Administrative Assistant до Alinea International

Назва вакансії: Адміністративний асистент

Назва проекту: підтримка стратегічних комунікацій

Місцезнаходження посади: Київ, Україна

Винагорода: Гонорар є предметом переговорів і не повинен перевищувати встановлених ринкових ставок

Орієнтовний строк дії договору/терміни: Повний робочий день, лютий 2024 – березень 2026. Очікується, що для укладення контракту (після отримання пропозиції про роботу) обраний кандидат буде зареєстрований як приватний підприємець 3-ї групи (консультаційні послуги).

Громадянство: Українське

Мовні вимоги: Вільне володіння українською та англійською мовами, письмово та усно.

Дедлайн подачі заявок: 21 лютого 2024 року

Інструкції для подачі заявки:

Супровідний лист є обов’язковим для розгляду. Супровідний лист повинен ефективно узгоджувати ваші навички та досвід з конкретними посадовими обов’язками, викладеними в описі посади, демонструючи вашу придатність та ентузіазм до цієї ролі, ваш щоденний гонорар та поточну доступність.
Alinea International приймає тільки електронні заявки. Надсилайте супровідний лист та резюме англійською мовою до вказаного кінцевого терміну подачі заявок.
Ми зв’яжемося лише з успішними кандидатами. Будь ласка, не телефонуйте.

Про компанію Alinea:

Alinea – міжнародна консалтингова компанія, що надає технічну та управлінську експертизу, яка допомагає людям покращувати своє життя. Ми працюємо з урядами, інвесторами, компаніями та громадами для створення довготривалих змін. За 37 років Alinea успішно реалізувала понад 1000 проектів по всьому світу.

Alinea International не стягує плату на жодному етапі процесу підбору та найму персоналу. Усі пропозиції щодо працевлаштування або можливості роботи в Alinea International, які включають будь-яку форму запиту на оплату або збір інформації про банківські рахунки, є шахрайськими. Будь-які запити на такі платежі або інформацію слід відхиляти та повідомляти про них місцеві правоохоронні органи для вжиття відповідних заходів, а також компанію Alinea International.

В Alinea International ми цінуємо різноманітність, справедливість, інклюзивність, доступність і приналежність у всьому, що ми робимо. Ми є роботодавцем з рівними можливостями і виступаємо проти всіх форм дискримінації. Ми активно шукаємо та заохочуємо кандидатів з різним досвідом, розуміючи, що інклюзивна робоча сила збагачує нашу організацію та дозволяє досягати більш розумних та інноваційних результатів.

Опис проекту:

Уряд Великої Британії уклав контракт з Алінеєю Інтернешнл на створення платформи підтримки стратегічних комунікацій. Ця платформа буде підтримувати комунікаційну діяльність та пріоритети українського уряду, об’єднуючи найкращі таланти у форматі, розробленому для задоволення зростаючого суспільного попиту на прозору комунікацію, спричиненого незаконним повномасштабним вторгненням Росії в Україну.

Про роботу:

Оскільки діяльність Alinea в Україні продовжує зростати, ми шукаємо кандидата на посаду адміністративного асистента в наш основний офіс, а також для підтримки нашого портфоліо проектів, що фінансуються урядом Великої Британії.

Базуючись в нашому офісі в Києві, ви будете надавати адміністративну підтримку команді менеджерів, дизайнерів проектів та партнерів-виконавців, які працюють в дійсно глобальній команді (4 часові пояси) в Україні, Великобританії та Канаді.

Ми серйозно ставимося до безпеки наших співробітників і тому адаптуємо наші робочі практики до поточної ситуації з безпекою, яку ми постійно переоцінюємо.

Це чудова можливість для молодшого спеціаліста розпочати кар’єру в міжнародному розвитку та згодом перейти на програмні ролі.

Роль:

Звітуючи перед адміністративним керівником, ви будете відповідати за щоденне ведення адміністративних справ проекту. До ваших обов’язків входить організація зустрічей, координація порядку денного між країнами, документообіг та інші адміністративні завдання.

Серед інших обов’язків, за які відповідатиме співробітник з адміністративних питань:

– ведення кореспонденції та організацію зустрічей (MS Teams/Zoom)

– форматування документів відповідно до стандартів брендингу

– Складання нотаток до справи, протоколів зустрічей
– Адміністрування та закупівлі в місцевому офісі
– Управління файловою системою SharePoint
– Управління робочим середовищем MS Teams
– Збір звітів про виконану роботу та даних KPI від партнерів з надання послуг
– Управління офісними активами
– Закупівля канцелярського приладдя
– Закупівля товарів у місцевих продавців/постачальників/надавачів послуг
– Підготовка порядку денного
– Базове управління фінансами
– Планування та організація поїздок
– Оновлення веб-сайту
– Підтримка адміністративного керівника

Необхідна кваліфікація:
Мотивована, енергійна людина, яка орієнтована на організацію роботи. Ви здатні працювати в різних часових поясах і країнах, а також ефективно працювати в крос-культурному середовищі. Ви залишаєтесь непохитними в умовах невизначеності та забезпечуєте чіткість, практичне та підтримуюче оперативне управління повсякденною діяльністю організації. Досвід управління фінансами на рівні офісу буде перевагою.

– Ступінь бакалавра.
– Відмінне володіння англійською мовою. Британська англійська буде вашою основною робочою мовою, а також робочою мовою клієнта.
– Рідна українська мова для роботи з місцевими постачальниками та зацікавленими сторонами.
– 1+ років досвіду роботи, але енергійність та стійкість є ключовими.
– Сильні навички роботи з людьми та вміння організовувати крос-культурні команди, що працюють віддалено.
– Здатність працювати самостійно у віддаленому робочому середовищі.
– Винятковий командний гравець з сильними міжособистісними навичками, що демонструється здатністю працювати в багатосторонньому середовищі.
– Навички проактивного вирішення проблем є критично важливими.
– Знання інструментів онлайн співпраці, таких як Teams, Zoom, SharePoint. .
– Вміння працювати з базовими фінансами та укладанням контрактів/бажання вчитися.

2024-02-15T12:45:30.000 2024-02-23T23:59:59.000 Full time TELECOMMUTE Україна Alinea International