Секретар / Administrative Assistant до Глобал Ком’юнітіз

Організація «Глобал Ком’юнітіз» (Global Communities) – це міжнародна неприбуткова організація, яка тісно працює з громадами по всьому світу, щоб запровадити сталі зміни, які покращуватимуть життя вразливих груп. 

З лютого 2022 року організація «Глобал Ком’юнітіз» розширила свою роботу над програмами, щоб надавати гуманітарну допомогу через заходи реагування під керівництвом громади, розроблені з метою збереження життів, зменшення страждань і задоволення нагальних потреб з одночасною допомогою громадам у здійсненні власних заходів реагування й підготовці до відновлення.

Організація «Глобал Ком’юнітіз» шукає кваліфікованого секретаря/секретаря-референта для програми «CLEAR», яка фінансується USAID. 

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ   

Секретар/секретар-референт допомагатиме адміністративному та технічному персоналу з адміністративними питаннями. Обов’язки включають організацію поїздок, зустрічей, ведення протоколу чергових нарад персоналу, допомогу з логістичним координуванням подій, конференцій і семінарів, дослідження й інші призначені завдання. Особа на цій посаді також відповідатиме на виклики, прийматиме відвідувачів, вестиме журнали комунікацій і відповідатиме за приміщення офісу. 

СПЕЦІАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ  

• Керування щоденною роботою офісу, зокрема відповіді на дзвінки, вітання відвідувачів і скерування їх до відповідних працівників CLEAR; отримання й надсилання кореспонденції. 
• Слідкування за тим, щоб приймальня не залишалася без нагляду, а на всі дзвінки відповідали. 
• Ведення календаря офісних нарад, за потреби сповіщення персоналу про нові заплановані наради/події. 
• Планування та призначення нарад і зустрічей керівника програми й інших працівників вищого рівня (за потреби).   
• Розробка та ведення системи реєстрації документів для кореспонденції в межах програми відповідно до вимог заступника керівника програми. 
• Ведення та вчасне оновлення списку контактних даних працівників і контрагентів програми. 
• Перегляд і за потреби надання пріоритету кореспонденції, призначеній програмі CLEAR та керівнику програми, створення процедур керування ефективним документообігом в офісі керівника програми.  
• Підтримання запасів канцелярських товарів за допомогою перевірки рівня запасів; передбачення необхідних запасів; вчасне подання запитів на придбання офісного приладдя.  
• Замовлення питної води й інших предметів першої необхідності для офісу. 
• Управління клінінговим персоналом, щоб забезпечити належне прибирання офісних приміщень на професійному рівні.  
• За потреби усний і письмовий переклад документів. 
• За потреби допомога з організацією подій. 
• Координування логістики для відвідувачів, короткострокових консультантів, зокрема бронювання готелів, перевезення з/до аеропорту/залізничного вокзалу, підготовка вітальних пакетів для відвідувачів. 
• Допомога з організацією поїздок персоналу програми. 
• Допомога з будь-якими іншими обов’язками на вимогу керівника.  

КВАЛІФІКАЦІЯ  

• Здатність працювати в мультикультурному середовищі й бути гнучким учасником команди, якого поважають інші.   
• Підтверджені навички роботи з клієнтами.   
• Підтверджені навички роботи з комп’ютером і набору тексту; важливі навички роботи з програмами Excel і Word.  
• Розвинуті організаційні та комунікаційні навички. 

ОСВІТА та/або ДОСВІД   

Ступінь бакалавра та принаймні шість місяців досвіду офісної роботи.  

МОВИ    

Професійне володіння письмовою й усною англійською, українською та/або російською мовами. Обов’язкове вміння читати та тлумачити документи, а також спілкуватися з іншими, якщо це необхідно для ефективного виконання службових обов’язків.    

УМОВИ РОБОТИ   

Здатність сидіти за комп’ютером і працювати з клавіатурою протягом тривалого часу. 

Організація «Глобал Ком’юнітіз» – роботодавець, що забезпечує рівні умови. Буде розглянуто всіх кваліфікованих кандидатів незалежно від віку, раси, релігії, статі, сексуальної орієнтації, гендеру, національного походження, інвалідності. 

Організація «Глобал Ком’юнітіз» зобов’язується створити безпечне й шанобливе середовище для всіх працівників, представників, партнерів, учасників і всіх, з ким організація взаємодіє по всьому світу, а особливо дітей і дорослих у зоні ризику. Усім працівникам і представникам організації «Глобал Ком’юнітіз» явно заборонено брати участь у будь-яких заходах, що можуть призвести до порушення нашої політики безпеки. Крім того політика «Глобал Ком’юнітіз» передбачає, що всі особи, які взаємодіють з організацією, зобов’язані активно працювати над створенням безпечного та сприятливого середовища в нашій роботі. Ми очікуємо, що всі наші працівники та представники поводитимуться належно й відповідно до своїх зобов’язань. 

2022-10-07T13:23:50.000 2022-10-20T23:59:59.000 Full time Global Communities