Перш за все — повага й турбота. Конспект книги «Нові правила ділового листування»

Позаштатна авторка кар'єрного порталу Happy Monday

12.07.19 Карьера 5 min reading

Друга книга Максима Ільяхова та Людмили Саричової присвячена текстам, з якими ми маємо справу ледь не щодня — листам і повідомленням. І якщо «Пиши, скорочуй» можна було рекомендувати 90% своїх знайомих, то «Нові правила ділового листування» потрібно прочитати геть усім.

На думку редакторів Максима Ільяхова та Людмили Саричової, головний секрет успішного ділового листування — це повага до адресата і щира турбота про його інтереси. Як бачите, з часів «Пиши, скорочуй» нічого не змінилося 🙂 Тільки тепер перед нами посібник із безліччю прикладів невдалих переписок та засобами їх покращення.

«Нові правила ділового листування» обов’язкові до прочитання тим, хто надсилає листи чи повідомлення з робочих питань, — працівникам компаній, менеджерам проектів, керівникам, фрілансерам і тим, хто шукає роботу. Одним словом, усім 🙂

Ми законспектували найголовніші ідеї, які допоможуть вам вже від завтра писати краще.

Поважайте час адресата

Максим і Людмила стверджують, що найбільше у листах дратують (сюрприз!) зовсім не конкретні слова, а ставлення: недбалість, панібратство, перекладання відповідальності, постійні повторення, поспіх і терміновість, а ще удавана ввічливість. Тому почати варто із турботи про адресата та поваги до його часу.

Один лист — одна справа

Адресату буде простіше вирішити питання, якщо не доведеться перемикатися одразу між кількома задачами. А ще завжди намагайтеся спростити адресатові завдання. Наприклад, якщо просите колегу обдзвонити людей, чиї номери у вас є, — одразу надайте їх у листі, щоб людина не витрачала свій час на зайву роботу.

Правильна тема листа

Інформативність, чіткість і простота пошуку — основні правила формулювання теми. Якщо ви надсилаєте документ, то почніть тему з основного іменника (напр.: акт, договір). А якщо ставите комусь задачу, то в темі можна використати наказовий спосіб (напр.: підготувати звіт для засідання).

Терміновість листа

По-перше, писати у темі, що лист терміновий, можна лише в екстрених ситуаціях. Краще вказати конкретний дедлайн прямо в темі (замість «Терміново!» і «Горить!») або ж просто подзвонити (якщо справу дійсно треба вирішити дуже швидко).

По-друге, переконайтеся, що дедлайн виставлено максимально зрозуміло. Наприклад, прочитавши «до 15.04.2019», людині доводиться перевіряти у календарі, що це за місяць та день тижня. Набагато простіше, якщо одразу написано: «Підготувати макет до понеділка (15 квітня)».

Структура

Листи потрібно робити зручними для сприйняття, тому поділ на абзаци та підпункти — це основа ефективного письмового спілкування. Кожен абзац має стосуватись лише однієї теми. Питання до адресата потрібно виносити в окремий абзац. Можна також нумерувати пункти і створювати списки.

Гіперпосилання потрібно оформлювати охайно: лінкувати зрозумілі словосполучення («Мої роботи на Behance» замість «Дивитись тут»), а не прикріплювати довжелезне посилання. Якщо ви не маєте можливості оформити посилання таким чином, варто хоча б його скоротити за допомогою спеціальних сервісів. Головне — щоб читати ваш лист було зручно.

Допоміжні матеріали

Потрібні файли варто додавати відразу, але загальна кількість прикріплених матеріалів в одному листі не повинна зашкалювати. Також варто вказати найважливіше у тексті листа, наприклад потрібні цифри з Exсel.

Поважайте особисті кордони адресата

Усі ніби знають, що особисті кордони — це своєрідні рамки, за які не можна заступати. Але на практиці безліч роботодавців, партнерів та колег порушують найпростіші принципи комунікації. У книзі «Нові правила ділового листування» є кілька порад, як не порушувати чужі особисті кордони.

• Обговорюйте приватні теми (родина, здоров’я, одяг, особисте життя) лише поза роботою.

• Не робіть висновків за інших. Виразів на кшталт «Вам це вигідно», «Вам сподобається» краще уникати.

• На роботі оцінюйте результати праці людини та її професійну поведінку, а не особистість.

• Не уточнюйте перед проханням, чи має людина час. Краще одразу напишіть ділову пропозицію — так ви цей час дійсно зекономите.

• Не нагадуйте про себе постійно. Краще запропонуйте свою допомогу, якщо вирішення питання затягується.

• Ніколи не маніпулюйте іншими. Апелювання до найвищого блага, інтересів команди чи професіоналізму лише заважають порозумітися.

• Визнавайте помилки та не робить вигляд, що все добре, коли це не так.

• Пишіть лише те, що потім можуть переслати третім особам. За листування ніколи не має бути соромно.

Як швидко покращити ділове листування?

Щоб суттєво посилити ефективність власних email-ів, варто оминати найстрашніші «гріхи» ділового листування:

листи без теми;
листи з багатьма адресатами, що починаються зверненням «Шановні колеги!»;
питання не по темі у листах;
абстрактні роздуми без чіткого формулювання завдання та дедлайну;
«термінові» завдання, які лише відволікають адресата;
тиск на адресата і маніпуляції на кшталт «Тобі що, важко?»;
неправильне ім’я / прізвище тощо (краще перепитати);
агресивні, саркастичні або іронічні звернення;
багато питань і тем в одному листі;
анонсувати, але не прикріпити файл;
постійні нав’язливі нагадування по себе;
використання шаблонних виразів.

Коли краще взагалі не писати

1. У стані емоційного збудження. Краще заспокоїтись, а потім подзвонити. Якщо ж дзвінок неможливий, варто серйозно «охолонути» і тільки потім писати.

2. Коли потрібно обговорити питання усією командою. Можна витратити багато часу, а результат буде нульовим. Якщо колективна зустріч або груповий дзвінок неможливі, швидше буде домовитись із кожним окремо.

3. Якщо у вас щось термінове. Термінові питання потрібно вирішувати особисто (за допомогою зустрічі або дзвінка). Робочі «пожежі» потребують максимальної уваги прямо зараз, а пошта за замовчуванням не той засіб зв’язку, коли щось «горить».

4. Коли тема занадто складна. Занадто складні та важливі теми (концепції, стратегії) варто обговорювати наживо. Якщо доводиться писати, варто продумати можливі питання з боку адресата і заздалегідь на них відповісти.

***

Ділове листування сьогодні — важлива частина нашого життя кожного з нас. Якщо зробити комунікацію комфортною та ефективною, робота стане приємнішою для кожної зі сторін. Більше про правила і лайфхаки ділового спілкування читайте у книзі «Нові правила ділового листування».