5 советов, которые сделают ваши рабочие письма лучше

Навыки деловой переписки сегодня нужны человеку любой профессии. Как правильно писать письма и каких ошибок избегать, накануне старта онлайн-курса по деловой коммуникации рассказала Светлана Привалова, программная директорка LITOSVITA, экспертка УКФ и кандидатка наук по социальным коммуникациям.

От качества деловой переписки часто зависит успешность нашей рабочей коммуникации в целом. Поэтому здесь нужно или иметь талант, чтобы чувствовать человека по ту сторону монитора, или ежедневно совершенствовать свои навыки делового письма.

Конечно, ошибки будут. Главное — уметь их быстро и правильно исправлять и не допускать одну и ту же дважды. Поэтому я поделюсь несколькими эффективными советами, как избежать типичных ошибок в деловой переписке.

1. В теме письма должна быть его суть, а не ваша креативность

Всегда старайтесь представить себя в роли получателя, а не отправителя. Что вас в первую очередь интересует, когда вы получаете письмо? Вероятно, два вопроса: кто вам пишет и что он хочет.

Поэтому называйте письмо так, чтобы по теме было сразу понятно, от кого и о чем оно: «IREX: мартовские тренинги», «Лого и брендбук «Нашего формата»», «Мастерская дизайн-мышления, 21-23 ноября». Плюс, если предложение заинтересует респондента, желательно, чтобы позже его легко было отыскать среди других писем на почте. Именно поэтому в теме письма будут уместны имена собственные.

Предположим, вы представляете образовательную платформу и хотите от ее имени предложить сотрудничество спикеру. Давайте попробуем такие варианты темы письма:

👎 Предложение для лектора (скорее всего, адресат и сам знает, кто он).

🤔 Предложение от Litosvita (возможная реакция: «Хм, это же та образовательная платформа… Интересно, что они хотят»).

👍 Годовой курс по журналистике и социальным медиа: предложение от Litosvita (возможная реакция: «О, у них есть годовой курс. Видимо, приглашают меня стать спикером. Так какие там условия?»).

В теме также стоит отметить дедлайн или дату, если они есть, чтобы адресат мог выбрать срочные запросы среди прочих писем. Только не пишите этот катастрофический импульс «Срочно!» — подобная экспрессия свидетельствует, скорее, о вашем требовании, чем просьбе. Лучше отметить, что это крайне важно, например: «Заявка в УКФ. Дедлайн подачи 22.02».

2. Не важно, как здороваться. Главное — правильно

С чего начать письмо? Конечно, с приветствия. Некоторые сознательно выбирает общение с адресатом на «ты», кто-то обращается на «вы». Лично я убеждена, что нет никакой разницы, если при этом вы попадаете в тональность, благозвучную для вашего клиента или партнера. По моему мнению, более важно — не допускать элементарных грамматических ошибок, чтобы вас воспринимали серьезно с первых строк вашего письма.

Если вы пишете на украинском:

❌ Доброго дня! / Доброго вечора!

✅ Добрий день! / Добрий вечір!

НО

✅ Доброго ранку!

Конечно, не факт, что получатель письма знает такие мелочи, если только он не читал блог профессора Пономарива на BBC или иногда не перечитывает «Культуру слова». Но лучше, чтобы знал. Ведь вы хотите сотрудничать с лучшими специалистами 🙂

Поэтому не принципиально поздороваться «Привет!» или «Добрый день!», главное — делать это правильно.

В конце письма раньше было важно подчеркнуть свой статус как представителя компании или организации, указав должность, номер телефона, всевозможные страницы в социальных сетях и дополнив хрестоматийным «С уважением» или “Kind regards». Но, по моему мнению, сейчас важнее становится не статус, а умение коммуницировать. Если оно безупречно, то в дополнительных регалиях нет необходимости.

3. Работайте над структурой письма

Очень важно писать письмо, придерживаясь четкой и понятной структуры. В любом случае ваше письмо не должно напоминать поток сознания. Для этого прежде всего ответьте себе на вопрос: «Что я хочу от получателя?», а при написании соблюдайте порядок основных элементов сюжета, которые учили в школе: экспозиция, завязка, развитие действия, кульминация, развязка.

