Фінансовий(а) спеціаліст(ка)/ Бухгалтер (Finance Officer/ Accountant) до DAI GLOBAL LLC

Фінансовий(а) спеціаліст(ка)/Бухгалтер

Київ

ІНФОРМАЦІЯ ПРО ПРОЄКТ
Проєкт USAID «Економічна підтримка України» (далі – Проєкт USAID) є адаптивним і гнучким механізмом, що задовольняє нагальні потреби розвитку України та підтримує загальну економічну стійкість. Україна прагне перемогти в повномасштабній війни проти Росії і бути готовою прискорити свій розвиток як суверенна, незалежна, демократична та процвітаюча держава. Ці прагнення вимагають динамічного та інклюзивного економічного відновлення.

СТАБІЛІЗАЦІЯ ТА ВІДНОВЛЕННЯ БІЗНЕСУ

Проєкт USAID бере участь у розвитку стійкої та інклюзивної моделі зростання економіки в регіонах, які сильно постраждали. Проєкт USAID дає змогу українцям створювати та розвивати мікро-, малі та середні підприємства (ММСП) у перспективних секторах економіки, впроваджувати інновації та виходити на нові ринки в Україні, Європейському Союзі (ЄС) та інших регіонах. Проєкт USAID наголошує на залученні внутрішньо переміщених осіб (ВПО), жінок, молоді, ветеранів, людей похилого віку, ЛГБТКІ+ та інших вразливих груп, щоб гарантувати, що ці люди також беруть участь у розбудові економіки регіону.

Починаючи з 2025 року, Проєкт USAID відновлює свою діяльність в галузі стабілізації та відродження бізнесу у 4 східних областях (Луганській, Донецькій, Запорізькій, Херсонській) і 3 прилеглих областях (Харківській, Дніпропетровській, Миколаївській); і меншою мірою у 4 постраждалих від війни областях (Сумській, Полтавській, Чернігівській, Одеській). Програма «Стабілізація та відродження бізнесу» спрямована на підвищення економічної стійкості східної України шляхом виконання таких задач:

• ЦІЛЬ 1: Допомогти стабілізувати економіку України; та
• ЦІЛЬ 2: Підтримати стійкий розвиток мікро-, малі та середні підприємств (ММСП) в Україні.

Таким чином економіка східних і прифронтових регіонів України зможе протистояти викликам, пов’язаним із вторгненням Росії та знищенням критичної інфраструктури. Окремі особи, підприємства та органи державної влади зможуть відновити своє життя та роботу в цих регіонах, тим самим покращуючи економічну стійкість регіону.

На додачу до програми «Стабілізація та відродження бізнесу» в східних та прифронтових областях Проєкт USAID продовжує реалізувати суміжні проєкти:

• ЛОГІСТИКА ЕКСПОРТУ ЗЕРНОВИХ «AGRI-UKRAINE»; Проєкт USAID «Економічні підтримка України» є одним із ключових партнерів USAID, які реалізують «Ініціативу стійкості сільського господарства в Україні» (AGRI) із загальним бюджетом в 350 мільйонів доларів США. Ця ініціатива була розпочата у 2022 році для посилення експорту сільськогосподарської продукції з України та подолання глобальної кризи продовольства, що була загострена війною. В рамках цієї ініціативи Проєкт USAID співпрацює із громадськими організаціями та приватними компаніями з метою доповнення та залучення терміново необхідних інвестицій у транспортування та перевалку зерна.
• РОЗБУДОВА ПУНКТІВ ПРОПУСКУ ЧЕРЕЗ КОРДОН (BCP); Проєкт USAID «Економічні підтримка України» безпосередньо підтримує Уряд України, включаючи Державне агентство відновлення та розвитку інфраструктури України, Державну Митну Службу України та Укрзалізницю. В рамках цієї підтримки Проєкт USAID вдосконалює 42 пункти пропуску через державний кордон. Сучасна та більш ефективна прикордонна інфраструктура та митні процедури зменшать експортні витрати та збільшать експортну спроможність, що дозволить Україні збільшити обсяги торгівлі та просунутися на шляху до інтеграції в ЄС.
• ПРОГРАМА НЕВІДКЛАДНОГО РЕАГУВАННЯ У СФЕРІ ЕНЕРГЕТИКИ; Це одна із найбільш гнучких програм USAID. На її меті стоїть вирішення нагальних та раптових потреб. Проєкт USAID «Економічна підтримка України» (Проєкт USAID) надаватиме підтримку українським громадам, державним та приватним підприємствам у вирішенні проблем з енергопостачанням восени і взимку (Вересень 2024 – Грудень 2025 року). Метою програми є мінімізація впливу дефіциту електроенергії на населення та економіку України. Це адаптивний компонент. Проєкт USAID можливо буде реагувати на інші надзвичайні потреби в умовах триваючої російської агресії та атак на критичну інфраструктуру України.

