Administrative Manager до ГО "INSIGHT"
Здається, ви трохи запізнились
Скоріше за все, ця вакансія закрита, бо вже зробила чиїсь понеділки щасливими.
Але не засмучуйтесь — у нас є що вам запропонувати!
Подивіться інші відкриті можливості на сайті.
Спільното, привіт 👏
Ще не спекотно, але ми вже палаємо пошуком +1 людини на роль адміністративної менеджерки до команд Insight і Маршу Жінок.
Наша ідеальний_а кандидат_ка мають попередній досвід у ролі логістичного_ї менеджера_ки, аби одразу підхопити всі процеси 💔
Хто ми?
📍ГО “INSIGHT” займається правозахистом та просвітництвом, надає юридичну допомогу та психологічну підтримку LGBTQ+ людям.
📍”Марш Жінок” — це громадська феміністична ініціатива. Наша мета — адвокатувати і захищати жінок від насильства, сприяти розширенню прав та можливостей, підвищувати видимість жіночого руху в Україні, допомагати військовослужбовицям.
🦾Які задачі бачимо для адміністративної_го менеджерки_а?
- Планувати та координувати логістику івентів. Визначати потреби у ресурсах, обладнанні, транспорті та інших логістичних аспектах;
- Шукати, обирати і резервувати оптимальні приміщення для івентів, узгоджувати умови оренди з власниками приміщень (чи готелями), резервувати дати й час проведення заходів;
- Шукати і домовлятися з постачальниками та партнерами щодо товарів та послуг, контролювати якість виконання замовлень;
- Складати бюджет заходів на логістичні потреби та контролювати його виконання;
- Шукати і домовлятися з логістичними & транспортними компаніями, готелями тощо про співпрацю;
- Обирати та замовляти харчування для учасниць/ків заходу;
- Створювати звіти по логістиці проєктів;
- Збирати & вести документи по організації івентів. Збирати та зберігати всю документацію, пов’язану з постачальниками та партнерами (договори, акти виконаних робіт, рахунки тощо);
- Менеджери закупку усього необхідного для х2 офісів ГО в центрі Києва (технічне обслуговування та ремонт оргтехніки, контакти з експлуатаційними службами та сервіс провайдерами, облік і замовлення канцтоварів тощо);
- Оптимізовувати логістичні процеси ГО, аби мінімізувати витрати й затримки;
- Координувати доставку всіх необхідних матеріалів і обладнання до місця проведення заходу (роздаткові матеріали, презентації, реквізит);
- Взаємодіяти з командою заходу. Співпраця з іншими членкинями команди (тренерками, спікерками, бухгалтерками) для забезпечення плавної організації заходу та успішної реалізації логістичного плану;
- Комунікувати з учасницями/ками тренінгів та заходів щодо логістичних питань;
- Інформувати учасниць/ків про дати, місце проведення, програму заходу, транспорт та інші деталі. Писати і відправляти логістичні записки, за потреби — створювати простори для спілкування;
- Вести проєктну документацію у базах даних (внесення, систематизація та контроль);
- Вести облік промопродукції та інвентаризувати майно;
- Забезпечувати кур’єрську доставки документів та поштових відправлень;
- Забезпечення щоденної роботи офісу і організація матеріально-технічного забезпечення;
- Допомагати із логістикою відряджень коліжанкам;
- Допомагати з офісними закупівлями.
🖼️ Must-have навички:
- 2+ роки досвіду у ролі логістичної або адміністративної менеджерки;
- Уміти користуватися Google Suite (Google Docs, Slides, Sheets, Calendar, Meets);
- Вільно володіти українською.
⭐️ Зіркові навички нашої кандидатки — якщо ти це вмієш, буде супер:
- Маєш попередній досвід в організації подій закордоном;
- Знаєш англійську від B1 (Intermediate), аби спілкуватися з іноземними підрядниками.
🔮 Мʼякі навички:
- Розділяти наші цінності (толерантність і нетерпимість до будь-яких форм дискримінації, підтримка прав людини, захист та адвокація прав жінок);
- Уміти в конфлікт і ризик-менеджмент;
- Брати лідершип і бути небайдужою_им. Для тебе задачі у твоїй і суміжній зонах відповідальності — твоя проблема, і ти не заспокоїшся, поки все не стане тіп-топ;
- Структурувати й упорядковувати work-space навколо себе;
- Спілкуватися чітко і по структурі, адже тобі важливо бути правильно сприйнятою_им;
- Уміти в тайм-менеджмент й уважно ставитися до деталей.
🔎 Що пропонуємо?
- 3 місяці випробувального терміну;
- Фінансову компенсацію пропорційно навичкам і досвіду;
- Поїздки закордон для навчання й спілкування з іноземними партнерськими організаціями;
- 11 – 18:00 робочий графік у гібридному форматі (офіс + ремоут);
- Офіс у центрі Києва.
Важливим критерієм у відборі є співпадіння із цінностями організації. Тому у фокусі — мʼякі навички та цінності кандидата_ки.
Етапи відбору:
1️⃣ Заповнити Google-форму
2️⃣ Виконати тестове завдання (лише для відібраних кандидатів_ок)
3️⃣ Пройти HR-інтервʼю
4️⃣ Пройти технічне інтервʼю із тім-лідерками напряму
5️⃣ Отримати пропозицію співпраці ✨✨
Дякуємо!
Тепер редактори знають.