5 порад, які покращать ваші робочі листи

Навички ділового листування сьогодні потрібні людині будь-якої професії. Як правильно писати листи та яких помилок уникати, розповіла Світлана Привалова, програмна директорка LITOSVITA, експертка УКФ і кандидатка наук із соціальних комунікацій. 

Від якості ділового листування часто залежить успішність нашої робочої комунікації загалом. Тому тут потрібно або мати талант, щоб відчувати людину по той бік монітора, або щодня вдосконалювати свої навички ділового письма.

Звісно, помилки будуть. Головне — вміти їх швидко й правильно виправляти і не припускатися однієї й тієї ж двічі. Тому я поділюся кількома ефективними порадами, як уникати типових помилок у діловому листуванні. 

1. У темі листа має бути його суть, а не ваша креативність

Завжди намагайтеся уявити себе у ролі одержувача, а не відправника. Що вас першочергово цікавить, коли ви отримуєте лист? Ймовірно, два питання: хто вам пише і що він хоче. 

Тому називайте лист так, щоб із теми було одразу зрозуміло, від кого й про що він: «IREX: березневі тренінги», «Лого і брендбук “Нашого формату”» , «Майстерня дизайн-мислення, 21-23 листопада». Плюс, якщо пропозиція зацікавить респондента, бажано, щоб пізніше її легко було відшукати серед інших листів на пошті. Саме тому в темі листа будуть доречні власні назви.

Уявімо, що ви представляєте освітню платформу і маєте від неї пропозицію співпраці для спікера. Давайте спробуємо такі варіанти теми листа:

👎 Пропозиція для лектора (швидше за все, адресат і сам знає, хто він).

🤔 Пропозиція від Litosvita (можлива реакція: «Хм, це та освітня платформа…  Цікаво, що вони хочуть»).

👍 Річний курс з журналістики і соціальних медіа: пропозиція від Litosvita (можлива реакція: «О, у них є річний курс. Мабуть, запрошують мене стати спікером. То які там умови?»). 

У темі також варто наголосити про дедлайн чи дату, якщо вони є, щоб адресат серед решти листів надав перевагу терміновим запитам. Тільки не пишіть оцей катастрофічний імпульс «Терміново!» —  подібна експресія свідчить радше про вашу вимогу, ніж прохання. Краще наголосити, що це вкрай важливо, наприклад: «Заявка до УКФ. Дедлайн подачі 22.02». 

2. Не принципово, як вітатися. Головне — правильно 

З чого почати лист? Звісно, з привітання. Дехто свідомо обирає спілкування з адресатом на «ти», хтось звертається на «ви». Особисто я переконана, що немає жодної різниці, якщо при цьому ви потрапляєте в тональність, милозвучну для вашого клієнта чи партнера. На мою думку, більш важливо — не припускатися елементарних граматичних помилок, щоб вас сприймали серйозно з перших рядків вашого листа.

❌ Доброго дня! / Доброго вечора!

✅ Добрий день! / Добрий вечір!

АЛЕ

✅ Доброго ранку!

Звісно, не факт, що одержувач листа знатиме такі дрібниці, якщо тільки він не читав блог професора Пономарева на BBC або час від часу не перечитує «Культуру слова». Але краще, щоб знав. Адже ви прагнете співпрацювати з найкращими фахівцями 🙂

Тому не принципово привітатися «Привіт!» чи «Добрий день!», головне — робити це правильно.

Наприкінці листа раніше було важливо підкреслити свій статус як представника компанії чи організації, вказавши посаду, номер телефону та всі можливі сторінки у соціальних мережах і дописавши хрестоматійне «З повагою» чи “Kind regards”. Але, на мою думку, зараз важливішим стає не статус, а вміння комунікувати. Якщо воно бездоганне, то додаткових регалій ви не потребуватимете. 

3. Працюйте над структурою листа

Дуже важливо писати лист за чіткою та зрозумілою структурою. У жодному разі ваш лист не має бути схожим на потік свідомості. Для цього насамперед дайте собі відповідь на питання: «Що я хочу від одержувача?», а під час написання дотримуйтесь порядку основних елементів сюжету, які вчили у школі: експозиція, зав’язка, розвиток дії, кульмінація, розв’язка. 