Про позицію

Фінансовий(а) спеціаліст(ка) відіграватиме ключову роль у підтримці фінансового менеджменту та дотримання нормативних вимог в рамках проєкту USAID. На цій посаді він/вона буде вести точний фінансовий облік, готувати фінансові звіти та забезпечувати дотримання правил та інструкцій USAID. Фінансовий(а) спеціаліст(ка) співпрацюватиме з фінансовою командою для розподілу та використання ресурсів для різних проектів та програм. Фінансовий(а) спеціаліст(ка) базується в Києві та звітує перед фінансовим менеджером / старшим фінансовим менеджером з питань дотримання нормативно-правових вимог.

Обов’язки:

• Забезпечує дотримання облікової політики та практики відповідно до стандартів GAAP та місцевих стандартів бухгалтерського обліку; встановлення та впровадження внутрішнього контролю за проектами відповідно до політик DAI, правил/положень USAID та умов контракту.
• Здійснює моніторинг та звітує про графіки платежів та зобов’язання партнерів/постачальників.
• Допомагає у підготовці інформації для будь-яких контрактних вимог до фінансової звітності (за необхідності);
• Проводить щоденні перевірки резервної документації для забезпечення повноти, точності та повної відповідності нормативним документам DAI.
• Ініціює подання банківських запитів на реалізацію проектів на місцях.
• Перевіряє рахунки-фактури постачальників на точність.
• Перевіряє точність витрат і кодів бухгалтерського обліку проектів.
• Перевіряє заявки на відрядження та звіти про витрати на предмет точності та відповідності.
• Готує та подає щомісячні фінансові звіти на перевірку фінансовому менеджеру та старшому менеджеру з фінансів та комплаєнсу.
• Відповідає за реєстрацію та розподіл витрат на основі затвердженого бюджету в системі польового обліку (vFER);
• Регулярно використовує польову систему бухгалтерського обліку (vFER), хмарне програмне забезпечення для резервного копіювання документації, операційну систему DAI (TAMIS) тощо.
• Підтримує підготовку внутрішніх та зовнішніх аудитів.
• Регулярно аналізує та звіряє інвентаризацію активів проекту, забезпечуючи відповідність вартості/закупівельної ціни активів проекту, відображених у реєстрі інвентаризації, загальній сумі, зазначеній у кумулятивному залишку на рахунках необоротних активів.
• Забезпечує точну і своєчасну обробку рахунків-фактур, авансів і відшкодувань, чеків і банківських переказів.
• Здійснює щомісячні вивірки банківських рахунків і регулярно контролює залишки на банківських рахунках.
• Складає резервну документацію для всіх транзакцій, пов’язаних з проектом, і забезпечує повноту та відповідну перевірку і затвердження; сканує та завантажує резервну документацію в архівні системи DAI.
• Веде файли грантової/закупівельної/субпідрядної документації та змін до неї, за необхідності.
• Відповідає за підтримку систем управління файлами для електронної та паперової документації.
• Забезпечує сплату податків, відстежує, реєструє та звітує перед податковими органами України та USAID.

