Как навести порядок в работе и жизни: 4 инструмента для управления проектами

Каждый день в работе и личной жизни нас окружают проекты. Организация свадьбы, защита диплома, получение водительских прав – это все проекты. От успешного их выполнения зависит дальнейший рост компании, вашей карьеры, развитие отношений, состояние здоровья, репутация.

Наш эксперт Валерия Тимофеева, менеджер проектов и автор курса по управлению проектами, делится простыми и эффективными инструментами.

Проекты отличаются длительностью и количеством вовлеченных ресурсов, но имеют и нечто общее. Во-первых, у них есть четкая цель – создание продукта, услуги или получение измеримого результата. А во-вторых, действовать мы должны в рамках строгих ограничений во времени, бюджете (оборудовании, команде и т.п.).

Есть отдельная профессия – менеджер проектов. Это специалист, который владеет набором техник и инструментов для планирования и ведения проектов. Чтобы в срок, без потери качества и согласно бюджету.

Что хорошо, так это то, что эти знания можно применить и в повседневной жизни. Например, наконец-то закончить ремонт (презентацию, диплом, отчет) без нервов и стресса ☺

Существуют 4 простых инструмента, которые уже сегодня могут сделать вашу жизнь и работу легче и эффективнее.   

1. Формулируем четкие цели

Цель придает смысл проекту и отвечает на вопрос: «Зачем мы вообще это делаем?» Есть ответ – есть мотивация для участников. Как результат – проект выполняется быстро и эффективно.

Цели – это результаты, которые хотим получить по завершении проекта. Они должны быть всегда измеримы. Рекомендую избегать здесь неопределенности. Цели я формирую по SMART (S — Specific — конкретная; M — Measurable — измеримая; А — Achievable — достижимая; R — Relevant — актуальная; T — Time-bound — ограниченная во времени) 

Пример 1. Перевод с английского на французский объемом 23 000 слов, прошедший 2 уровня проверки и выполненный 7 специалистами с опытом в медицинском переводе, должен быть загружен в систему до 00.00 в понедельник 25 июня. Ценовая ставка переводчика не должна превышать $0.05 за коррекцию и $0.07 за перевод 1 слова.

Пример 2. Празднование дня рождения Оли. Праздник пройдет в летнем саду ресторана «Радуга» 7 июля 2018 года, начало в 16.00. На организацию отведено 2 недели. Приглашены 17 человек. Развлекательная программа – джазовый квартет. Угощение – ужин из 5 блюд итальянской кухни. В 19.00 будет вынесен торт со свечами.

2. Описываем охват и область вне охвата

Охват проекта – это список работ, которые мы выполняем, чтобы достичь конечной цели проекта.

Область вне охвата – действия, которые мы не делаем в рамках этого проекта.

Очень важно прописывать область вне охвата – таким образом мы сохраним здоровое эмоциональное окружение и не создадим команде ситуацию сверхнагрузки. Мы заранее договариваемся с заказчиком о том, чего выполнять не будем, и он в процессе проекта не сможет вмешаться с дополнительными заданиями или изменить бюджет после.

Пример 1. Команда французских переводчиков, которые работают над выполнением объема в 23 000 слов, не должна параллельно привлекаться к выполнению других задач. Новые сотрудники не добавляются в проект. Готовый текст не будет проходить верстку.

Пример 2. Команда организаторов праздника не занимается обеспечением правопорядка на вечере и не несет ответственности за ущерб, нанесенный гостями в нетрезвом состоянии.

3. Создаем план коммуникации

Он нужен для того, чтобы не упустить важное и обозначить, кто, когда, каким образом и что знает о проекте. Такая структура защищает от ситуаций бездействия (что может быть фатальным), когда участники команды не знают, кто какую ответственность несет.

Пример. В процессе ремонта рабочий кабинет Светланы покрасили в ярко-фиолетовый цвет, хотя она мечтала о нежном бежевом. Прораб согласовал выбор цвета с мужем Светланы, который не знал о предпочтениях жены и по дороге на важное совещание автоматически бросил: «Окей, подойдет!» Это пример несогласованности действий. Можно исправить с помощью создания плана коммуникаций.

Структура

• Кто заинтересован в информации (WHO?)

• Зачем информация необходима (WHY?)

• Какой тип коммуникации (WHAT?)

• Какие способы распространения информации (HOW?)

• Когда необходима информация (WHEN?)

Пример 1.

Пример 2.

4. Матрица ответственности (RASCI diagram)

Довольно сложный инструмент, но по сути это таблица с задачами проекта и исполнителями. На пересечении формулируем степень ответственности каждого члена команды за задачу. Таким образом, проект защищен от «сбрасывания» ответственности в случае форс-мажорных ситуаций.

В случае с примером организации дня рождения еще до реализации проекта мы уже точно знаем, что именно менеджер Татьяна (а не Оля, ее мама или кто-либо из рядовых специалистов агентства) несет главную ответственность за выбор ресторана, меню, развлекательной программы и тематики праздника. С нее можно спрашивать.

Пример 1.

Пример 2.

Использовать эти 4 инструмента под силу каждому. Применяйте их в работе – когда запускаете маркетинговую кампанию, создаете пресс-релиз или планируете командировку для команды. И смело берите на вооружение для решения повседневных забот – от проведения дня рождения ребенка или планирования отпуска до ремонта на даче.

   Читайте также советы Валерии Тимофеевой по поводу организации удаленной работы «Удаленная работа: что это такое, зачем и как?»