Провідний економіст з фінансової роботи до Danish Refugee Council

Датська рада у справах біженців (DRC) є провідною агенцією з питань захисту, повноваженнями якої є просування та захист довгострокових рішень для постраждалого від конфлікту та переміщення населення на основі гуманітарних принципів і прав людини.

DRC працює в Україні з 2014 року  і продовжує значне розширення масштабів у 2022 році для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах захисту, засобів до існування, житла/непрофільних організацій та гуманітарного роззброєння та розбудови миру.

DRC активно розвивається і шукає в свою команду Провідного економіста з фінансової роботи в м. Суми.

Загальний опис вакансії

Спеціаліст з адміністративно-фінансової діяльності забезпечує загальне щоденне адміністративно-фінансове функціонування офісу та підтримку реалізації програмної діяльності ДРБ у зоні відповідальності.

Географічне розташування

Ця роль зосереджена на території та забезпечує відповідність процедурам і вказівкам DRC у межах області. Роль сприяє розробці територіальних стратегій, які перетворюються на плани дій і повсякденні завдання. Роль забезпечує підтримку та/або технічне керівництво базовими операціями. Місце служби в Сумах.

Основні обов’язки

Фінанси

• Готувати платежі, здійснені готівковим/безготівковим шляхом або банківськими переказами в формі ДРБ – Запит на Платіж
• Обслуговувати касові операції, обмін валюти, підрахунок готівки, робота з готівкою в безпечному та конфіденційному режимі
• Готувати заявки на перерахування грошей на банківський рахунок
• Забезпечувати щоденного оновлення Журналів витрат у Dynamics та Касових книгах у Excel для зображення фактичного стану наявної каси та банківського балансу в усіх валютах;
• Подавати банківські виписки та підписані касові рахунки та касові книги фінансовому менеджеру до 5 числа кожного календарного місяця;
• Забезпечувати видачу авансів та депозитів на основі схвалення менеджера з програмної та адміністративної діяльності та виплачуються протягом 4 тижнів після виникнення витрат;
• Допомагати з аудитом у кожному проекті за запитом фінансового менеджера;
• Забезпечити використання відповідної статті бюджету та проекту під час резервування витрат;
• Перевіряти та підписувати Заявки на закупівлю та Запити на платежі з фінансової сторони;
• Забезпечити опис витрат у журналах і касовій книзі, а також, що якість журналів і касової книги в цілому відповідає внутрішнім інструкціям ДРБ.
• Забезпечити належну систему зберігання фінансових документів;
• Надавати скановані ваучери фінансовому менеджеру щомісяця;
• Планувати і дотримуватись консолідованої таблиці бюджету (ФАЙЛ) для дільності (проекти/BL);
• Перевіряти журнали обліку та форми розрахунку палива, надані відділом постачання, надавати аванс на паливо та відшкодування палива;
• Забезпечити повний нагляд за контрактами: перевірка угод, підтвердження звітів, супровід персоналу Програми під час візитів;
• Активно брати участь у гармонізації операційної роботи: обмінюватися ідеями, створювати інструменти, оновлювати їх тощо;
• За потреби надавати іншу підтримку менеджеру з адміністративної та програмної діяльності в рамках адміністративно-фінансових питань.

Адміністрація

• Управляти різними адміністративними завданнями, такими як узгодження договорів на обслуговування офісу: оренда офісу, постачання питної води, забезпечення доставлення документів до київського офісу кур’єрськими службами за потреби; координація організації тренінгів/зустрічей; узгодження договорів оренди та адміністративна підтримка інших приміщень ДРБ;
• Ефективно співпрацювати з відділом постачання та програм щодо своєчасної закупівлі матеріалів (програмне/офісне приладдя, канцтовари тощо) та послуг (комунальні послуги) за потреби;
• Організувати сканування та зберігання договорів, архівування документів та передачу до Київського архіву;
• Перекладати різноманітні вхідні/вихідні листи та допомагати в організації тренінгів/зустрічей та перекладати, коли це необхідно;
• Забезпечувати організацію транспорту та розміщення персоналу;
• Організовувати та забезпечувати підтримку зустрічей і семінарів;
• Вести офіційне листування з постачальниками та органами влади;
• Виконувати інші завдання за запитом фінансового менеджера та менеджера з адміністративної та програмної діяльності.

Необхідний досвід та компетенції

• Попередній досвід роботи в фінансово-адміністративній сфері не менше 2 років;
• Досвід роботи в НГО;
• Чудове володіння MS Word, Excel та PowerPoint;
• Володіння англійською, українською та російською мовами;
• Усі посади DRC вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями DRC: Прагнення до досконалості: зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів;
• Співпраця: залучення відповідних сторін і заохочення відгуків;
• Переймання ініціативи: взяти на себе відповідальність та ініціативу, прагнення до інновацій.
• Спілкування: слухати та говорити ефективно та чесно;
• Демонстрація чесності: дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки щодо цінностей і Кодексу поведінки ДРК, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань.

Освіта

• Вищий ступінь у відповідній галузі або еквівалент (фінанси, бухгалтерський облік, управління бізнесом);
• Відмінні навички роботи з Microsoft Office;
• Навички мовлення, дивана та спілкування;
• Розвинені організаторські здібності;
• Акуратність в оформленні документів;
• Компетентність вести переговори;
• Фінансова грамотність.

Ми пропонуємо

Тривалість контракту: 6 місяців з можливістю поновлення залежно від ефективності та фінансування та успішності проходження 3-х міс випробувального терміну

Рівень: Н

Місце роботи: м. Суми

Дата початку: якнайшвидше

Зарплата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування для національних  співробітників Датської ради у справах біженців.

Процес подачі заявки

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою за посиланням

Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Звертаємо Вашу увагу, що у зв’язку з терміновістю набору, заявки розглядатимуться по мірі надходження  та вакансія може закритися раніше кінцевого терміну подачі резюме.

Кінцевий термін подання заявок: 20/03/2023

Щоб отримати додаткову інформацію про Данську раду у справах біженців, відвідайте наш веб-сайт drc.ngo.

2023-03-01T17:27:44.000 2023-03-20T23:59:59.000 Full time / Повна зайнятість TELECOMMUTE Україна Danish Refugee Council (DRC)