Замечали, что беспорядок вокруг раздражает, а порядок, наоборот, успокаивает? Мы прочитали книгу Гретхен Рубин «Порядок довкола — спокій у душі», перевод которой недавно вышел в «Видавництві Старого Лева» и нашли немало советов, которые помогут освободить разум и рабочий стол для действительно важных вещей.
Возможно, до карантина вы меньше времени проводили дома и даже не замечали, что ваш домашнее пространство отнюдь не способствует сосредоточенной и продуктивной работе. Впрочем, даже если вы работаете из офиса или коворкинга, со временем он тоже может наполниться вещами, которые работе только мешают.
Подруга исследовательницы порядка Гретхен Рубин-то сказала ей: «Я наконец выбросила лишнее из холодильника и теперь понимаю, что могу изменить карьеру». Мы не будем советовать вам рассылать резюме, как только разберете шкаф. Но поделимся советами Гретхен, как упорядочить дела и мысли, избавившись от лишних вещей на своем рабочем месте.
Когда речь идет о счастье, беспорядок на рабочем столе или переполненный гардероб — проблема мелкая, но все же, вернув себе контроль над материальным, мы сразу почувствуем, что в целом контролируем свою жизнь.
15 советов, как навести порядок на рабочем месте дома и в офисе
1. Цените рабочие поверхности
Есть ли у вас в столе ящик, содержимое которого можно охарактеризовать как «разные мелочи»? А может, весь ваш стол — это средоточие безделушек, сувениров и фотографий, которые занимают много места, но не несут никакой ценности?
Гретхен Рубин не предлагает оставить на рабочем месте только какой-то спартанский минимум вещей. Но советует тщательнее относиться к выбору того, что окружает вас во время работы. Рабочий стол — наиболее ценная рабочая поверхность, поэтому стоит тщательным образом выбирать, что на нем будет стоять. Следующие по приоритетности — полки и легкодоступные ящики. Например, не стоит держать на столе книгу, если только вы не читаете ее каждый день. А если у вас три коробки ручек любимой марки, не храните их все в верхнем ящике стола.
То же касается и вашего виртуального рабочего места: хранить на рабочем столе компьютера кучу файлов, чтобы были под рукой — не всегда оправдана идея. Однажды Гретхен создала папку с названием «Актуальные полезные документы» и ни разу в нее больше не заглядывала.
2. Организуйте рабочий стол в соответствии с текущими задачами
Когда на работе приходится жонглировать разными задачами, легко запутаться в материалах, связанных с отдельными проектами. Для увеличения собственной производительности попробуйте определить приоритетное направление работы на какой-то отрезок времени и окружить себя только тем, что касается приоритетной задачи. А остальное уберите с глаз долой.
Наведите порядок и на компьютере — например, закройте те окна браузера, которые не касаются текущего проекта. Спрячьте смартфон, чтобы он не лежал у вас под рукой.
3. Избавьтесь ничейных и забытых вещей в офисе
Бывает, в офисе никто не может взять на себя смелость выбросить вещь, которая принадлежит неизвестно кому. Увидев нечто похожее на хлам, поспрашивайте людей и выясните, действительно ли это кому-то нужно. Вы удивитесь, как часто вещи оказываются бесхозными.
То же касается и офисного «склада». 5 пар сменной обуви, 2 зонтика, 7 контейнеров для еды… Порой мы приносим на работу вещи, но забываем забрать их домой, поэтому они просто валяются там забытые. Из-за такой привычки и возникает беспорядок. Каждый вечер осматривайте свое рабочее место и проверяйте, не нужно ли что-то забрать с собой.
4. Выбросьте ненужные бумаги
Выбрасывать старые бумаги не так приятно, как освобождать гардероб или ящик письменного стола. Тем не менее Гретхен Рубин советует пересмотреть каждый документ, который вы храните: подумайте, какие шансы, что он вам понадобится, вспомните, есть ли он у вас в электронном формате (или насколько легко его восстановить) и у кого еще есть бумажная версия. Возможно, вам не нужно столько распечаток.
5. Не храните лишнюю канцелярию
Мы легко накапливаем вроде полезные канцелярские принадлежности на рабочем столе, но задумайтесь, часто ли вы пользуетесь дыроколом на три отверстия, линейкой, калькулятором, зажимами для бумаги и всеми вашими блокнотами? Храните только те вещи, которые вам действительно нужны.
6. Старайтесь поддерживать порядок в общем офисном пространстве
Распространенная проблема в офисе: кухней и переговорными комнатами пользуются все, но не все убирают за собой. Грязь в местах общего пользования может стать причиной многих ссор. Лучшее решение — назначить для каждой зоны человека, который будет отвечать за поддержание порядка.
