Що таке кайдзен і як застосовувати його в роботі?

Кайдзен, або ощадливе виробництво — японська система менеджменту, заснована на безперервному вдосконаленні. Вона дозволяє мінімізувати втрати та зробити роботу максимально ефективною. Як застосовувати кайдзен у роботі, розповідає Марина Дяченко, керівна партнерка, CEO компанії MANEZH.

Вперше кайдзен використали у японській компанії Toyota після Другої світової війни. Зіткнувшись із конкуренцією із західними автомобільними гігантами, Toyota взяла їхні найкращі методи для організації власного виробництва.

У компанії Ford вони запозичили масове конвеєрне складання, зростання продуктивності праці та зниження собівартості виробів. Від Cadillac взяли принципи взаємозамінності деталей та людей, а також стандартизацію процесів. До цього додали традиційне для японців прагнення постійного вдосконалення. Так і з’явилася нова управлінська філософія, яка одержала назву кайдзен.

Кайдзен — це впорядкування, контроль результатів та постійне вдосконалення.

Філософія кайдзен багато в чому ґрунтується на цінностях японців. Робота для них — це сенс життя. Вони відчувають свою причетність до справи та компанії, часто довічно залишаються в одній компанії, там же будують кар’єру їхні діти.

Культурі Японії властива повага до своєї праці та результатів роботи інших, колег, клієнтів (японці навіть візитку дають двома руками). Вони прагнуть сьогодні зробити краще, ніж учора, довести до досконалості навіть найпростішу дію.

Головний принцип кайдзен

Кайдзен можна застосовувати не тільки на виробництві, але й у будь-якій сфері діяльності. Найважливіший принцип кайдзен — опора на команду однодумців.

Кайдзен передбачає залучення кожного співробітника до процесу безперервного поліпшення разом із фокусом на повазі до клієнта, продукту, ремесла та людей.

Основні інструменти кайдзен та як їх застосовувати

1. Система ТРМ (Total Productive Maintenance)

Передбачає навчання кожного працівника специфіці обслуговування обладнання.

Як застосувати? Багато проблем, що виникають у роботі, можна усунути самому, якщо глибше розумітися на процесах, з якими ми працюємо. Намагайтеся бути самостійними, опановуйте більше, ніж передбачає ваша посада.

2. Стандартна операційна процедура

Письмові інструкції, що визначають послідовність виконання типових операцій.

Як застосувати? Такою інструкцією може стати, наприклад, алгоритм оформлення та передачі на оплату рахунків чи позапланового вихідного дня. Це значно полегшить взаємодію з колегами, позбавить стандартних питань, допоможе виробити автоматичну навичку, а також швидко адаптувати нових співробітників.

3. Кайдзен (як безперервне вдосконалення)

Коли ви щодня прагнете робити свою роботу краще.

Як застосувати? Постійно відстежуйте прогалини та недогляди, пропонуйте рішення щодо їх усунення. Не скаржтеся, а шукайте оптимальні шляхи вирішення завдань.

4. Метод «5 чому»

Допомагає знайти першопричину проблем, що виникли.

Як застосувати? Якщо виникла проблема — запитайте себе чому. Отримавши відповідь, знову спитайте себе чому. І так п’ять разів. Наприкінці цього ланцюжка ви отримаєте розуміння того, що є основою проблеми.

5. Візуальний контроль

Правильна організація робочого простору і процесів, завдяки якій стан усієї системи, а отже і проблеми, що виникають, видно відразу. Хороша візуалізація — це коли немає питань щодо порядку дій чи змісту процесів.

Як застосувати? Розмістіть на своєму робочому місці інформаційні таблички, стіки з нагадуваннями про виконання завдань, відмічайте різними кольорами вже закінчені роботи тощо.

6. Система 5S 

Включає сортування (Seiri), дотримання порядку (Seiton), утримання в чистоті (Seiso), стандартизацію (Seiketsu) і вдосконалення (Shitsuke).

Як застосувати? Тут йдеться про впорядкованість та прозорість усіх робочих процесів. Це дозволяє звільнити 2-3 години часу на тиждень для заняття улюбленою справою та власного розвитку.

7. Швидка переналагодження SMED (Single Minute Exchange of Dies)

Дозволяє скоротити час перемикання з одного завдання на інше.

Як застосувати? Ми стикаємося зі швидкісними процесами, від нас вимагається оперативно приймати рішення і миттєво реагувати на контекст, що постійно змінюється. Тому важливо вміти швидко перейти з одного завдання на інше.

8. Дзидока 

Дозволяє керувати якістю продукції та процесів по ходу виконання роботи.

Як застосувати? Важливо не тільки робити якісно свою роботу, а й не ігнорувати помилки інших колег (якщо від цього залежить результат роботи усієї команди). Тобто, працюючи у команді, не приймайте, не робіть і не передавайте дефекти далі.

9. Саме вчасно (Just In Time) 

Коли все відбувається у потрібному місці, у потрібний час та у потрібній кількості.

Як застосувати? Бути пунктуальним та точним: не підводити партнерів, колег та самого себе.

10. Система канбан

Завдяки спеціальним сигнальним карткам допомагає виконувати потрібні завдання у потрібній кількості та у потрібний час. Застосовується для реалізації принципу «саме вчасно».

Як застосувати? Наприклад, це може бути таблиця, де позначені нові завдання, завдання по роботі, на тестуванні, завершені завдання тощо. Кожна колонка — це завдання окремого фахівця, а з колонки в колонку (від одного фахівця до іншого) завдання переміщається в процесі виконання. Таким чином, відразу видно кількість завдань, статус їх виконання, завантаження кожного співробітника, вузькі місця, де завдання накопичуються і гальмують весь процес.

Кайдзен — це стиль життя

Запорука успіху у застосуванні кайдзен — це прагнення людини до якості без втрат. Якість життя, роботи, подій, результатів своїх дій. Адже втрати — це також про час, зусилля, особистий потенціал.

Кайдзен допомагає знайти час і свіжі ідеї, опанувати нові навички для реалізації свого потенціалу.

Завдяки кайдзен люди вчаться аналізувати своє життя, формувати життєву стратегію та цілі, вчаться бути зрілими та усвідомленими.

З чого можна почати вже сьогодні?

Кайдзен починається з аналізу. Проведіть повну інвентаризацію справ. Важливо зрозуміти, де є втрати, оцінити зайві дії, переглянути організацію праці. Далі можна розпочинати оптимізацію процесів:

• організуйте робочий простір;
• наведіть порядок, заберіть зайве;
• раціонально організуйте зберігання документів;
• дотримуйтесь логічної організації роботи.

Щоб перевірити, чи по-справжньому вдалося використати цей принцип, просто спробуйте знайти важливий файл за 30 секунд. Якщо вийшло — ви на правильному шляху.

Нехай постійні дрібні кроки до вдосконалення стануть невіддільною частиною кожного робочого дня!

Читайте також

Як виховати команду чемпіонів? 5 порад головного тренера збірної України з боксу

Де я і що зі мною: як зупинитися і навести порядок у своєму житті?

Як бути щасливим на роботі? 10 простих порад