или остаешься за бортом».
Все в голове!
Описанные выше факторы относятся к голове. Все действительно решается в ней. А для поддержания решений нужна дисциплина и сила воли. Не каждый может этим похвастаться, но каждый может обеспечить заботу о себе. А именно: режим сна, питание, отдых, свежий воздух, регулярная смена активности. Эти истины давно всем известны, но их мало кто применяет. Однако именно они помогают найти баланс и правильно распределять свое время.
В работе над тайм-менеджментом, как и в любой задаче, самое важное — начать.
Для вдохновения порекомендую книгу Роберта Поузена «На пике возможностей». На меня она произвела наибольшее впечатление. Книга систематизировала и разложила по полочкам все то, что я ранее пытался с разным успехом применять.
Инструменты очень просты в осуществлении и использовании. Нужно только заняться ими. А тут уж точно дело в голове.
Читайте также в рубрике «Практикум»: «5 советов для начинающего руководителя»
