Фахівець із закупівель (Procurement Officer) до Фонду “Євразія”

РЕЗЮМЕ

Фонд Євразії (EF), американська міжнародна неприбуткова організація, яка сприяє реформам ефективного управління та розвитку громадянського суспільства, приймає заявки на посаду Спеціаліста з закупівель на виконання проекту міжнародної технічної допомоги «Прозорість та підзвітність у державному управлінні та послугах (TAPAS)», що фінансується USAID та UK.

Метою TAPAS є фінансова підтримка громадян України та Уряду України для зменшення або усунення корупції в ключових органах і службах державного управління та зміцнення довіри українців до свого уряду на основі продемонстрованої прозорості, підзвітності та покращених послуг. Діяльність зосереджена на трьох напрямках: 1) широкомасштабне використання електронних закупівель в Україні; 2) ефективна програма відкритих даних; 3) прозорі та ефективні публічні послуги у формі електронних послуг. Детальніше про діяльність TAPAS: www.tapas.org.ua

Фахівець із закупівель підтримує адміністрування повного циклу процесу закупівель, який включає, але не обмежується, підтримку грантів Фонду швидкого реагування (RRF), наданих через TAPAS, а також залучення коротко- та довгострокових консультантів і постачальників послуг .

ОБОВ’ЯЗКИ

• Підтримувати впорядковану та повну систему файлів для усіх грантів і контрактів, забезпечувати точне ведення бази даних
• Забезпечення адміністрування повного циклу закупівель, починаючи з оголошення про конкурс, попередньої оцінки, прямої технічної допомоги грантоотримувачам і процедур закриття контракту
• Спільно з технічним персоналом готувати документацію для оприлюднення конкурсних закупівель
• Підготовка документів про вибір постачальника/ виконався для затвердження донором
• Співпрацювати та тісно координувати дії з бенефіціарами програми під час етапів підготовки, оцінки та присудження процесу закупівель
• Координувати роботу з персоналом програми для розробки, перегляду та редагування контрактів для коротко- та довгострокових консультантів, а також постачальників послуг
• Надавати консультації щодо можливих ризиків та брати на себе ініціативу в будь-яких суперечках щодо контрактних питань
• Координувати контрактні угоди, забезпечувати виконання згідно з узгодженим графіком, контролювати постачальників послуг і надання результатів, а також переглядати фінансові звіти
• Готувати платіжні документи та акти прийому-передачі, іншу необхідну платіжну документацію
• Перевіряти товари, виставлені в рахунку, із замовленими товарами та послугами
• У координації зі старшим менеджером із грантів і контрактів і старшим фінансовим менеджером аналізувати опис грантів і фінансові звіти, щоб забезпечити відповідність правилам і політикам закупівель EF і вимогам донорів
• Брати участь у переговорах з постачальниками, консультувати та готувати меморандуми, що підсумовують переговори
• Координувати зі старшим фінансовим менеджером підтримку бази даних заявок на закупівлю та підготовку місячних/квартальних прогнозів виплат
• Допомога в підготовці річних, квартальних та інших спеціальних звітів TAPAS за потреби
• Інші обов’язки за призначенням.

КВАЛІФІКАЦІЯ

• Щонайменше ступінь бакалавра в галузі бухгалтерського обліку, управління бізнесом, права, економіки або суміжної галузі, бажано ступінь магістра
• Мінімум 3 роки відповідного досвіду у сфері закупівель та адміністрування контрактів; навчання або досвід роботи з управління грантами плюс
• Підтверджений досвід у складанні та веденні складних контрактів/угод
• Бажано знати правила та процедури управління контрактами та грантами USAID, але буде враховуватись досвід роботи з іншими проектами, що фінансуються донорами.
• Продемонстровані навички роботи з пакетом програм MS 365, включаючи Excel; попередній досвід роботи з базами даних управління грантами плюс
• Увага до деталей і відмінні організаторські здібності
• Здатність працювати самостійно, виконувати складні завдання та дотримуватись термінів
• Сильні навички міжособистісного спілкування та вміння встановлювати та підтримувати ефективні робочі відносини з колегами, постачальниками та партнерами
• Потрібне володіння українською та англійською письмовою та усною мовами.

