Все статьи Новости Поиск работы Истории Карьера Развитие Happy HR

Как навести порядок в работе и жизни: 4 инструмента для управления проектами

18.06.18 Карьера 4 min reading

Каждый день в работе и личной жизни нас окружают проекты. Организация свадьбы, защита диплома, получение водительских прав – это все проекты. От успешного их выполнения зависит дальнейший рост компании, вашей карьеры, развитие отношений, состояние здоровья, репутация.

Удаленная работа: рассказывает Валерия ТимофееваНаш эксперт Валерия Тимофеева, менеджер проектов и автор курса по управлению проектами, делится простыми и эффективными инструментами.

Проекты отличаются длительностью и количеством вовлеченных ресурсов, но имеют и нечто общее. Во-первых, у них есть четкая цель – создание продукта, услуги или получение измеримого результата. А во-вторых, действовать мы должны в рамках строгих ограничений во времени, бюджете (оборудовании, команде и т.п.).

 

Есть отдельная профессия – менеджер проектов. Это специалист, который владеет набором техник и инструментов для планирования и ведения проектов. Чтобы в срок, без потери качества и согласно бюджету.

Что хорошо, так это то, что эти знания можно применить и в повседневной жизни. Например, наконец-то закончить ремонт (презентацию, диплом, отчет) без нервов и стресса ☺

Существуют 4 простых инструмента, которые уже сегодня могут сделать вашу жизнь и работу легче и эффективнее.   

1. Формулируем четкие цели

Цель придает смысл проекту и отвечает на вопрос: «Зачем мы вообще это делаем?» Есть ответ – есть мотивация для участников. Как результат – проект выполняется быстро и эффективно.

Цели – это результаты, которые хотим получить по завершении проекта. Они должны быть всегда измеримы. Рекомендую избегать здесь неопределенности. Цели я формирую по SMART (S — Specific — конкретная; M — Measurable — измеримая; А — Achievable — достижимая; R — Relevant — актуальная; T — Time-bound — ограниченная во времени) 

Пример 1. Перевод с английского на французский объемом 23 000 слов, прошедший 2 уровня проверки и выполненный 7 специалистами с опытом в медицинском переводе, должен быть загружен в систему до 00.00 в понедельник 25 июня. Ценовая ставка переводчика не должна превышать $0.05 за коррекцию и $0.07 за перевод 1 слова.

Пример 2. Празднование дня рождения Оли. Праздник пройдет в летнем саду ресторана «Радуга» 7 июля 2018 года, начало в 16.00. На организацию отведено 2 недели. Приглашены 17 человек. Развлекательная программа – джазовый квартет. Угощение – ужин из 5 блюд итальянской кухни. В 19.00 будет вынесен торт со свечами.

2. Описываем охват и область вне охвата


Охват проекта
– это список работ, которые мы выполняем, чтобы достичь конечной цели проекта.

Область вне охвата – действия, которые мы не делаем в рамках этого проекта.

Очень важно прописывать область вне охвата – таким образом мы сохраним здоровое эмоциональное окружение и не создадим команде ситуацию сверхнагрузки. Мы заранее договариваемся с заказчиком о том, чего выполнять не будем, и он в процессе проекта не сможет вмешаться с дополнительными заданиями или изменить бюджет после.

Пример 1. Команда французских переводчиков, которые работают над выполнением объема в 23 000 слов, не должна параллельно привлекаться к выполнению других задач. Новые сотрудники не добавляются в проект. Готовый текст не будет проходить верстку.

Пример 2. Команда организаторов праздника не занимается обеспечением правопорядка на вечере и не несет ответственности за ущерб, нанесенный гостями в нетрезвом состоянии.

3. Создаем план коммуникации

 

Он нужен для того, чтобы не упустить важное и обозначить, кто, когда, каким образом и что знает о проекте. Такая структура защищает от ситуаций бездействия (что может быть фатальным), когда участники команды не знают, кто какую ответственность несет.

Пример. В процессе ремонта рабочий кабинет Светланы покрасили в ярко-фиолетовый цвет, хотя она мечтала о нежном бежевом. Прораб согласовал выбор цвета с мужем Светланы, который не знал о предпочтениях жены и по дороге на важное совещание автоматически бросил: «Окей, подойдет!» Это пример несогласованности действий. Можно исправить с помощью создания плана коммуникаций.

Структура

• Кто заинтересован в информации (WHO?)

• Зачем информация необходима (WHY?)

• Какой тип коммуникации (WHAT?)

• Какие способы распространения информации (HOW?)

• Когда необходима информация (WHEN?)

Пример 1.

Как навести порядок в работе и жизни: 4 инструмента для управления проектами 1

Пример 2.

Как навести порядок в работе и жизни: 4 инструмента для управления проектами 2

4. Матрица ответственности (RASCI diagram)


Довольно сложный инструмент, но по сути это таблица с задачами проекта и исполнителями. На пересечении формулируем степень ответственности каждого члена команды за задачу. Таким образом, проект защищен от «сбрасывания» ответственности в случае форс-мажорных ситуаций.

В случае с примером организации дня рождения еще до реализации проекта мы уже точно знаем, что именно менеджер Татьяна (а не Оля, ее мама или кто-либо из рядовых специалистов агентства) несет главную ответственность за выбор ресторана, меню, развлекательной программы и тематики праздника. С нее можно спрашивать.

Пример 1.

Как навести порядок в работе и жизни: 4 инструмента для управления проектами 3

Пример 2.

Как навести порядок в работе и жизни: 4 инструмента для управления проектами 4

Использовать эти 4 инструмента под силу каждому. Применяйте их в работе – когда запускаете маркетинговую кампанию, создаете пресс-релиз или планируете командировку для команды. И смело берите на вооружение для решения повседневных забот – от проведения дня рождения ребенка или планирования отпуска до ремонта на даче.

   Читайте также советы Валерии Тимофеевой по поводу организации удаленной работы «Удаленная работа: что это такое, зачем и как?» 

 

Newsletter that develops your career

Subscribe to Happy Monday's weekly newsletter, prepared by our editor-in-chief, with a selection of the most exciting content, news, and career opportunities.

Больше
More More for companies
Job seekers
For companies
Войти
Have idea!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: