Останнє оновлення
72 днів тому

Receptionist at NDI

full-time office Київ (Україна) junior intermediate, upper, advanced
Вакансія закрита

Здається, ви трохи запізнились

Скоріше за все, ця вакансія закрита, бо вже зробила чиїсь понеділки щасливими.
Але не засмучуйтесь — у нас є що вам запропонувати!
Подивіться інші відкриті можливості на сайті.

подивитися
Ця вакансія є частиною спецпроєкту Вакансії для героїв
Вакансії від компаній, які вважають, що мати в команді захисників та захисниць України — це честь.

Background

The National Democratic Institute (NDI) is a non-profit, non-governmental organization that works to strengthen democratic institutions around the world by engaging civil society and promoting openness and accountability in government. NDI has been supporting local democratization efforts in Ukraine since 1992. 

General overview of the position

The Receptionist will support the effective and efficient running of the Kyiv office. Specifically, the Receptionist will support office administrative functions under the direct supervision of the Administrative Officer to ensure efficient administrative operations within the office and for programmatic functions and maintain a welcoming environment for all staff members and visitors. 

This position does not have supervisory responsibilities. 

This position requires in-office presence for 4 days a week, with the option to work remotely for 1 day.

Primary Responsibilities

Under the supervision of the Administrative Officer, perform the following tasks:

Reception:

  • Meet and accompany NDI guests, making tea or coffee upon request.
  • Handle incoming and outgoing mail, including sorting, distributing, and processing mail and packages.
  • Assist staff with document signing, copying, and scanning needs.
  • Ensure all hard and soft copies are filed in the respective folders.
  • Assist with office security measures, such as maintaining security badges and the security book.
  • Assist in overseeing office cleanliness and organization, coordinating with the cleaner for improvements or on-case requests.

Office Administration:

  • Manage office supplies and inventory, including ordering, restocking, and organizing supplies such as stationery, kitchen supplies, and cleaning materials.
  • Support in coordinating office maintenance and repairs, liaising with building management, maintenance contractors, and service providers.
  • Manage office equipment such as printers, copiers, and scanners, troubleshoot issues, and arrange repairs or replacements when necessary.
  • Manage and administer office space, assets including laptops, and other related office systems and equipment.
  • Ensure all assets are tagged and keep records of asset movement through completion and proper filing of asset forms.
  • Assist with event planning and logistics for meetings, conferences, or office events, including arranging catering, setting up meeting rooms, and coordinating equipment or materials.
  • Coordinate driver’s schedules.
  • Organize the workplace for the new staff (screen, mouse, keyboard, etc).
  • Issue staff with consumables as and when required.
  • Assist in coordinating office moves or renovations, including planning logistics, overseeing packing and unpacking, and updating office layouts or configurations.
  • Provide general administrative support to office staff, such as scheduling appointments, managing calendars, and assisting with document preparation or data entry tasks.
  • Provide support in managing office-related facilities
  • Perform other duties as assigned by supervisor.

Required Skills and Experience

  • A bachelor’s degree from an accredited university is required, preferably in public/business administration, legal studies, human resource management, communications, or other related fields;
  • Work experience in a related field;
  • Knowledge about maintaining systems and processes is preferred, and work experience or an internship in an administrative position is a plus;
  • Fluency in Ukrainian;
  • Strong written and oral communication skills in English;
  • The interpersonal skills necessary to build relationships with all levels of staff, program partners, international personnel, and consultants;
  • Ability to work both independently and as a member of a team;
  • Working knowledge of Google Apps (Gmail, Calendar, Google Drive, and G+), and PC-based word processing and spreadsheet applications; 
  • Experience with NetSuite is highly desired; and
  • Willingness to work beyond normal working hours and travel domestically, when necessary.

Remuneration Package

NDI Ukraine’s salaries are subject to applicable employment taxes established by the government legislation. Gross salary reflects a 40-hour per week work schedule. Healthcare insurance coverage is available from the first day of employment. The full benefits of local staff members of the NDI-Ukraine office after the probation period include 20 working days of paid vacation leave per year, paid sick leaves, and officially observed Ukrainian holidays.

Deadline: The deadline for the submission of the required documents is by close of business on October 10, 2024. 

Selection Process: Interested applicants are invited to apply via the Application Form.

Only candidates who are long-listed will be invited to the written test stage. Successful candidates from this stage will proceed to the interview. For certain positions, a pre-screening recording may be required, and an additional interview with the Program Senior Director may also be conducted.

The NDI Ukraine is committed to diversity and inclusion within its workforce and encourages qualified female and male candidates from all national, religious, ethnic, and social backgrounds to apply to become a part of the organization.

The NDI Ukraine is committed to fostering a diverse and inclusive workplace, and encourages all applicants, regardless of their abilities, to apply to become a part of the organization.

NDI Ukraine has the authority to re-promote the vacancy, terminate the recruitment process, provide an appointment at a lower grade, or offer an appointment with a revised job description or for a different duration.

Інформація про вакансію
Опубліковано: 3 жовтня 2024
Актуально до: 10 жовтня 2024

Як відгукнутись на вакансію?

Будь ласка, увійдіть або зареєструйтесь, щоб побачити деталі.
Поскаржитися на вакансію
Дізнайтесь більше

Що варто знати про Національний Демократичний Інститут Міжнародних Відносин

Національний демократичний інститут (НДІ) є некомерційною, неурядовою організацією, яка працює задля посилення демократичних інститутів у всьому світі шляхом залучення громадянського суспільства, сприяючи відкритості та підзвітності влади. З часу свого заснування в 1984 році НДІ та його місцеві партнери працюють задля підтримки і зміцнення демократичних інститутів та практик, забезпечення проведення чесних виборів, залученню громадян до суспільних процесів, а також сприяють відкритості та прозорості влади. Хто нас підтримує: Колишній держсекретар США Мадлен Олбрайт виступає в якості голови Ради директорів НДІ. Інститут отримує фінансову підтримку від Конгресу США, Державного департаменту США та Агентства США з міжнародного розвитку, а також приблизно 35 інших країн, багатосторонніх інституцій та фондів. НДІ відкрив офіс у Києві у вересні 1992 року. З тих пір Інститут сприяє розвитку демократії в Україні шляхом зміцнення політичних партій, спостереження за проведенням виборів, розвитку громадянського суспільства та програм з роботи з урядом.
На жаль, ця компанія ще не має повного профілю на Happy Monday

Ви представник компанії? Дізнайтесь, як створити повний профіль

Про компанію
Схожі вакансії
Більше
Більше Більше для компаній
Пошукачу
Для компаній
Увійти
Є ідея!

Дякуємо!

Тепер редактори знають.