НАДІСЛАТИ ЗАЯВКУ

Будь ласка, подайте заявку, заповнивши онлайн форму у полі відгуку на вакансію та додайте своє резюме та супровідний лист до прикріплених файлів у формі.

Дедлайн подачі заявок 19 жовтня 2022 року

Ми зв’яжемося лише з кандидатами, яких буде запрошено на співбесіду.

ENGLISH

SUMMARY

Eurasia Foundation (EF), a US-based international development organization promoting good governance reform and civil society development, is accepting applications for a Procurement Officer for the USAID and UK aid funded Transparency and Accountability in Public Administration and Services (TAPAS) activity.

The purpose of TAPAS is to financially support Ukrainian citizens and the Government of Ukraine (GoU) to reduce or eliminate corruption in key public administration functions and services and build trust of Ukrainians in their government based on demonstrated transparency, accountability and improved services. The activity focuses on three areas: 1) large scale use of electronic procurement in Ukraine; 2) an effective Open Data program; and 3) transparent and efficient public services in the form of eServices.

The Procurement Officer supports the administration of the full cycle of the procurement process, which includes but not limited to, support for the Rapid Response Fund (RRF) grants awarded through TAPAS, as well as contracting short- and long-term consultants and service vendors.

DUTIES

• Maintain an orderly and complete filing system for all grants and contracts files, ensure accurate database maintenance
• Provide administration of the full cycle of all procurements starting with call announcement, pre-award assessments, direct technical assistance to grantees and close-out procedures
• Together with technical staff, prepare documentation for the publication of competitive procurement tenders
• Prepare procurement selection memoranda and donor approval requests
• Cooperate and coordinate closely with program beneficiaries during the preparation, evaluation, and award stages of the procurement process
• Coordinate with program staff in order to draft, review and edit contracts for short- and long-term consultants as well as service vendors
• Provide risk management advice and take the lead in any disputes concerning contractual issues
• Coordinate contract agreements, ensure implementation in line with the agreed schedule, monitor service providers and the submission of deliverables, and review financial reports
• Prepare payment requests and acts of acceptance, other required documentation
• Verify items billed against items ordered and reconcile differences through follow-up with third-party vendors
• In coordination with the Senior Grants & Contracts Manager and Senior Finance Manager, analyze grant narrative and financial reports to ensure compliance with EF procurement rules & policies and donor requirements
• Participate in negotiations with vendors, consult and advise, prepare memoranda summarizing negotiations
• Coordinate with the Senior Finance Manager in maintaining the database of procurement purchase requests and preparing monthly/quarterly installment projections
• Assist in preparation of TAPAS annual, quarterly and other ad hoc reports as required
• Other duties as assigned.

QUALIFICATIONS

• Bachelor’s degree in accounting, business management, law, economics, or a related field required, Master’s degree preferred
• Minimum 3 years of relevant experience in procurement and contract administration; training or work experience with grants management a plus
• Proven experience in drafting and negotiating complex contracts/agreements
• Familiarity with USAID contracts and grants management policies and procedures is desirable, but experience with other donor-funded projects will be considered
• Demonstrated proficiency with the MS 365 suite of applications, including Excel a must; previous experience with grant management databases a plus
• Attention to detail and excellent organizational skills required
• Ability to work independently, handle complex assignments and meet deadlines
• Strong interpersonal skills and ability to establish and maintain effective working relations with colleagues, vendors and partners
• Ukrainian and English writing and spoken proficiency required.

 APPLY

Please apply by completing on-line application form and add your Resume and Cover letter to the attached files in the form.

Application deadline October 19, 2022

Only shortlisted candidates will be contacted.

2022-10-05T11:38:27.000 2022-10-19T23:59:59.000 Full time / Повна зайнятість TELECOMMUTE Україна Фонд "Євразія" / Eurasia Foundation