Кайдзен, или бережливое производство – это японская система менеджмента, основанная на непрерывном совершенствовании. Это позволяет минимизировать потери и сделать работу максимально эффективной. Рассказываем, как внедрить кайдзен в работу.
Наш эксперт — Марина Дяченко, управляющий партнер, CEO компании MANEZH, проводник принципов внедрения кайдзен в бизнесе, спикер международного события Disrupt HR Kyiv, организованного группой компаний Quadrate28.
Впервые кайдзен использовали в японской компании Toyota после Второй мировой войны. Столкнувшись с конкуренцией с западными автомобильными гигантами, Toyota взяла их лучшие методы для организации собственного производства.
У компании Ford позаимствовали массовую конвейерную сборку, рост производительности труда и снижение себестоимости изделий.
От Cadillac взяли принципы взаимозаменяемости деталей и людей, а также стандартизацию процессов.
К этому добавили традиционное для японцев стремление к постоянному совершенствованию. Так и появилась новая управленческая философия, которая получила название кайдзен.
Иероглиф «кайдзен». Его части расшифровываются как «изменения» и «хорошо».
Кайдзен – это наведение порядка, контроль результатов и постоянное совершенствование.
Философия кайдзен во многом основана на ценностях японцев. Работа для них – это смысл жизни. Они чувствуют свою причастность к делу и компании, часто пожизненно остаются в одной компании, там же строят карьеру их дети.
Культуре Японии присуще уважение к своему труду и результатам работы других, к коллегам, клиентам (японцы даже визитку дают двумя руками). Они стремятся сегодня сделать лучше, чем вчера, довести до совершенства даже самое простое действие.
Главный принцип кайдзен
Кайдзен можно применять не только в работе на производстве, но и в любой сфере деятельности. Самый важный принцип кайдзен – опора на команду единомышленников.
Кайдзен подразумевает вовлечение каждого сотрудника в процесс беспрерывного улучшения вместе с фокусом на уважении к клиенту, продукту, ремеслу и людям.
Основные инструменты кайдзен и как их применять
1. Система ТРМ (Total Productive Maintenance)
Предполагает обучение каждого работника специфике обслуживания оборудования.
Как применить? Многие проблемы, возникающие в работе, можно устранить самому, если глубже разбираться в процессах, с которыми мы работаем. Старайтесь быть самостоятельными, осваивайте больше, чем положено по вашей должности.
2. Стандартная операционная процедура
Письменные инструкции, которые определяют последовательность выполнения типичных операций.
Как применить? Такой инструкцией может стать, например, алгоритм оформления и передачи на оплату счетов или внепланового выходного дня. Это значительно облегчит взаимодействие с коллегами, избавит от стандартных вопросов, поможет выработать автоматический навык, а также быстро адаптировать новых сотрудников.
3. Кайдзен (как непрерывное совершенствование)
Когда вы каждый день стремитесь делать свою работу лучше.
Как применить? Постоянно отслеживайте пробелы и упущения, предлагайте решения для их устранению. Не жалуйтесь, а ищите оптимальные пути решения задач.
4. Метод «5 почему»
Помогает найти первопричину возникших проблем.
Как применить? Если возникла трудность – спросите себя почему. Получив ответ, снова спросите себя почему. И так пять раз. В конце этой цепочки вы получите понимание того, что лежит в основе проблемы.
5. Визуальный контроль
Правильная организация рабочего пространства и процессов, благодаря которой состояние всей системы, а значит и возникающие проблемы, видно сразу. Хорошая визуализация – это когда не возникает вопросов по поводу порядка действий или содержания процессов.
Как применить? Разместите на своем рабочем месте информационные таблички, стики с напоминаниями о выполнении задач, отмечайте разными цветами уже законченные работы и т. д.
6. Система 5S
Включает в себя сортировку (Seiri), соблюдение порядка (Seiton), содержание в чистоте (Seiso), стандартизацию (Seiketsu) и совершенствование (Shitsuke).
Как применить? Тут речь идет об упорядоченности и прозрачности всех рабочих процессов. Это позволяет освободить 2-3 часа времени в неделю для занятия любимым делом и собственного развития.
7. Быстрая переналадка SMED (Single Minute Exchange of Dies)
Позволяет сократить время переключения с одной задачи на другую.
Как применить? Мы сталкиваемся с большими скоростями процессов, от нас требуется быстрое принятие решений и быстрая реакция на постоянно меняющийся контекст. Поэтому важно уметь оперативно переключиться с одной задачи на другую.
8. Дзидока
Позволяет управлять качеством продукции и процессов по ходу выполнения работы.
Как применить? Важно не только делать качественно свою работу, но также не игнорировать дефекты других коллег (если от этого зависит результат работы всей команды). То есть, работая в команде, не принимайте, не делайте и не передавайте дефекты дальше.
9. Точно вовремя (Just In Time)
Когда все происходит в нужном месте, в нужное время и в нужном количестве.
Как применить? Быть пунктуальным и точным: не подводить партнеров, коллег и самого себя.
10. «Вытягивающая» система — канбан
Благодаря специальным сигнальным карточкам помогает выполнять нужные задачи в нужном количестве и в нужное время. Применяется для реализации принципа «точно вовремя».
Как применить? Например, это может быть таблица, где обозначены новые задачи, задания в работе, на тестировании, завершенные задачи и т.д. Каждая колонка — это задачи отдельного специалиста, а из колонки в колонку (от одного специалиста к другому) задача перемещается по мере выполнения. Таким образом сразу видно количество задач, статус их выполнения, загрузку каждого сотрудника, узкие места, где задачи скапливаются и тормозят весь процесс.
Кайдзен — это стиль жизни
Залог успеха в применении кайдзен – это стремление человека к качеству без потерь. Качеству жизни, работы, событий, результатов своих действий. Ведь потери – это также о времени, усилиях, личном потенциале.
Кайдзен помогает найти недостающее время и свежие идеи, освоить новые навыки для реализации своего потенциала.
Благодаря кайдзен люди учатся анализировать свою жизнь, формировать жизненную стратегию и цели, учатся быть зрелыми и осознанными.
С чего можно начать прямо сегодня?
Кайдзен начинается с анализа. Проведите полную инвентаризацию дел. Важно понять, где есть потери, оценить лишние действия, пересмотреть организацию труда. Дальше можно приступать к оптимизации процессов:
• организуйте рабочее пространство;
• наведите порядок, уберите лишнее;
• рационально организуйте хранение документов;
• соблюдайте логичную организацию работы.
Чтобы проверить, удалось ли по-настоящему использовать этот принцип, просто попробуйте найти важный файл за 30 секунд. Если получилось — вы на правильном пути.
Пусть постоянные маленькие шаги к совершенствованию станут неотъемлемой частью каждого рабочего дня.
Личный опыт
Мы с командой уже 10 лет занимаемся внедрением кайдзен и 8 лет — развитием персонала с точки зрения soft skills.
И только сейчас я могу сказать, что у меня формируется осознанная команда управленцев. Они хотят развиваться осознанно каждый день и не ограничивают свой рост какой-то одной сферой.
У меня нет одинаковых подходов для всех, я пользуюсь всем набором техник, которые предлагает кайдзен, а также теми идеями, которые рождаются в моей голове в процессе работы с персоналом.
28 лютого 2019 року на вас чекає нова міжнародна подія Disrupt HR Kyiv ІІ, організована группою компаній Quadrate28 Corp.
Як виховати команду чемпіонів? 5 порад головного тренера збірної України з боксу Дмитра Сосновського
