Адміністративна асистентка/Адміністративний асистент до Transparency International Ukraine
Find out how this job fits your career goals
Add preferencesМи шукаємо адміністративну асистентку/адміністративного асистента в команду відділу розвитку. Якщо ви поділяєте наші цінності та маєте бажання організовувати та координувати роботу щодо забезпечення офісу всім необхідним — ця вакансія саме для вас!
Відділ розвитку співпрацює з усіма іншими підрозділами організації, з метою забезпечення, супроводу, аналізу та вдосконалення усіх процесів.
У цій ролі головними є три напрямки: забезпечення офісу та команди усім необхідним – офісними матеріалами, послугами, та приладдям; ведення та координація документообігу організації та співпраця з контрагентами; а також асистування іншим підрозділам в різноспрямованих задачах.
Чим ви будете займатись:
- забезпечення безперебійної життєдіяльності офісу (оргтехніка, канцелярія, меблі, контроль прибирання тощо);
- організація внутрішньої та зовнішньої комунікації (робота з кореспонденцією та телефонними дзвінками, зустріч гостей, забезпечення проведення нарад, адміністрування Zoom тощо);
- організація і координація документообігу організації;
- моніторинг і систематизація інформації, необхідної для діяльності проєктів;
- допомога у веденні та своєчасному заповненні існуючих баз даних організації;
- участь у зборі та аналізі інформації та підтримка команди відділу з виконанні регулярних задач;
- участь у відборі підрядників і здійсненні закупівельних процесів, потрібних для підтримки життєдіяльності організації, супровід закупівельного процесу з дотриманням тендерних процедур організації;
- вирішення поточних організаційних питань, взаємодія з усіма підрозділами організації;
- участь в організації та проведенні командоутворюючих та корпоративних заходів;
- виконання інших доручень керівника.
Які навички вам необхідні для цієї роботи:
- відмінні комунікативні навички та навички презентації (як усної, так і письмової);
- навички планування, координації та вміння визначати пріоритети у роботі;
- творчі підходи до вирішення викликів;
- відмінні організаторські здібності;
- вільне володіння українською мовою;
- володіння англійською мовою (бажано не нижче рівня Upper-Intermediate);
- знання Excel і Google Sheets;
- відповідальність, увага до деталей та акуратність.
Сміливо подавайтеся, якщо маєте:
- проактивну громадянську позицію та поділяєте цінності організації;
- любов до порядку, затишку та структурованості;
- зацікавленість в зростанні в рамках організації;
- досвід взаємодії з представниками міжнародної спільноти буде перевагою.
Ми пропонуємо динамічну та багатогранну роботу в дружньому колективі професіоналів. На цій посаді ви зрозумієте особливості роботи всіх підрозділів організації та, за бажання, визначите напрям і сферу власного росту і розвитку в рамках організації.
А ще в нас крутезна команда, конкурентна винагорода (за результатами співбесіди), офіс біля Львівської площі й можливості компенсації навчання для вашого зростання.
Якщо вирішите приєднатися, то на вас очікує:
телефонна розмова з нашою HR > співбесіда з операційним директором > пропозиція співпраці, якщо ми підходимо один одному. Перші 2 місяці будуть випробувальним терміном.
Додатково:
– команда відділу розвитку — частина Transparency International Ukraine. TI Ukraine — представництво міжнародної організації Transparency International. Організація комплексно підходить до розробки та впровадження змін задля зниження рівня корупції в окремих сферах і має й інші команди, які працюють за своїми напрямками;
– команда відділу розвитку працює з усіма підрозділами організації, очолюється операційною директоркою і складається з менеджера з моніторингу та оцінки, менеджера з персоналу, менеджерів міжнародних зв’язків та фандрайзингу, перекладача та системного адміністратора;
– команда організації реалізує проєкти у співпраці з партнерами в Україні та поза її межами;
– найголовніше завдання для нас — забезпечувати безперебійне функціонування офісу та адміністративну підтримку команди.
.png.png)