7. Уберите свои «подземелья»
Так называемые подземелья могут быть как дома, так и в офисе. Избавьтесь от всего липкого, покрытого плесенью или пылью: старой банки меда на общей кухне, флакона с косметическим средством, который уже много месяцев как закончился, но до сих пор лежит в вашем столе, пакетика несвежих орехов или чая, который никто не пьет.
8. Будьте осторожны с бесплатными сувенирами
На конференциях мы получаем не только полезные знания и новые знакомства, но и чашки, футболки, блокноты, ручки… Иногда этими вещами потом действительно пользуются, но чаще они превращаются в хлам. И решение — не брать такие бесплатные вещи вообще. Потому что невинная на первый взгляд мелочь позже в итоге может отнять у вас много места и энергии.
9. Сфотографируйте рабочее пространство перед и после уборки
Если вам трудно взяться за уборку дома или на работе, сделайте несколько фотографий «до»: это поможет по-новому увидеть знакомое пространство и решить, какие вещи следует оставить, а от каких — избавиться. Сфотографируйте рабочее место и после уборки: результат ваших стараний обычно очень вдохновляет и доказывает, что время было потрачено не зря.
10. Придерживайтесь «правила одной минуты»
Не откладывая, выполняйте задания, на которые уйдет меньше минуты: прочитайте письмо и дайте на него ответ; положите документ в папку; выбросьте ручку, которая не пишет. Поскольку выполнение таких задач требует действительно мало времени, соблюдать это правило совсем не трудно. Вы удивитесь, как много можно успеть за несколько недель, выполняя задание согласно «правилу одной минуты».
11. Добавьте красоты
Эта красота может проявляться по-разному: например, в формулировках, которые вы используете, планируя неделю. Или добавьте каплю роскоши в обустройство пространства: например, исключительно качественные инструменты или красивые канцелярские принадлежности, которые приятно использовать.
12. Остерегайтесь бутафорской работы
Наведение порядка — это достойная цель, но лучше не придумывать себе задач, в которых нет необходимости. Поиск нужной информации, наклеивание ярлыков на блокнот, которому не нужны ярлыки… Порядок и организованность ценны тогда, когда помогают нам легче и эффективнее работать, но следите, чтобы они не стали конечной целью.
13. Учитесь на своих успехах
К примеру, вам хорошо удается перебирать корреспонденцию, но плохо — одежду. Может, стоит применить к одежде тот же подход, что и к почте? Или дома у вас беспорядок, а на работе — порядок, или наоборот. Благодаря чему вам легче поддерживать порядок в определенной среде, тогда как в других это не удается? Подумайте, что конкретно помогает вам поддерживать порядок, и сделайте выводы, которые сможете применить в других местах.
14. Приберите на рабочем месте в конце дня
Прежде чем закончить работу, потратьте десять минут на то, чтобы прибрать на столе. Так вы обозначите конец дня, а утром, вернувшись, будете приятно удивлены порядком. Что стоит сделать:
- выбросьте мусор, например обертки из-под продуктов или высохшие ручки, и помойте грязную посуду;
- сложите ручки, скрепки, резинки и другие канцелярские принадлежности;
- выбросьте ненужные бумаги или положите на место нужные;
- закройте все ящики и двери;
- уберите все, что лежит не на месте, а именно папки, которые вы «на минутку» положили на стол;
- заберите домой все, что нужно (если работаете в офисе).
15. Найдите свой собственный способ наводить порядок
И наконец чуть ли не главный совет: каждый должен справляться с беспорядком тем способом, который подходит именно ему. Все мы разные — как по своим повадкам, так и по тому, какая среда будет для нас приятным. И не существует единственно правильного или лучшего способа обустроить комфортное пространство.
Как только воцарится порядок, воспользуйтесь случаем порадоваться ему, почувствовать легкость, свободу и положительные изменения, Насладитесь им! Выделите время, чтобы остановиться и ощутить счастье.
«Порядок вокруг — покой в душе» Гретхен Рубин — это именно та книга, которую стоит добавить в вашу библиотеки, даже если вам кажется, что у вас слишком много книг. В ней вы найдете советы, которые помогут обустроить не только рабочее пространство, но и весь дом. А еще — найти общий язык с родителями, которые не выбрасывают ваши школьные тетради, или мужем, который не позволяет избавиться от футболки, которую носил в колледже. Потому что иногда хлам — это проявление любви. И эта книга именно о том, как найти свой способ наводить порядка и стать счастливее, не нарушая чужих границ.
Заинтересовала книга? Тогда ее стоит прочитать полностью, согласны?
ЧитатьЧитайте также
Как выглядит рабочее место людей разных профессий?
7 лайфхаков, как сделать работу из дома комфортнее
Чеканную монету вперед: 20 советов фрилансерам от героев фильмов и сериалов