Наприклад, ви пишете запит на безоплатне використання текстів, захищених авторським правом, у важливому соціальному проєкті. Структура вашого листа має бути приблизно такою:  

• хто ви та компанія, яку ви представляєте;
• що за проєкт ви готуєте;
• чому важливо долучити до проєкту матеріали, на використання яких ви просите дозвіл;
• некомерційні умови співпраці, зате яка важлива соціальна місія; 
• кінцеві терміни для прийняття рішення.

Зверніть увагу, що опис цих пунктів передбачає всього по кілька речень, а не абзаців, плюс поставлене одержувачеві одне питання, яке має бути чітко сформульоване. Пам’ятайте: якщо вашу пропозицію можна сприйняти неоднозначно, вона, швидше за все, буде сприйнята неоднозначно.

Бажано також зазначити в листі, що ви чекаєте на рішення і тому заздалегідь дякуєте за витрачений на вас час.

Час — це найважливіший ресурс сучасної ділової людини. Поважайте те, що людина вам його дарує, читаючи ваші листи.

4. Шкодуйте час — переказуйте стисло 

Дуже часто в листуванні потрібно передати колегам чи партнерам великий масив інформації або документів для ознайомлення. Часто такі листи стають безкінечними, а від самого їх перегляду, навіть по діагоналі, стає важко дихати. Втім, ви маєте не спростити собі завдання, скинувши на одержувача все, що є, а зробити так, щоб йому було зручно читати ваші листи. 

Наприклад, можна надіслати лінк на папку на гугл-диску, де точно й коректно названо усі потрібні документи. А якщо ви надсилаєте багато посилань, документів чи текстових інструкцій, зробіть невеличкий проспект вашому листу. Для цього достатньо використовувати шрифтові виділення.

Ну а раптом ви маєте звабу написати про весь масив партнерської співпраці, скажімо, на рік, одним листом, то будьте готові, що його не дочитають або читатимуть частинами. Тому краще або спочатку надіслати лист про стратегічне партнерство на рік із темою, наприклад, «Календар спільних заходів із LITOSVITA 2021» і щомісяця поновлювати інформацію, або рубрикувати кожен місяць у самому листі, акцентуючи це на шрифтовому рівні.

5. Діліться усіма вихідними даними в листі

Якщо ви маєте ділову пропозицію для партнерів, то, ймовірно, вам відомі усі вихідні дані цієї пропозиції. Дехто не поспішає одразу озвучувати всі умови співпраці, залишаючи це на другу чи третю хвилю переписки, коли зав’яжеться робоча комунікація. Ну і дарма.

Варто пам’ятати, що месенджери та листи часто відкриваються на льоту, тому вірогідність залишитись без відповіді така ж, як і вірогідність її отримати. Тому краще одразу вказувати інформацію сповна, особливо акцентуючи увагу на тому, що може зацікавити потенційного партнера. 

Скажімо, ви пропонуєте макроінфлюенсеру взяти участь у проєкті чи провести інформаційну кампанію на правах партнерства. Для цього йому важливо дати чіткий опис проєкту, його назву, основних партнерів, кількісні показники охоплення аудиторії, бажані дату й час проведення, гонорар чи умови бартеру — усе, що може зацікавити потенційного партнера й допомогти йому прийняти рішення. Щоб підібрати правильні аргументи, треба знати своїх партнерів в обличчя і розуміти їхні пріоритети. І тоді ви отримуватимете листи із погодженням запропонованих вами проєктів чи подяками за співпрацю.

Пам’ятайте, що ефективна ділова комунікація складається тоді, коли ви готові працювати якісно, перевищуючи очікування від вас та від вашої компанії загалом.

Відповідальність та повага до всіх учасників робочого процесу — це два головних складники результативності, які зчитуються навіть між рядків ділового листа.

Читайте також

«Головне — не дратувати людей». Правила ділового етикету на робочому місці

Як листуватися англійською з колегами та партнерами: табу та правила

Доброго часу доби, або 10 фраз-табу в діловій комунікації