Кваліфікація та навички:

• Ступінь бакалавра в галузі бухгалтерського обліку, фінансів, ділового адміністрування або еквівалент.
• 4+ роки відповідного досвіду та прогресуючої відповідальності у сфері фінансів та бухгалтерського обліку, діловодства та проектних операцій на середньому рівні організації
• Досвід роботи з корпоративним бухгалтерським програмним забезпеченням та пакетом Microsoft Office
• Продемонстровані знання процесів внутрішнього контролю та аудиту (наприклад, закупівель, місцевих субпідрядних угод тощо)
• Продемонстровані навички написання звітів англійською мовою є обов’язковими.

МИ ПРОПОНУЄМО

Тривалість трудового договору: 12 місяців з можливістю продовження.

Пакет переваг:

• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 10 днів оплачувального лікарняного на рік;
• Медичне страхування співробітників проєкту USAID та їхніх сімей;
• Страхування життя співробітників проєкту UASID та одного члена сім’ї;
• Покриття всіх витрат на відрядження;
• Проект USAID ERA відноситься до критичної інфраструктури, можливе бронювання від військової служби.

Дата початку: січень 2025 року

Процес подання резюме

Усі кандидати мають надсилати супровідний лист та актуальне резюме (не більше чотирьох сторінок) виключно англійською мовою. Лише відібрані кандидати з відповідним досвідом роботи будуть запрошені на співбесіду.

Усі кваліфіковані заявники отримають право на роботу незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, національного походження, інвалідності, віку чи статусу захищеного ветерана.

Кінцевий термін подання резюме: 20 січня 2025 року.

ERA BACKGROUND

The USAID Economic Resilience Activity (ERA) is designed as an adaptive and flexible mechanism that supports Ukraine’s immediate development needs and overall economic resilience. Ukraine’s efforts to win the future – emerging from Russia’s full-scale war ready to accelerate its development as a sovereign, independent, democratic, and prosperous state – require a dynamic, inclusive economic recovery.

STABILIZATION AND BUSINESS REVIVAL

ERA participates in developing a resilient, inclusive, and growth-oriented economy in severely damaged areas. ERA empowers Ukrainians to establish and develop micro, small, and medium enterprises (MSMEs) in promising economic sectors, innovate, and enter new markets in Ukraine, the European Union (EU), and other regions. ERA emphasizes the inclusion of internally displaced persons (IDPs), women, young adults, veterans, the elderly, LGBTQI+ and other vulnerable groups to ensure that these people also participate in building the region’s economic success.

Starting in 2025, ERA is reviving its interventions around Stabilization and Business Revival and re-establishing a core focus on 4 eastern oblasts (Luhansk, Donetsk, Zaporizhzhia, Kherson) and 3 adjacent oblasts (Kharkiv, Dnipropetrovsk, Mykolaiv); and, to a lesser extent, in 4 war-affected areas (Sumy, Poltava, Chernihiv, Odesa). This Stabilization and Business Revival intervention area aims to improve the economic resilience of eastern Ukraine by achieving the following goals:

• OBJECTIVE 1: Provide assistance to stabilize the economy of Ukraine; and
• OBJECTIVE 2: Support the sustainable development of micro, small and medium enterprises (SMEs) in Ukraine.

Consequently, the economy of eastern and frontline communities in Ukraine will be able to withstand and respond to the challenge presented by Russia’s invasion and destruction of critical infrastructure; and individuals, businesses and government partners will be able to rebuild their lives and operation in these regions, thereby improving the economic resilience of the region.

In addition to Stabilization and Business Revival in the east and frontline oblasts, ERA continues to support complementary intervention areas:

• AGRI-UKRAINE GRAIN EXPORT LOGISTICS; USAID’s Economic Resilience Activity (ERA) is one of USAID’s core partners implementing the $350 million Agriculture Resilience Initiative – Ukraine (AGRI) that was established in 2022 to bolster Ukrainian agricultural exports and alleviate the global food security crisis exacerbated by the war. Under AGRI-Ukraine, ERA partners with public and private companies to complement and leverage urgently needed grain transportation and transshipment investments.
• BORDER CROSSING POINTS (BCP) IMPROVEMENTS; ERA directly supports the Government of Ukraine, including the State Agency for Restoration and Development of Infrastructure of Ukraine (SARDI), the State Customs Service and Ukrainian Railways, to upgrade 42 of Ukraine’s BCPs. Modern and more efficient border infrastructure and customs procedures will reduce export costs and increase export capacity, enabling Ukraine to scale trade and advance its path to EU integration.
• ENERGY AND EMERGENCY RESPONSE SUPPORT; As one of USAID’s most flexible activities that responds to emerging and/or emergency needs, ERA is expanding its interventions that assist Ukraine businesses, communities or individuals in the fall and winter (September 2024-December 2025). The goal is to minimize the impact on the Ukrainian people and economy given recent power deficits. This is an adaptive component and ERA may also need to respond to other emergency needs in the face of ongoing Russian aggression and attacks on Ukraine’s critical infrastructure.