Например, вы пишете запрос на бесплатное использование текстов, защищенных авторским правом, для важного социального проекта. Структура вашего письма должна быть примерно такой:

• кто вы и компания, которую вы представляете;
• что за проект вы готовите;
• почему важно включить в проект материалы, на использование которых вы просите разрешение;
• некоммерческие условия сотрудничества, зато какая важная социальная миссия;
• конечный срок для принятия решения.

Обратите внимание, что описание этих пунктов предусматривает всего несколько предложений, а не абзацев, плюс поставленный получателю один вопрос, который должен быть четко сформулирован. Помните: если ваше предложение можно понять неоднозначно, оно, скорее всего, будет воспринято неоднозначно.

Желательно также указать в письме, что вы ждете решения и поэтому заранее благодарите за потраченное на вас время.

Время — это важнейший ресурс современного делового человека. Уважайте то, что человек вам его дарит, читая ваши письма.

4. Жалейте время — пересказывайте кратко

Очень часто в переписке нужно передать коллегам или партнерам большой массив информации или документов для ознакомления. Часто такие письма становятся бесконечными, а от самого их просмотра, даже по диагонали, становится трудно дышать. Впрочем, вы должны не упростить себе задачу, сбросив на получателя все, что есть, а сделать так, чтобы ему было удобно читать ваши письма.

Например, можно прислать ссылку на папку на гугл-диске, где точно и корректно названы все необходимые документы. А если вы отправляете много ссылок, документов или текстовых инструкций, сделайте небольшой проспект по вашему письму. Для этого достаточно использовать шрифтовые выделения.

Ну а вдруг вы хотите поддаться соблазну и написать обо всем массиве партнерского сотрудничества, скажем, на год, одним письмом, то будьте готовы, что его не дочитают или будут читать частями. Поэтому лучше или сначала отправить письмо о стратегическом партнерстве на год с темой, например, «Календарь совместных мероприятий с LITOSVITA 2021» и ежемесячно обновлять информацию, или рубриковать каждый месяц в самом письме, акцентируя это на шрифтовом уровне.

5. Делитесь всеми исходными данными в письме

Если вы делаете деловое предложение партнерам, вероятно, вам известны все исходные данные этого предложения. Некоторые не спешат сразу озвучивать все условия сотрудничества, оставляя это на вторую или третью волну переписки, когда завяжется рабочая коммуникация. Ну и зря.

Стоит помнить, что мессенджеры и письма часто открываются на лету, поэтому вероятность остаться без ответа такая же, как и вероятность его получить. Поэтому лучше сразу указывать информацию сполна, особенно акцентируя внимание на том, что может заинтересовать потенциального партнера.

Скажем, вы предлагаете макроинфлюенсеру принять участие в проекте или провести информационную кампанию на правах партнерства. Для этого ему важно дать четкое описание проекта, его название, основных партнеров, количественные показатели охвата аудитории, желаемые дату и время проведения, гонорар или условия бартера — все, что может заинтересовать потенциального партнера и помочь ему принять решение. Чтобы подобрать правильные аргументы, надо знать своих партнеров в лицо и понимать их приоритеты. И тогда вы будете получать письма с согласованием предложенных вами проектов или благодарностями за сотрудничество.

Помните, что эффективная деловая коммуникация складывается тогда, когда вы готовы работать качественно, превышая ожидания от вас в частности и от вашей компании в целом.

Ответственность и уважение ко всем участникам рабочего процесса — это две главные составляющие результативности, которые считываются даже между строк делового письма.

Как вести деловую коммуникацию на самом высоком уровне?

22 февраля в LITOSVITA стартует онлайн-курс по деловой коммуникации, где можно научиться:

• писать деловые письма и коммерческие предложения;
• решать сложные и срочные задачи во время переписки;
• строить персональный бренд во время рабочих задач;
• работать с аргументами и вести успешные переговоры;
• создавать эффективные презентации для публичных выступлений.

Для наших читателей скидка 10% за промокодом Happy Monday.

Ищете работу?