Як подружитися з дедлайнами: досвід підприємців, політиків та військових

Знайома ситуація: щойно ви встановлюєте дедлайн, робота затягується, аж поки час не вичерпується? Це явище має назву «ефект дедлайну». Політичний, науковий і бізнес-оглядач Крістофер Кокс пропонує вдихнути нове життя у це поняття і зробити його терміном для опису успіхів, а не невдач.

Для цього він відвідав ферму, де вирощують великодні лілії, спостерігав за передвиборчою компанією кандидата в президенти США та допомагав засипати снігом гори в штаті Колорадо. Стратегії дотримання дедлайнів, засновані на результатах його спостережень, Крістофер виклав у книзі «Володар дедлайнів», а ми підготували її конспект.

Крістофер Кокс

«Володар дедлайнів. Встигнути все»

— Vivat

Планування справа наліво

Це тактика планування, за якої ви визначаєте остаточний дедлайн (крайню праву точку часового відрізка) і від нього відраховуєте час назад. Тобто оцінюєте, скільки часу піде на кожен етап процесу, а потім встановлюєте дату початку роботи. 

Таким методом планування користуються американські фермери, що вирощують великодні лілії. Вони мають жорсткий дедлайн — Великодню неділю, яка щороку випадає на різні дати у діапазоні тридцяти п’яти днів. І щоразу їм потрібно підлаштувати весь процес дозрівання і цвітіння рослини під нову дату. 

Фермери не мають права на зрив дедлайну, адже це сезонний бізнес, і наступного дня після Великодня лілії вже нікому не будуть потрібні.

Тож вони з точністю до дня знають, скільки квіти повинні бути в теплиці, скільки — на зберіганні й скільки часу буде потрібно, щоб викопати їх і поскладати в ящики.

Окрім фермерів, планування справа наліво використовує авіаконцерн Airbus, от тільки планують вони не на кілька місяців, а на десять років наперед. Адже саме стільки часу займає виготовлення літака. На кожній станції лінії остаточного складання є годинник, що відлічує час до моменту, коли літак повинен перейти на наступну платформу. Тож кожен працівник до секунди знає, скільки часу відведено на його роботу. Такий підхід допомагає бути максимально готовими до дедлайну та уникнути будь-яких сюрпризів.

М’який дедлайн

Іноді варто встановити для себе м’який дедлайн, тобто дату, до якої все має бути готово, але яка буде за кілька днів чи тижнів до остаточного терміну. Так можна отримати переваги ефекту дедлайну (зосередженість, терміновість, співпраця) й уникнути недоліків (поспішність, відчай, незавершеність). Головне — переконати себе, що в цей дедлайн так само важливо вкластися, як і в остаточний, тому він має бути чимось обґрунтований. 

Наприклад, гірськолижний курорт Telluride, розташований у штаті Колорадо, має два відкриття сезону: тестове і остаточне. Тестове відбувається на День подяки, але до нього готуються, як до головного: наймають сезонних робітників, оновлюють обладнання і найважливіше — вкривають траси штучним снігом. Їм важливо відкритись саме на День подяки, щоб встигнути усунути всі недоліки до справжнього дедлайну — тижня після Різдва. Саме в цей період на курорт приїжджає 20% від усієї кількості лижників за рік. 

Геніальність використання м’якого дедлайну полягає в тому, що найгірші сценарії можна пережити, а навіть найменшими перевагами можна скористатись сповна.

Максимальна готовність до дня Х (навіть якщо дата невідома)

Дедлайни не завжди бувають чітко встановленими, інколи вони стохастичні (випадкові), тобто залежать від певних зовнішніх обставин, а не від вас. І до таких дедлайнів підготуватись найважче. Найкращим прикладом стохастичного дедлайну є смерть. Адже саме усвідомлення конечності життя є найбільшою мотивацією до дій.

Чемпіонами з дотримання стохастичних дедлайнів є військові. Автор провів кілька днів на базі 621-го крила реагування на надзвичайні ситуації військово-повітряних сил (ВПС) США, щоб дослідити, як підрозділи готуються до примарного дедлайну. Здавалося б, робота команд ВПС дуже нервова, адже вони постійно очікують на виклик. Однак все навпаки — вони настільки готові, що перебувають у стані тотального спокою.

Якщо ви знаєте, що час на підготовку може закінчитись у будь-який момент, ви не відкладатимете важливі завдання в довгий ящик.

