Как и зачем использовать канбан-доску для работы

Если вы хоть немного знакомы с IT, то наверняка слышали или видели канбан-доску — флипчарт, ватман или, собственно, доску со множеством столбиков и стикеров. Рассказываем, зачем нужен канбан и как он помогает наладить процессы в любой, а не только в IT-команде.

Слова Agile, Scrum и канбан ассоциируются в первую очередь с ІТ-разработкой, хотя активно используются и за ее пределами. Мы уже рассказывали, как внедрить элементы Scrum в работу неайтишной команды. Но в Agile-философии есть еще один подход — канбан, и его внедрение проходит даже легче, чем Scrum.

Как канбан работает в IT?

Канбан, как и Scrum, — это методология управления разработкой из философии Agile. Основной её смысл сосредоточен вокруг канбан-доски, которая визуализирует все процессы.

Типичная доска, которая используется для разработки софта, содержит такие столбики:

• цели проекта;
• backlog;
• проработка дизайна;
• разработка;
• тестирование;
• done;
• срочно.

Каждая компания и даже отдел адаптируют доску под свои нужды, поэтому столбики могут быть разными. В каждом есть задания (стикеры), закрепленные за конкретным членом команды. Как только таск выполнен, он перемещается в следующую колонку.

Преимущества канбан-доски

1. Командность

Доска визуализирует задачи и вовлеченность каждого члена команды. Разработчику прекрасно видно, чем заняты дизайнеры, а тестировщику понятно, когда ожидать новую фичу для проверки. Точно так же и члены вашей команды смогут понимать, что происходит во всем проекте.

2. Приоритеты и контроль ситуации

Задачи в столбцах расставлены по приоритетности, а значит, ни менеджер, ни разработчик не запутаются. Кроме того, менеджмент видит, когда у кого-то проблемы и стопорится работа, если стикеры не перемещаются по доске. В таком случае можно переставить задачу на другого специалиста или разобраться, в чем причина и на каком этапе необходимо усилиться.

3. Четкий фокус на задачах

Многозадачность — это хорошо (хотя не факт), но канбан предполагает ограниченность выполняемых одновременно заданий.

Это значит, что один член команды может одновременно работать не больше, чем над 2-4 задачами. Благодаря этому он лучше фокусируется и может приложить максимальные усилия, чтобы выполнить задание.

4. Управление загрузкой

Менеджер может быстро оценить загрузку каждого специалиста, определить, кто когда закончит свои задания и кому дать новый таск. Удобно работать по канбану с удаленными сотрудниками и фрилансерами — доска быстро покажет, чем они заняты и насколько положительна динамика их работы.

5. Мотивация и ретроспектива

В канбане приветствуются ежедневные стендапы и еженедельные ретроспективы. При этом они занимают меньше времени, чем при работе по Scrum, поскольку всё уже визуализировано на доске. Внимание команды на ретроспективе сосредоточено на том, чтобы выяснить, что мешает определенной задаче перейти в следующий столбик и как оптимизировать процесс.

6. Радость от перемещения задач

Как только закончили таск, вы подходите к доске, отрываете стикер и приклеиваете его в следующую колонку, тем самым отправляя на следующий этап. Такой ритуал приносит положительные эмоции и чувство завершенности.

Как может выглядеть канбан-доска в вашей компании?

Первый шаг к созданию канбан-доски — определить этапы работы для названия столбцов. Подумайте, через какие этапы проходит ваш продукт / услуга либо какие типичные задачи выполняет команда. Вот простые примеры, которые могут помочь составить ваш канбан. 

Вариант №1. Созвон с клиентом — встреча с клиентом — заключение договора — передача работы специалисту.

Вариант №2. Разработка контент-стратегии — утверждение стратегии с клиентом — создание контента — настройка таргетинга.

Вариант №3. Получение заявки на заказ одежды — ответ клиенту — сбор заказа — отправка «Новой почтой» — получение оплаты.

На стикерах, которые вы будете перемещать, могут быть написаны имена клиентов или более узкие задачи для столбика. Например, в колонке «Создание контента» может быть несколько таких стикеров: 5 постов для Facebook, 5 постов для Instagram и т.д.

Всё зависит от ваших потребностей и вашего комфорта.

Существует и другой способ, как обустроить канбан-доску — на наш взгляд, самый простой. Вы можете назвать столбцы просто Backlog, In progress, Done. В таком случае все ваши задачи сначала находятся в Backlog. Когда член команды начинает работу над таском — стикер перемещается в In progress, а по завершению попадает в Done.

Как создать канбан-доску?

Вы можете использовать маркерную, пробковую доску или же обычный ватман и стикеры. Для первых этапов вовлечения команды в систему рекомендуем именно физическую доску. По желанию со временем можно перейти на электронную, например Trello (для работы с удаленными членами команды можно сразу начинать с неё).

«Полтора года я работала в веб-студии внутренним интернет-маркетологом. Мои задачи были разнообразными — email-маркетинг, написание статей в корпоративный блог, SMM, внутренние страницы сайта компании.
Мы работали по канбану: в начале недели формировали бэклог заданий, перемещали их в In progress, а затем в Done. В конце недели разбирались, почему определенное задание не удалось выполнить и какая нужна помощь. Благодаря канбан-доске я чётко распределяла загрузку на неделю, видела, где нужно поднажать, а мой менеджер уделял достаточно внимания моей работе».

Анна Соха, контент-маркетолог

Итак, канбан — это набор решений для работы в духе Agile. Он учит нас гибкости, экспериментам, командной работе и аналитическому мышлению. Вам не нужно будет резко менять всю систему работы, поэтому попробуйте впустить канбан в вашу команду и сердце!

Читайте также

6 фишек Scrum, которые будут полезны в работе каждому