Фахівець/чиня з адміністративних питань / Administrative Officer до Deloitte in support of the USAID Health Reform Support (HRS)

Компанія «Делойт» шукає кваліфікованих кандидатів на посаду Фахівця з адміністративних питань для підтримки Проекту USAID «Підтримка реформ охорони здоров’я» (далі – Проект).

Посада: Фахівець з адміністративних питань
Період зайнятості: 15/12/2024 р. – 31/03/2025 р. (з можливістю продовження)

Інформація про Проєкт:

Мета діяльності Проєкту USAID «Підтримка реформи охорони здоров’я» (Проєкт) полягає у підтримці прозорої, підзвітної та ефективної системи охорони здоров’я, здатної задовольняти потреби населення України. Сприяння реформуванню сектору охорони здоров’я, підвищення прозорості та боротьба з корупцією зменшать власні витрати громадян на охорону здоров‘я та покращать доступ українців до високоякісних та заснованих на доказах медичних послуг. Ліквідація корупції є складовою кожного компоненту, який має бути виконаним у рамках Проєкту, а саме:

1. Покращення управління у секторі охорони здоров’я.
2. Сприяння трансформуванню моделі фінансування охорони здоров’я.
3. Зміцнення кадрового потенціалу сектору охорони здоров’я.
4. Підвищення прозорості, підзвітності системи охорони здоров’я та її чутливості до змін.
5. Покращення системи надання послуг на всіх рівнях.

Обсяг послуг

Фахівець з адміністративних питань забезпечує організаційно-адміністративну підтримку Проєктному офісу з відновлення сектору охорони здоров’я (Проєктний офіс) при Міністерстві охорони здоров’я (МОЗ) України.

Опис послуг

Адміністративна підтримка діяльності Проєктного офісу:

• Організація та ведення документації Проєктного офісу, включаючи зберігання, структурування та архівування відповідних документів.
• Адміністративний супровід команд Проєктного офісу, включаючи координацію робочих процесів та планування внутрішніх ресурсів.
• Забезпечення належного обміну інформацією між командами, структурними підрозділами МОЗ України та зовнішніми партнерами, зокрема через електронні канали та системи документообігу.
• Організація та проведення навчальних сесій для команд Проєктного офісу з використання електронних інструментів та процесів управління завданнями.
• Підтримка процесів зворотного зв’язку для покращення командної роботи та вдосконалення управлінських підходів.
• Участь у підготовці звітів щодо роботи Проєктного офісу (щотижневих, щомісячних, щоквартальних).
• Координація внутрішніх та зовнішніх зустрічей з партнерами та стейкхолдерами, підготовка та оформлення протоколів зустрічей.
• Організація комунікацій з основними зацікавленими сторонами та підтримка оновлення інформаційних каналів Проєктного офісу (електронні розсилки тощо).

Забезпечення роботи електронних екосистем управління Проєктного офісу:

• Підтримка електронних систем управління завданнями та проєктами відповідно до вимог Проєктного офісу.
• Внесення інформації про проєкти, завдання та пріоритети в електронну екосистему та підтримка її актуальності для забезпечення прозорого доступу команди до ключової інформації.
• Розробка та впровадження шаблонів для документації та звітності, що полегшують процес управління інформацією в Проєктному офісі.
• Забезпечення єдиного стандарту ведення електронних записів та формування єдиної бази даних для усіх проєктів у межах Проєктного офісу.

Моніторинг виконання завдань та контроль дотримання термінів:

• Систематичний моніторинг виконання завдань у межах Проєктного офісу для забезпечення відповідності термінам, встановленим на етапі планування.
• Виконання регулярного аналізу прогресу реалізації завдань, забезпечення оперативного інформування керівництва Проєктного офісу про відхилення та затримки.
• Управління системою нагадувань та оповіщень щодо термінів виконання для ключових виконавців у межах Проєктного офісу.
• Проведення аудиту реалізації задач, оцінка продуктивності команд та внесення пропозицій щодо покращення управлінських процесів.

Аналітична підтримка та підготовка звітності для Проєктного офісу:

• Збір, обробка та аналіз даних з різних проєктних активностей Проєктного офісу з метою визначення прогресу, ресурсних потреб та можливих ризиків.
• Формування регулярних аналітичних звітів для керівництва Проєктного офісу, включно з ключовими показниками ефективності, зведеними даними про виконання завдань і основними рекомендаціями.
• Участь у підготовці презентацій для стратегічних сесій та звітів для керівництва з використанням інфографіки та візуальних аналітичних інструментів.
• Виявлення та документування успішних практик та підходів у реалізації завдань, створення бази знань для внутрішнього користування Проєктного офісу.

Місце роботи та відрядження

Фахівець з адміністративних питань працюватиме в м. Київ у Міністерстві охорони здоров’я України. Відрядження не передбачаються.

Вимоги

• Ступінь бакалавра (або вище)
• Відмінні навички письмового та усного спілкування, вживання дипломатичної та тактовної лексики навіть у стресових і термінових ситуаціях
• Вільне володіння українською мовою; професійний рівень володіння англійською мовою
• Досвід адміністративної роботи не менше 2 років; робота в державному секторі буде вважатися перевагою
• Відмінна особиста організованість та організаторські здібності для визначення пріоритетів та планування завдань
• Виняткова здатність дотримуватися термінів
• Відмінні навички проведення презентацій та організації зустрічей
• Здатність почуватися комфортно у мінливому середовищі
• Позитивний командний гравець із сильними навичками міжособистісного спілкування та налагодження стосунків
• Здатність проявляти ініціативу, діяти незалежно та орієнтуватися в неоднозначних ситуаціях
• Уважність до деталей
• Винахідливість і прагматичність під час розв‘язання проблем
• Уміння помічати неординарне та завершувати цикли
• Упевнений користувач Microsoft Word, Excel, PowerPoint та Outlook
• Досвід роботи з CRM системами та програмами проектного менеджменту буде вважатися перевагою
• Можливість працювати понаднормово, за потреби

Підпорядкування

Фахівець з адміністративних питань підпорядковуєтсья Менеджеру з питань відновлення та відбудови системи охорони здоров’я.

Кандидати, які відповідають вищезазначеним вимогам, повинні надіслати своє резюме, супровідний лист, та три контакти для перевірки рекомендацій не пізніше 10 грудня 2024 року. На співбесіду будуть запрошені лише ті кандидати, які пройдуть попередній відбір.

2024-12-05T18:44:43.000 2024-12-10T23:59:59.000 Full time / Повна зайнятість TELECOMMUTE Україна Deloitte in support of the USAID Health Reform Support (HRS)