Всем нам приходится общаться с другими людьми по рабочим вопросам, в том числе и в письменном виде. Однако иногда написание делового письма, предложения или презентации может вызвать трудности.
К счастью, не нужно быть одаренным писателем, чтобы хорошо излагать мысли на бумаге (или на экране компьютера). Для этого при написании очередного делового письма воспользоваться этими советами.
Пишите читателю, а не себе
Самая распространенная проблема – когда люди пишут для себя. В то время как хороший текст всегда ориентирован на того, кто его будет читать.
«При написании делового текста существует не так много вечных правил, потому что все зависит от контекста, однако одно правило действительно вечно – ориентироваться всегда нужно только на читателя», – уверена коуч из делового письма Мэри Каллен.
Пишите столько, сколько нужно. Не более
Чем лаконичнее, тем лучше – популярная формула, потому что таким образом вы удовлетворите аудиторию и кристаллизуете цель вашего письма. Если вы пишете для читателя, который доверяет фактам и не нуждается в пространных описаниях, сделайте краткий свод с важными обозначениями. Если вы разрабатываете глубокий анализ для аудитории, которой важны детали и контекст, пишите соответственно.
Забудьте о жаргоне
Если вам кажется, что использование профессионального жаргона делает ваш текст более экспертным, это не так. Писать нужно наоборот в самой доступной форме для любого читателя. А никогда не используйте длинные и сложные слова там, где можно сказать проще. И не потому, что ваша аудитория недостаточно умна, а потому, что вы заботитесь о том, чтобы читать ваши тексты было легко и приятно.
Обратите внимание на то, какие слова вы используете
Есть много слов, которые вредят вашему тексту. Об этом пишут Уильям Странк-младший и Элвин Брукс Уайт в книге «That Doesn’t Mean What You Think It Means». Также нужно избегать слабых слов, которые на самом деле просто занимают место в тексте, типа «очень», «в общем-то», «крайне» и так далее.
Также нужно уменьшить количество пассивов от глагола «быть». Например, есть разница между фразами «Отчет был написан мною» и «Отчет написал я». Такой подход делает ваш текст более живым.
Зрительно разбивайте текст
Добавьте в текст подзаголовки, объясняющие, что будет в следующем абзаце, или пункты, выделенные жирным шрифтом. Это облегчит прочтение вашего текста. Также делайте абзацы преимущественно до 7 строк или меньше.
Используйте онлайн-инструменты
Есть много онлайн-инструментов, которые помогут сделать ваш текст лучше – от проверки орфографии и грамматики до сервисов, которые помогут убрать «воду», слабые слова или стилистические ошибки.
Читайте вслух
Один из классических способов улучшить письмо – читать написанное вслух. Это поможет определить проблемные моменты, найти ошибки в орфографии и пунктуации. Чтобы понять, есть ли в тексте болевые точки, задавайте себе вопросы во время чтения, например: «Мне скучно?», «Я потерял мысль?», «Я уже устал, хотя еще не дошел до конца?», «Все ли слова звучат уместно?», «Я четко выразил свои мысли?».
Источник: Fast Company
4 поради тим, хто має багато ідей і жодну не доводить до кінця
Спасибо!
Теперь редакторы в курсе.