Быстро и удобно: как Альфа-Банк Украина упростил прием на работу

Сегодня диджитализация затронула все сферы жизни: от госуслуг до медицины. Компании активно оцифровывают свои процессы: к примеру, Альфа-Банк Украина внедрил роботизированную систему работы отдела кадров и упростил процедуру оформления новых сотрудников. Как это повлияло на работу, рассказывают HR-директор Мария Гаравская и начальник управления администрирования персонала Наталья Смирнова.

Как было? 

Раньше пакет документов для приема сотрудника в банк состоял из 15-ти формуляров. Кандидат должен был заполнить их все от руки без ошибок или исправлений. Особенно страшно было ошибиться в автобиографии — необходимость переписывать ее заново вызывала у кандидатов настоящий ужас.

Из-за этого первое взаимодействие будущего сотрудника с банком превращалось в тяжелое испытание, после которого у человека складывалось мнение о банке как о бюрократическом учреждении с лишними бумажными процессами.

Что изменилось?

Чтобы избежать бумажной волокиты и сократить время на оформление сотрудника, в Альфа-Банке разработали электронную анкету кандидата. После ее заполнения все необходимые для личного дела документы формируются автоматически — сотруднику нужно лишь проставить дату и подпись на готовых шаблонах. Таким образом банк не нарушает нормы законодательства о формировании документов для личного дела и в то же время минимизирует ручной труд будущего сотрудника.

Благодаря этому новшеству процесс оформления сотрудника сократился с 2,5 часов до 15 минут. Что интересно — разработка и внедрение анкеты обошлись банку абсолютно бесплатно, так как идея была реализована силами HR-отдела на базе программы Excel.

Во время рефреша процедуры приема также обнаружили, что при ручном переносе персональных данных в информационные системы банка часто возникают ошибки, связанные с человеческим фактором. Поэтому сотрудников кадрового отдела решили освободить от части бумажной работы и роботизировать этот процесс. 

Внедренная роботизированная система имеет ряд преимуществ:

• легко считывает данные электронной анкеты и отправляет их в нужные системы;
• выполняет все действия кадрового сотрудника без ошибок, вызванных человеческим фактором;
• может работать 24/7 без больничных, отпусков и дополнительных расходов на оплату переработок;
• трудится всю ночь, а утром «отчитывается» о проделанной работе, пересылая персональный отчет на электронную почту каждому кадровику.

За счет внедрения такого робота сотрудники отдела кадров направили больше времени и сил на повышение качества обслуживания внутренних клиентов. Сегодня они могут оказать кадровую поддержку 1000+ сотрудников, тогда как раньше эта цифра была в два раза меньше.

Как изменился опыт кандидата при оформлении?

Помимо технической части, банк позаботился также о приятной атмосфере во время оформления новых сотрудников. Указатели «Путь к работе на миллион» ведут кандидата от лифта к уютной зоне с удобными диванами, доступом к WIFI и бесплатным кофе. Там также можно познакомиться с корпоративной жизнью Альфа-Банка, просматривая видеоролики о компании.

На фото: зона оформления новых сотрудников

Сам процесс оформления проходит в комфортной переговорке, где кандидат заполняет бланки, передает свои документы и обсуждает с сотрудником HR-отдела все интересующие его вопросы. 

Своим опытом оформления делится новая сотрудница Альфа-Банка Полина Белозерович:

«Я пришла в Альфа-Банк на должность руководителя проектов и программ в сфере нематериального производства. На оформлении меня встретили, предложили кофе, помогли сделать копии нужных документов. Подписание бланков с личными данными заняло меньше времени, чем на предыдущем месте работы, потому что до встречи я уже заполнила электронную анкету дома. В анкете все предельно понятно, даже есть варианты ответов, так что трудностей не возникало. Это заняло у меня не более получаса, а непосредственно во время оформления я только проставила дату и подписи. 

Когда закончили со всеми документами, я получила welcome pack с практичными подарками, а также пропуск в здание офиса. После такого радушного приема я с еще большим нетерпением жду первого рабочего дня, чтобы познакомиться со всем коллективом и стать частью команды Альфа-Банка». 

На фото: оформление Полины на работу по новой процедуре

Еще один показательный отзыв кадровый отдел получил от бывшего сотрудника, который решил вернуться в команду и повторно проходил процесс оформления. Он рассказал, как морально готовился провести полдня за заполнением стопки документов и был шокирован, когда оформился за 15 минут и сразу получил заблаговременно подготовленный пропуск.

В планах — продолжить автоматизацию процессов

У команды есть много новых идей по диджитализации, и некоторые из них уже внедряются. Например, роботизирован процесс оформления отпусков (приказы оформляются и распечатываются автоматически), также банк активно работает над переходом на новую HR-платформу.

В Альфа-Банке стремятся минимизировать бюрократию и сделать все процессы менее ресурсозатратными за счет онлайн-импорта данных из государственных электронных реестров и использования цифровой подписи. Этому способствует то, что государство также держит курс на замену бумажных документов электронными. Например, за последнее время Украина полностью отказалась от бумажных больничных листов и запустила процесс перехода на электронную трудовую книжку.

В банке верят, что своевременная реакция на изменения и готовность постоянно модернизироваться развивают позитивный бренд работодателя и обеспечивают им конкурентоспособность не только в банковской сфере, но и среди ведущих компаний в IT-сфере.

Читайте также

Burning Man по-украински: как Альфа-Банк Украина провел корпоратив в стиле известного фестиваля

10 фишек украинских компаний: от офисных котов до детских комнат

Джоб-оффер: инструкция по применению для кандидатов и рекрутеров