Chief of Staff до проєкту "Неопалимі"

Ми шукаємо людину, яка стане ключовою опорою керівника та допоможе вибудувати ефективну систему управління організацією. Це роль для того, хто любить порядок, структуру, координацію та вміє тримати в полі зору десятки процесів одночасно.

Ви будете центральною точкою взаємодії між керівником, командою, партнерами та іншими стейкхолдерами, допомагаючи перетворювати управлінські рішення на конкретні дії та результати.

Якщо вам подобається організовувати процеси, знаходити способи зробити роботу команди більш ефективною, координувати людей і забезпечувати виконання домовленостей — ця роль для вас.

Основні обов’язки

• Організація та координація робочого процесу керівника: управління календарем, планування зустрічей, організація поїздок, підготовка матеріалів та супровід ділового листування.
• Координація взаємодії між командами та підрозділами організації.
• Контроль виконання задач, домовленостей і дедлайнів.
• Підготовка протоколів зустрічей, формування переліку задач, визначення відповідальних осіб та моніторинг їх виконання.
• Організація та підтримка системи документообігу, корпоративних баз знань і структури зберігання інформації.
• Забезпечення своєчасного обміну інформацією між директором, командою, партнерами, донорами та іншими стейкхолдерами.
• Організація регулярних управлінських процесів: планування, операційних зустрічей, one-to-one, стратегічних сесій та інших внутрішніх форматів роботи.
• Пошук можливостей для оптимізації процесів та впровадження сучасних інструментів автоматизації, зокрема із використанням AI.

Наші очікування від кандидата

Професійні навички

• Високий рівень організаційних та координаційних навичок.
• Вміння працювати з великим обсягом інформації, структурувати її та визначати пріоритети.
• Досвід роботи з Google Workspace, Microsoft Office та сучасними інструментами управління проєктами.
• Володіння інструментами штучного інтелекту (ChatGPT, AI-транскрипція, AI-конспекти, автоматизація задач тощо) та готовність активно використовувати їх у роботі.
• Відмінні письмові й усні комунікаційні навички.
• Високий рівень самоорганізації та відповідальності.

Досвід

• Досвід роботи на позиціях Executive Assistant, Chief of Staff, Operations Manager, Project Manager, Program Manager або на аналогічних управлінських ролях.
• Досвід координації команд та одночасного ведення кількох процесів.
• Досвід організації зустрічей, планування та супроводу управлінських процесів.
• Буде перевагою досвід роботи у громадському секторі або міжнародних організаціях.

Особисті якості

• Системне мислення та увага до деталей.
• Проактивність і вміння самостійно знаходити рішення.
• Високий рівень відповідальності та надійності.
• Уміння працювати в умовах багатозадачності без втрати якості.
• Дипломатичність, тактовність та вміння будувати ефективну комунікацію.
• Гнучкість, адаптивність і готовність працювати в динамічному середовищі.
• Бажання покращувати процеси та створювати порядок там, де його бракує.

Що ми пропонуємо

• Віддалений формат роботи, але перебування в Києві буде значною перевагою.
• Роботу, яка має реальний вплив: ви допомагатимете будувати процеси організації, що повертає постраждалих від війни українців та українок до повноцінного життя.
• Можливість працювати пліч-о-пліч із командою однодумців, які щиро вболівають за свою справу.
• Високий рівень довіри, самостійності та можливість впливати на розвиток організації.
• Гнучкий формат роботи. Ми не працюємо за принципом «з 9:00 до 18:00»: в окремі дні навантаження може становити лише кілька годин, а в інші — вимагати повної залученості. Іноді можуть виникати задачі у вечірній час або у вихідні, тому для нас важлива готовність до такого формату роботи.
• Дружню команду, відкриту комунікацію та взаємну підтримку.

Як виглядатиме успіх у цій ролі

Через 3–6 місяців роботи ви:

• побудуєте систему, яка дозволить керівнику більше часу приділяти розвитку організації, партнерствам і стратегічним питанням;
• забезпечите чітку координацію між командами та прозорий контроль виконання задач;
• впорядкуєте інформаційні потоки, документи та управлінські процеси;
• станете людиною, яка допомагає команді працювати злагоджено, а рішенням — вчасно втілюватися в життя.

2026-07-10T16:04:34.000 2026-08-09T23:59:59.000 Full-time TELECOMMUTE Україна ГО "Український волонтерський центр"