Office Assistant at Help-Hilfe zur Selbsthilfe

OFFICE ASSISTANT FOR THE REPRESENTATIVE OFFICE OF HELP — HILFE ZUR SELBSTHILFE E.V. IN UKRAINE

About Help:

German organization «Help-Hilfe zur Selbsthilfe» (Help) has been active worldwide for 40 years. We are currently implementing different programs in more than 25 countries.

Since its foundation in 1981, Help has been committed to providing people in need with prompt, sustainable, and long-term aid and support. Help strengthens survivability, improves living conditions, and increases the resilience of people in difficulty worldwide.

Duration: 1-year contract, renewable

Reports to: Head of Administration/Finance

Purpose of the Role

The Office Assistant will provide administrative and clerical support to ensure efficient operation of the office. The individual will assist the organization by handling a variety of tasks related to organization and communication. This position requires an individual with multitasking skills and a proactive approach to problem-solving in a fast-paced, dynamic environment.

Duties and Responsibilities

1. Administrative Support

• Answer phone calls, emails, and other correspondence and direct them to the relevant departments.
• Assist in organizing and scheduling meetings, events, and appointments.
• Assist in maintaining the office filing system, ensuring that all documents are properly organized and accessible.
• Prepare and distribute internal communications, meeting minutes, and reports.

2. Office Management

• Ensure the office is clean, well-organized, and stocked with necessary supplies.
• Manage inventory of office supplies, make orders, and liaise with vendors to ensure timely deliveries.
• Assist in maintaining office equipment (e.g., printers, photocopiers) and coordinate necessary repairs and maintenance.
• Ensure proper functioning of the office.

3. Support to Program Teams

• Provide clerical support to program teams as needed, including preparing documents, data entry, and filing.
• Assist in organizing events, workshops, and training sessions, including logistics, catering, and participant registration.
• Manage travel and accommodation arrangements for staff and visitors.

4. Translation and Language Support

• Translate documents from English to Ukrainian and vice versa.
• Provide verbal translation during meetings, events, and training sessions as needed.
• Ensure all translated documents are accurate and aligned with the intended message.

5. Document and Record Management

• Assist in managing the organization’s document archiving system.
• Ensure the proper documentation and filing of contracts, project documents, and personnel files.
• Support preparing and reviewing expense reports, purchase orders, and other finance-related documents.

6. Other Duties

• Assist in other tasks as needed, including supporting finance, procurement, and HR teams during peak periods.
• Act as the point of contact for any office-related queries and resolve issues efficiently.

Qualifications and Experience

Education:

• A degree or diploma in Linguistics, Translation Studies, Foreign Languages, or a related field is highly preferred. Applicants with significant coursework or certifications in English and Ukrainian language studies will also be considered.
• Additional training in business administration or office management is an advantage.

Experience:

• An experience in an administrative or office assistant role, preferably within an NGO or humanitarian setting is an advantage.

Skills:

• Proficiency in English and Ukrainian (both written and verbal) is required.
• Strong written and verbal communication skills, particularly in translation and interpretation.
• Excellent organizational and time management skills.
• Proficiency in MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Ability to work independently and as part of a team.
• High level of discretion and confidentiality.

Key Competencies

• Ability to multitask and prioritize workloads.
• Strong interpersonal skills and the ability to work in a culturally diverse environment.
• Attention to detail and a commitment to high-quality work.
• Problem-solving attitude and proactive approach to work.

Conditions

• Based in Kyiv, with occasional travel to project sites if required.
• Competitive salary and benefits package as per the NGO’s policies.

Application Procedure

Interested candidates should submit a CV and cover letter by 30.09.2024.

ОФІСНИЙ АСИСТЕНТ ДЛЯ ВІДОКРЕМЛЕНОГО ПІДРОЗДІЛУ ХЕЛП — ХІЛЬФЕ ЦУР ЗЕЛЬБСТХІЛЬФЕ Е.Ф. В УКРАЇНІ

Про Help:

Німецька гуманітарна організація «Help-Hilfe zur Selbsthilfe» (Help) працює по всьому світу протягом вже 40 років. Наразі ми впроваджуємо проекти у більше ніж 25-х країнах.

З часу свого заснування у 1981 році, Help прагне надавати швидку, стабільну та довгострокову допомогу та підтримку людям, що її потребують. Help покращує умови життя та підвищує стійкість людей у скрутному становищі в усьому світі.