Ще один вид стохастичного дедлайну, який мотивує працювати краще й викладатися на повну, — підвищення. Якщо ви працюєте на високому рівні, вас будь-якої миті можуть підвищити.

Створення контрольних точок

Коли завдання масштабне та відповідальне, як-от відкриття ресторану, до дедлайну треба відточити все до ідеалу. У ресторанах мережі Jean-Georges з цим допомагають пробні вечері, які проводять кілька вечорів поспіль перед справжнім відкриттям ресторану.

Пробне обслуговування нагадує звичайне, однак гості не можуть обирати собі вечерю — їм дають меню, в якому підкреслені страви, які вони мусять замовити. Це допомагає перевірити всі позиції з меню належним чином. Та оцінюють не лише якість страв, а й взаємодію працівників кухні з офіціантами, обладнання, функціональність інтер’єру тощо. 

Пробні вечері — це мінірепетиції ефекту дедлайну, тому, по-перше, вони забезпечують стабільний прогрес персоналу аж до дня відкриття, а, по-друге, наближають заклад до ідеалу.

Подібні проміжні дедлайни можуть допомогти досягти успіху в будь-якій справі, де потрібно не просто вкластися у терміни, а показати найкращі результати саме в день Х. 

Фокус на меті

Іноді, щоб не зійти з дистанції до дедлайну, варто зосереджуватись на найважливіших цілях та не зважати на дрібні. В таких випадках, перш за все, потрібно вміти правильно розставляти пріоритети та ігнорувати ефект терміновості (надання пріоритетності терміновим, але не дуже важливим завданням).

Таким методом досягнення бажаного користувався кандидат у президенти США на виборах 2020 року Джон Делейні. Перед ним стояло складне та об’ємне завдання — завоювати прихильність виборців по всій Америці. Але починати треба було з чогось конкретнішого, тож першим завданням з чітким дедлайном для нього стала кваліфікація на перші президентські дебати. Щоб взяти в них участь, кандидат мусив бути на першому місці не менш ніж в 1% респондентів у трьох окремих опитуваннях. Враховувалися як загальнонаціональні опитування, так і проведені у штатах, які першими оголошують результати праймеріз: Айові, Нью-Гемпширі, Південній Кароліні та Неваді. 

Тож Делейні довелось змінювати тактику і замість того, щоб повільно нарощувати впізнаваність імені, яка згодом мала б забезпечити підтримку, сфокусуватись на тому, щоб уже зараз хоча б 1% виборців вирішили, що він є їхнім фаворитом. Тому він зробив ставку на Айову і почав організовувати зустрічі у містечках та селищах штату.

Завдяки тому, що кандидат зосередився на проміжному дедлайні (даті дебатів), йому вдалось отримати підтримку потрібної кількості населення та взяти участь в дебатах. На жаль, після цього він протримався в президентських перегонах ще кілька місяців і вибув, але це вже інша історія.

Омана планування

Аби не зривати дедлайни, важливо вміти тверезо оцінувати власні можливості та не піддаватися омані планування — тенденції використовувати найбільш оптимістичний план та ігнорувати будь-яку інформацію, яка може змусити вас переглянути його.

Щоб дослідити явище омани планування, професор психології Роджер Бюлер провів тест серед своїх студентів. Він попросив їх оцінити терміни завершення дипломної роботи та зробити три прогнози: дати здачі «якщо все пройде якнайкраще», дати «якщо все буде якнайгірше» та реальної (на їхню думку) дати завершення роботи.

Результати вразили: до дати найбільш оптимістичного прогнозу роботу завершило менше ніж 10% студентів, до оптимальної — менш ніж 30%, і навіть до дати, зазначеної в найбільш песимістичному сценарії, роботу здало менш як 50% студентів.  

Єдиний спосіб подолати або хоча б мінімізувати оману планування — встановити зв’язок між минулим досвідом та поточним завданням. Лише проаналізувавши, скільки часу подібна робота займала у вас в минулому, можна зробити більш-менш реалістичний прогноз дедлайну.

Наявність дедлайну забезпечує роботу двигуна, а усвідомлення того, що він швидко настане, допомагає вам керувати автомобілем.

Більше прикладів організацій, які навчились виконувати проєкти за графіком без шкоди для якості, шукайте у книзі Крістофера Кокса «Володар дедлайнів».

Читайте також

Плануємо літо: як за 12 тижнів встигнути більше, ніж за 12 місяців

Як скласти кар’єрний план: покрокова інструкція

Мистецтво неможливого: як досягти будь-якої мети за 4 кроки