Administration and Finance Officer (Warsaw, Poland) до Alinea International (Ukraine Office)

Враховуючи поточну безпекову ситуацію в Україні, Alinea International Ltd. відкриває офіс SURGe Project у Варшаві, Польща.

Роль спеціаліста з адміністрування та фінансів SURGe полягає в тому, щоб допомагати планувати, керувати та координувати адміністративні та програмні заходи, закупівлі, ведення фінансової документації та звітності в головному офісі проекту, який зараз знаходиться у Варшаві, Польща.

Співробітник з адміністрування та фінансів надаватиме підтримку та допомогу фінансовому менеджеру SURGe для ефективного та ефективного виконання всіх фінансових, закупівельних, бухгалтерських та адміністративних функцій проекту.

Співробітник з питань адміністрування та фінансів керуватиме взаємодією, пов’язаною з проектом, із польськими державними службовцями, якщо це необхідно, а також із постачальниками послуг, орендодавцями та іншими польськими особами та підприємствами, які прагнуть взаємодіяти з SURGe та Alinea у Польщі.

Тип зайнятості: повна зайнятість, понеділок-п’ятниця.
Тип посади: адміністративний персонал.
Розташування: офіс SURGe, Варшава, Польща.
Підпорядковується: канадському директору програми, фінансовому менеджеру SURGe та канадським фінансовим та адміністративним працівникам.
Винагорода: гонорари є предметом переговорів і не повинні перевищувати встановлені ринкові ставки.

Посада спеціаліста з адміністрування та фінансів передбачатиме самостійну роботу, а також частину команди, що включає український та міжнародний персонал, у рамках спільного та ітеративного проекту. Під загальним керівництвом канадського директора програми, фінансового менеджера SURGe та канадських фінансових і адміністративних офіцерів, а також у співпраці з українськими регіональними членами команди та в консультаціях з іншими радниками та спеціалістами, адміністративний і фінансовий офіцер повинен виконувати завдання за переліком.

Основні обов’язки в адміністрації, але не обмежуючись ними, полягають у наступному:

• Забезпечити безперебійне виконання офісних операцій шляхом визначення потреб; оцінка варіантів; обслуговування обладнання; затвердження рахунків-фактур.
• Координувати логістичні заходи для міжнародних консультантів, які відвідують або проживають у Польщі, включно з оформленням віз, посвідчень місця проживання, готелями та внутрішніми авіаквитками, а також іншими вимогами до внутрішнього транспорту.
• Координація матеріально-технічного забезпечення для українського та міжнародного персоналу, який бере участь у семінарах і конференціях у Польщі, включаючи організацію місць проведення зустрічей, гостинності та транспорту, якщо це необхідно.
• Підтримувати та надавати історичні довідки, розробляючи за необхідності та використовуючи системи файлів та пошуку.
• У співпраці з менеджерами з персоналу з інших проектів Alinea з офісами в Польщі переконайтеся, що кадрові правила та норми організації відповідають місцевому/національному трудовому законодавству.
• Переконайтеся, що в організації діють політика та процедури закупівель.
• Координувати та вирішувати питання, пов’язані з орендою офісу, офісними меблями/обладнанням, контрактами на обслуговування, комунальними послугами, санітарією, безпекою та транспортом; стежити за своєчасним поновленням і розірванням контрактів.
• Зустрічати відвідувачів офісу як першу точку контакту.

Основні обов’язки у сфері фінансового менеджменту, але не обмежуючись ними, полягають у наступному:

• Надавати місцеві дані про вартість товарів і послуг у регіонах Польщі, охоплених консультаціями, і допомагати у підготовці та моніторингу бюджетів проектів у співпраці з канадським фінансовим спеціалістом Alinea та фінансовим менеджером SURGe.
• Зв’язуватися з фінансовим менеджером SURGe з питань, що стосуються фінансового управління проектом, бухгалтерського обліку, закупівель, банківської справи, а також консультуватися з директором програми SURGe та заступниками директора (заступниками).
• Забезпечити дотримання польських фінансових та податкових норм.
• У співпраці з фінансовим менеджером SURGe забезпечити підготовку та своєчасне подання консолідованих фінансових звітів для консультантів; включаючи, але не обмежуючись: щомісячні бухгалтерські книги, що підсумовують усі польові витрати, банківські звірки, авансові запити та підрахунок готівки.
• Надавати фінансові дані та дані для бюджетного контролю та звітів про хід виконання проекту.
• Координувати та керувати авансовими платежами та депозитами за оренду та/або оренду з польськими орендодавцями або агентами, продавцями та постачальниками послуг з ремонту/технічного обслуговування. Наприкінці програми переконайтеся, що всі депозити за оренду повернуто, комунальні послуги та послуги своєчасно скасовано та що всі пов’язані з цим зобов’язання погашені.
• Моніторинг місцевих фінансових умов; звіт про суттєві зміни; напр. валютні курси, інфляцію, оподаткування та корпоративні правила, а також рекомендувати дії, якщо/коли відбуваються значні зміни, які можуть вплинути на діяльність консультанта.
• Сприяти зусиллям команди, виконуючи поставлені завдання ретельно та вчасно.

Бажані кваліфікації та навички:

•  Асоційований ступінь або вища за спеціальністю «Офісне адміністрування».
• Диплом доцента або вище в галузі бухгалтерського обліку та/або фінансового менеджменту.
• 3 роки досвіду адміністрування та фінансової роботи міжнародного проекту.
• Продемонстровані знання та досвід стандартних практик закупівель та управління офісом.
• Відмінні навички міжособистісного спілкування та здатність до людських стосунків.
• Володіння базовим пакетом програм MS Office.
• Гарне володіння письмовою та розмовною англійською.
• Відмінне володіння письмовою та усною польською мовою.
• Базове знання української мови буде перевагою.
• Можливість і готовність подорожувати до операційних зон SURGe у Польщі.

Інструкції:
1. Супровідний лист обов’язковий до розгляду. У супровідних листах має бути детально описано, як ви відповідаєте цій можливості, вашу щоденну плату та поточну доступність.
2. Alinea International приймає лише електронні подання. Надішліть супровідний лист і резюме до вказаного терміну подачі заявок.

Будь ласка, зверніть увагу, що лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, ми зв’яжемося для подальших контактів. Ми не вітаємо небажаних телефонних дзвінків.
Заявки, отримані після зазначеного терміну та/або без листа про зацікавленість, розглядатися не будуть.

2022-08-26T14:22:39.000 2022-09-09T23:59:59.000 Full time / Повна зайнятість Alinea International (Ukraine Office) PROJECT: Support to Ukraine’s Reforms for Governance (SURGe)