Тривалість: 1-річний контракт, можливість продовження

Звітність: Керівник адміністивно-фінансового відділу

Мета посади

Офісний Асистент надаватиме адміністративну та офісну підтримку для забезпечення ефективної роботи офісу. Особа буде допомагати організації, виконуючи різноманітні завдання, пов’язані з організацією роботи та комунікаціями. Ця посада вимагає від кандидата багатозадачності та проактивного підходу до вирішення проблем у динамічному середовищі.

Обов’язки та завдання

1. Адміністративна підтримка

• Відповідати на телефонні дзвінки, електронні листи та іншу кореспонденцію і направляти їх до відповідних відділів.
• Допомагати в організації та плануванні зустрічей, заходів і призначень.
• Допомагати у веденні системи архівування документів в офісі, забезпечуючи правильну організацію та доступність документів.
• Готувати та поширювати внутрішні комунікації, протоколи зустрічей і звіти.

2. Управління офісом

• Забезпечувати чистоту та організованість офісу, а також наявність необхідних запасів.
• Керувати запасами офісних матеріалів, робити замовлення та співпрацювати з постачальниками для забезпечення своєчасних поставок.
• Допомагати в обслуговуванні офісного обладнання (наприклад, принтерів, копіювальних апаратів) і координувати необхідний ремонт і технічне обслуговування.
• Забезпечувати належне функціонування офісу.

3. Підтримка програмних команд

• Надавати канцелярську підтримку програмним командам, зокрема підготовку документів, введення даних та архівування.
• Допомагати в організації заходів, семінарів і тренінгів, включаючи логістику, кейтеринг і реєстрацію учасників.
• Організовувати поїздки та розміщення для співробітників і відвідувачів.

4. Підтримка перекладів та мовних послуг

• Перекладати документи з англійської на українську та навпаки.
• Надавати усний переклад під час зустрічей, заходів і тренінгів за необхідності.
• Забезпечувати, щоб усі перекладені документи були точними та відповідали початковому змісту.

5. Управління документами та записами

• Допомагати в управлінні системою архівування документів організації.
• Забезпечувати правильне документування та архівування контрактів, проєктних документів і особових справ співробітників.
• Підтримувати підготовку та перевірку звітів про витрати, замовлень на закупівлю та інших фінансових документів.

6. Інші обов’язки

• Допомагати в інших завданнях за необхідності, включаючи підтримку фінансових, закупівельних та HR-відділів у пікові періоди.
• Бути контактною особою для вирішення офісних питань та ефективного вирішення проблем.

Кваліфікації та досвід

Освіта:

• Диплом або ступінь у сфері лінгвістики, перекладацьких студій, іноземних мов або в суміжній галузі є пріоритетом. Кандидати з відповідною освітою або сертифікатами з вивчення англійської та української мов також будуть розглянуті.
• Додаткова освіта в галузі бізнес-адміністрування або управління офісом є перевагою.

Досвід:

• Досвід роботи на адміністративній або офісній посаді, бажано в НУО або гуманітарній сфері, є перевагою.

Навички:

• Володіння англійською та українською мовами (як письмово, так і усно) є обов’язковим.
• Сильні навички письмового та усного спілкування, особливо в перекладі та інтерпретації.
• Відмінні організаційні навички та вміння керувати часом.
• Володіння програмами MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Здатність працювати самостійно та в команді.
• Високий рівень конфіденційності та дискретності.

Основні компетенції

• Здатність виконувати кілька завдань одночасно та правильно визначати пріоритети.
• Сильні міжособистісні навички та здатність працювати в культурно різноманітному середовищі.
• Увага до деталей і прагнення до високої якості роботи.
• Проактивний підхід до вирішення проблем.

Умови

• Місце роботи — Київ, з можливими відрядженнями на місця реалізації проєктів за потреби.
• Конкурентна заробітна плата та пакет соціальних гарантій відповідно до політики НУО.

Процедура подання заявок

Зацікавлені кандидати повинні надіслати резюме та супровідний лист до 30.09.2024.

2024-09-19T15:29:07.000 2024-09-30T23:59:59.000 Full time TELECOMMUTE Україна Help – Hilfe zur Selbsthilfe