Швидко та зручно: як Альфа-Банк Україна спростив прийняття на роботу

Сьогодні диджиталізація торкнулася всіх сфер життя: від держпослуг до медицини. Компанії активно оцифровують свої процеси: наприклад, Альфа-Банк Україна запровадив роботизовану систему роботи відділу кадрів та спростив процедуру оформлення нових працівників. Як це вплинуло на роботу, розповідають HR-директорка Марія Гаравська та начальниця управління адміністрування персоналу Наталія Смирнова.

Як було?

Раніше пакет документів для прийняття співробітника на роботу до банку складався з 15 формулярів. Кандидат повинен був заповнити їх усі від руки без помилок або виправлень. Особливо страшно було помилитися в автобіографії — необхідність переписувати її знову викликала у кандидатів справжній жах.

Через це перша взаємодія майбутнього співробітника з банком перетворювалася на важке випробування, після якого у людини складалася думка про банк як про бюрократичну установу із зайвими паперовими процесами.

Що змінилося?

Щоб уникнути паперової тяганини та скоротити час на оформлення співробітника, в Альфа-Банку розробили електронну анкету кандидата. Після її заповнення усі необхідні для особистої справи документи формуються автоматично — співробітнику потрібно лише проставити дату та підпис на готових шаблонах. Таким чином банк не порушує норм законодавства про формування документів для особистої справи й водночас мінімізує ручну працю майбутнього співробітника.

Завдяки цій новації процес оформлення співробітника скоротився з 2,5 годин до 15 хвилин. Що цікаво — розробка та впровадження анкети обійшлися банку абсолютно безкоштовно, оскільки ідея була реалізована силами HR-відділу на базі програми Excel.

Під час рефрешу процедури прийняття також виявили, що при ручному перенесенні персональних даних до інформаційних систем банку часто виникають помилки, пов’язані з людським фактором. Тому працівників кадрового відділу вирішили звільнити від частини паперової роботи та роботизувати цей процес.

Впроваджена роботизована система має ряд переваг:

• легко зчитує дані електронної анкети та відправляє їх у потрібні системи;
• виконує всі дії кадрового співробітника без помилок, спричинених людським фактором;
• може працювати 24/7 без лікарняних, відпусток та додаткових витрат на оплату перепрацювань;
• працює всю ніч, а вранці «звітує» про виконану роботу, надсилаючи персональний звіт на електронну пошту кожному кадровику.

Внаслідок запровадження такого робота співробітники відділу кадрів спрямували більше часу та сил на підвищення якості обслуговування внутрішніх клієнтів. Сьогодні вони можуть надати кадрову підтримку 1000+ співробітників, тоді як раніше ця цифра була вдвічі меншою. 

Як змінився досвід кандидата під час оформлення?

Крім технічної частини, банк подбав також про приємну атмосферу під час оформлення нових співробітників. Вказівники «Шлях до роботи на мільйон» ведуть кандидата від ліфта до затишної зони зі зручними диванами, доступом до WIFI та безкоштовною кавою. Там також можна познайомитись із корпоративним життям Альфа-Банку, переглядаючи відеоролики про компанію. 

На фото: зона оформлення нових співробітників

Сам процес оформлення проходить у комфортній переговорці, де кандидат заповнює бланки, передає свої документи та обговорює зі співробітником HR-відділу всі питання, що його цікавлять.

Своїм досвідом оформлення ділиться нова співробітниця Альфа-Банку
Поліна Білозерович:

«Я прийшла до Альфа-Банку на посаду керівниці проєктів та програм у сфері нематеріального виробництва. На оформленні мене зустріли, запропонували каву, допомогли зробити копію потрібних документів. Підписання бланків з особистими даними зайняло менше часу, аніж на попередньому місці роботи, бо до зустрічі я вже заповнила електронну анкету вдома. В анкеті все максимально зрозуміло, навіть є варіанти відповідей, тому труднощів не виникало. Це зайняло у мене не більше ніж пів години, а безпосередньо під час оформлення я лише проставила дату та підписи.

Коли закінчили з усіма документами, я отримала welcome pack із практичними подарунками, а також перепустку до будівлі офісу. Після такої привітної зустрічі я з ще більшим нетерпінням чекаю на перший робочий день, щоб познайомитися з усім колективом і стати частиною команди Альфа-Банку».

На фото: оформлення Поліни на роботу за новою процедурою

Ще один показовий відгук кадровий відділ отримав від колишнього співробітника, який вирішив повернутися до команди та повторно проходив процес оформлення. Він розповів, як морально готувався провести пів дня за заповненням стосу документів і був шокований, коли оформився за 15 хвилин і одразу отримав заздалегідь підготовлену перепустку.

У планах — продовжити автоматизацію процесів

У команди є багато нових ідей щодо диджиталізації, і деякі з них уже впроваджуються. Наприклад, роботизовано процес оформлення відпусток (накази створюються і роздруковуються автоматично), також банк активно працює над переходом на нову HR-платформу.

В Альфа-Банку прагнуть мінімізувати бюрократію та зробити всі процеси менш ресурсозатратними за рахунок онлайн-імпорту даних із державних електронних реєстрів та використання цифрового підпису. Цьому сприяє те, що держава також тримає курс на заміну паперових документів на електронні. Наприклад, останнім часом Україна повністю відмовилася від паперових лікарняних листів та запустила процес переходу на електронну трудову книжку.

У банку вірять, що своєчасна реакція на зміни та готовність постійно модернізуватися розвивають позитивний бренд роботодавця та забезпечують їм конкурентоспроможність не лише у банківській сфері, а й серед провідних компаній у IT-сфері.

Читайте також

Burning Man по-українськи: як Альфа-Банк Україна провів корпоратив у стилі відомого фестивалю

10 фішок українських компаній: від офісних котів до дитячих кімнат

Джоб-оффер: інструкція з використання для кандидатів і рекрутерів