About the job

The Finance Officer will be pivotal in supporting financial management and compliance within the USAID ERA project. This position will maintain accurate financial records, prepare financial reports, and ensure adherence to USAID regulations and guidelines. The Finance Officer will collaborate with the finance team to allocate and utilize resources for various projects and programs. The Finance Officer is based in Kyiv and reports to the Finance Manager /Senior Finance and Compliance Manager.

RESPONSIBILITIES:

• Ensures that accounting policies and practices are carried out in accordance with GAAP standards and local accounting standards; project internal controls are established and implemented by DAI policies, USAID rules/regulations, and the contract terms.
• Monitors and reports on partner/vendor payment schedules and obligations.
• Assists in preparing information for any contractual financial reporting requirements (if applicable);
• Conducts daily reviews of backup documentation to ensure completeness, accuracy, and full compliance with DAI’s regulations.
• Initiates wire requests for field project implementation.
• Verifies vendor invoices for accuracy.
• Verifies the accuracy of expenses and project accounting codes.
• Audits travel requests and expense reports for accuracy and compliance.
• Prepares and submits monthly financial reports for review to the Finance Manager and Senior Finance and Compliance Manager.
• Responsible for recording and assigning costs based on approved budget in the field accounting system (vFER);
• Uses field accounting system (vFER), cloud software for backup documentation, and DAI’s operations system (TAMIS), etc., regularly.
• Supports preparation of internal and external audits.
• Analyzes and reconciles project inventory regularly, ensuring that the value/purchase price of project assets reflected in the inventory register agrees with the total shown in the cumulative non-expendable account balanc
• Ensures accurate and timely processing of invoices, advances and reimbursements, checks, and wire transfer payments.
• Performs monthly bank reconciliations and routinely monitors bank account balances.
• Compiles backup documentation for all project-related transactions and ensures completeness and appropriate review and approvals are documented; scans and uploads the backup documents in DAI archiving systems.
• Maintains files on grant/ procurement/subcontractor documents and modifications as applicable.
• Responsible for maintaining file management systems for soft and hard copy documentation.
• Ensures taxes are paid, tracked, recorded, and reported to Ukraine tax authorities and USAID.

About you

• A. Degree in Accounting, Finance, Business Administration, or equivalent.
• 4+ years of relevant experience and progressive responsibility in finance and accounting, office administration, and project operations at the mid-level of an organization
• Experience with enterprise accounting software and Microsoft Office suite
• Demonstrated knowledge of internal controls and audit processes (e.g., procurement, local subcontract agreements, etc.)
• Demonstrated report writing skills in English is required.

WE OFFER

Contract length: 12-month employment agreement with a possibility of extension.

Benefits Package:

• 28 calendar days of annual leave
• 10 days of internal well-being paid leave per annum
• Medical Insurance for ERA staff and their families
• Life Insurance for ERA staff
• Coverage of all expenses for the business trips
• The USAID ERA project is classified as critical infrastructure, reservation from military service is possible

Start date: Janyary 2025

Application process

All applicants must send a cover letter and updated CV (no longer than four pages) in English.

All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, age, or status as a protected veteran.

Closing date for applications: January 20, 2025.

For further information about DAI GLOBAL LLC, please consult our website era-ukraine.org.ua.

2025-01-02T16:52:10.000 2025-01-20T23:59:59.000 Full time / Повна зайнятість TELECOMMUTE Україна DAI GLOBAL LLC.