Адміністративний_а менеджер_ка до Українсько-данського молодіжного дому

Програма Українсько-данський молодіжний дім шукає фахівця або фахівчиню на посаду адміністративного_ої менеджера_ки (заміщення на час декретної відпустки)!

Дата початку роботи: 1 серпня 2026 року

Організація: Данський інститут культури

Тривалість контракту: 14 місяців (за умови наявності фінансування)

Місце роботи: Київ, Україна

Кінцевий термін подання заявки: 7 липня 2026 року

Про нас

Програма Українсько-данський молодіжний дім (UDYH) реалізується Данським інститутом культури (DCI) у консорціумі з Данською молодіжною радою (DUF) за підтримки Міністерства закордонних справ Данії.

Головна мета програми — зміцнення різноманітного, інклюзивного та стійкого молодіжного громадянського суспільства, яке активно бере участь у демократичному відновленні України.

Ми досягаємо цього через безпосередню підтримку молодіжних організацій, грантову програму та партнерські проєкти, які розробляють і реалізують самі молоді люди — для молодих людей. Окрім цього, ми керуємо двома фізичними просторами в Києві та Миколаєві, які слугують місцем для проведення подій, спільної роботи, самоорганізації та культурних програм, що поєднують українську й данську культури.

У 2026 році ми також розширюємо діяльність, підтримуючи молодіжні простори у прифронтових регіонах, де доступ до культури та громадського життя є найбільш обмеженим.

Основні обов’язки

• Координувати загальне адміністрування та щоденну діяльність Представництва Данського інституту культури в Україні (далі — Представництво) та програми UDYH.
• Забезпечувати ефективне функціонування офісу, включаючи управління приміщенням, матеріальними ресурсами та взаємодію з постачальниками послуг.
• Організовувати службові поїздки, проживання та іншу логістику для співробітників.
• Координувати логістику подорожей і проживання учасників програми UDYH у співпраці з логістичним партнером.
• Організовувати закупівлі: проводити тендери, оцінювати пропозиції, здійснювати перевірку постачальників та укладати співпрацю відповідно до внутрішніх процедур.
• Готувати, перевіряти та супроводжувати договори про надання послуг, забезпечуючи чітке визначення умов, результатів, термінів і вимог щодо відповідності.
• Бути основною контактною особою для постачальників, підтримувати ефективні робочі відносини та вирішувати можливі питання чи суперечки.
• Формувати та управляти адміністративним і інфраструктурним бюджетом.
• Контролювати використання готівкових коштів і корпоративної банківської картки, забезпечуючи належний облік та документацію.
• Підтримувати адміністративні HR-процеси, включаючи рекрутинг, адаптацію нових працівників, оформлення контрактів та ведення кадрової документації.
• Забезпечувати якісну адміністративну підтримку команди та ефективну роботу офісу.
• Допомагати міжнародним співробітникам із підготовкою необхідних документів, зокрема щодо віз, посвідок на тимчасове проживання тощо.
• Надавати юридичну підтримку з операційних і програмних питань, пов’язаних із діяльністю Представництва та програм UDYH.
• Виконувати інші завдання за дорученням.

Професійні вимоги

• Завершена вища освіта (бакалавр або магістр) за відповідним напрямом; освіта у сфері бухгалтерського обліку буде перевагою.
• Щонайменше 2 роки досвіду роботи на аналогічній посаді.
• Досвід координації операційної діяльності.
• Розуміння основ фінансових процедур і звітності.
• Знання юридичних процесів, управління договорами та ведення документації.
• Розуміння української правової та адміністративної систем.
• Вільне володіння українською мовою та англійською не нижче рівня Intermediate.
• Досвід роботи у сфері міжнародного розвитку та/або громадянського суспільства.

Особисті якості

• Відмінні організаційні та координаційні навички.
• Здатність ефективно керувати складними адміністративними процесами в динамічному середовищі державних установ.
• Високі етичні стандарти та відповідальність.
• Уміння одночасно працювати з кількома процесами, дедлайнами та пріоритетами.
• Здатність підтримувати структуровані, зрозумілі та ефективні системи роботи.
• Мотивація сприяти позитивним змінам та розвитку інклюзивного суспільства.

Ми пропонуємо

• Роботу в активному міжнародному середовищі в Києві, безпосередньо в Молодіжному домі.
• Сучасний офіс у новому комфортному приміщенні в центрі Києва.
• Команду відданих своїй справі колег у міжнародному середовищі.
• Робочий комп’ютер та телефон.
• 24 календарні дні оплачуваної відпустки на рік.
• Заробітну плату від 1 300 євро (до оподаткування).
• Медичне страхування.

Як податися

Надішліть мотиваційний лист (не більше однієї сторінки) та CV, обидва англійською мовою, окремими файлами у відгуку на вакансію.

До розгляду прийматимуться лише заявки англійською мовою, що містять і CV, і мотиваційний лист.

Кінцевий термін подання заявки — 7 липня 2026 року.

Ми заохочуємо подаватися всіх кваліфікованих кандидатів і кандидаток незалежно від походження, статі, сексуальної орієнтації, етнічної належності, фізичних можливостей, релігійних переконань чи інших особистих характеристик.

Усі заявки оброблятимуться відповідно до вимог законодавства GDPR щодо захисту персональних даних.

2026-06-27T17:20:01.000 2026-07-07T23:59:59.000 Повна зайнятість TELECOMMUTE Україна Українсько-данський молодіжний дім