Офіс-адміністратор до МБФ «Карітас України»
Find out how this job fits your career goals
Add preferencesМБФ Карітас України шукає фахівця на позицію Офіс-адміністратор.
Ми пропонуємо більше, ніж просто роботу: з нами у Вас є можливість розвиватися та долучитись до якісних змін у суспільстві!
Карітас України прагне створити та підтримувати середовище, яке пропагує основну цінність людської гідності та запобігає домаганням, зловживанням та експлуатації своїх працівників, партнерів та бенефіціарів.
Основні обов’язки:
- Адміністрування телефонних дзвінків (приймання дзвінків та переадресація).
- Зустріч гостей та забезпечення організації внутрішніх заходів (наради, ділові зустрічі з партнерами, корпоративні заходи).
- Облік та реєстр вхідної кореспонденції поштою.
- Видача та облік тимчасових та постійних електронних перепусток для працівників та гостей офісу.
- Адміністрування підготовки робочого місця та контроль резервування і проведення внутрішніх нарад/конференцій.
- Забезпечення канцтоварами, витратними матеріалами та іншими товарно-матеріальними цінностями, необхідними для роботи.
- Організація їх закупівлі, приймання, обліку, зберігання та видачі.
- Адміністрування внутрішньої комунікації між працівниками (чати, новини, нагадування, інструктаж правил перебування на території офісу).
- Технічне забезпечення роботи офісу.
- Контроль за належним станом офісного обладнання, комунікацій; виклик фахівців для проведення ремонтних робіт та інших видів технічного обслуговування при виявленні несправностей офісної оргтехніки та іншого обладнання.
- Організація ремонту офісу.
- Ведення офісних витрат, документообігу оплат; списання матеріалів, підготовка звітів, підготовка накладних, рахунок-фактур.
- Організаційно-технічне забезпечення нарад і засідань, інших заходів, що проводяться.
- Забезпечення чистоти і порядку в офісі.
- Заведення рахунків на оплату.
- Матеріальна відповідальність за майно офісу.
Вимоги:
- Повна вища освіта.
- Високий рівень володіння українською мовою (усно та письмово).
- Досвід роботи офіс-адміністратором, офіс-менеджером від 2-ох років.
- Достатній рівень володіння англійською мовою.
- Відмінні комунікативні навички (усні та письмові), здатність адмініструвати внутрішню комунікацію команди.
- Високий рівень організованості, ефективності, наполегливості та послідовності.
- Сильні навички гнучкого мислення та оперативного управління процесами.
Необхідні знання та навички:
- Знання правил ділового спілкування, ведення телефонних переговорів.
- Знання ПК (MS Office) та офісної оргтехніки.
- Досвід структурування комунікативних процесів.
- Досвід організації заходів.
- Досвід організації ділових зустрічей та зустрічі гостей.
- Досвід роботи в некомерційній організації або організації, що керується місією, буде перевагою.
- Бажаний досвід роботи з адміністрування соціальних мереж (fb, telegram та інші).
- Комунікабельність, уважність до деталей.
Ми пропонуємо:
- графік роботи позмінний (з 8 по 17; з 11 по 21).
- конкурентний рівень заробітної плати.
- потрібні ресурси для виконання поставлених завдань.
- можливість професійного зросту до рівня фахівця (по результатах роботи).
Кандидат на цю посаду перед співбесідою має ознайомитися з політиками та процедурами Системи Убезпечення та Кодексу поведінки співробітників.
З політиками та процедурами можна ознайомитися на нашому сайті: https://caritas.ua/sfg/
Звертаємо Вашу увагу на те, що дана вакансія передбачає проведення ряду перевірок, включно з перевіркою рекомендацій від попередніх працедавців та перевіркою даних щодо судимостей.
Якщо у вас є успішний відповідний досвід і ви відповідаєте вимогам вакансії, надсилайте резюме та супровідний лист.
Термін розгляду надісланого резюме — від 1 до кількох тижнів до моменту закриття вакансії. Зверніть увагу, що для розгляду вашого резюме важливо, щоб ваш досвід, навички та мотивація долучитись до нашої команди (зазначені в мотиваційному листі) відповідали опису вакансії.
