От бумажных листовок до бизнес-партнерства: эволюция HR-процессов в EPAM

За 15 лет присутствия в Украине в IT-компании EPAM произошло много качественных изменений. И главные из них — это диджитализация всех процессов и глобальное изменение роли HR в компании. Подробнее об этом — в статье Виктории Дробович, эксперта по управлению талантами ЕРАМ Ukraine и сертифицированного коуча.

Если окунуться в архивы ЕРАМ 15-летней давности, когда компания только пришла в Украину, трудно сдержать улыбку. Описания приема на работу в ворде, списки специалистов в экселе, бумажные поздравительные открытки — все это очень трогает и показывает, насколько компания эволюционировала за этот период.

От двух десятков энтузиастов в начале — до более 8000 специалистов в 2020 году, от базовых вещей — к систематизированным подходам, основам корпоративной культуры. И самое главное — к осознанию роли HR как бизнес-партнера. Чтобы показать ценность этого партнерства, понадобилось немало времени. Итак, что же изменилось?

1. Диджитализация процессов

На самом деле, независимо от форматов работы, мы всегда ориентировались на популярное сейчас понятие Human Experience. То есть, воспринимали специалистов не как ресурс, а как целостных личностей, людей, которые приходят в компанию со своей историей, предпочтениями, семейными вопросами. Уже с начала работы у нас было понимание, что мы работаем с талантами.

Коммуницируя с каждым, мы фиксировали информацию в специальных системах, которые впоследствии трансформировались в функциональные платформы: Stuffing desk, Interview portal, Telescope и другие. Развитие технологий повлияло и на ключевые HR-процессы в компании — для каждого созданы специальные решения. А именно:

◾ Процесс оценки достижений — Unified Assessment

Я хорошо помню, сколько было разъяснительной работы, что это такое и для чего это нужно каждому из нас. Мы убеждали людей становиться экспертами, находить время, чтобы оценивать других. Других мы убеждали стать теми, чью экспертизу оценивают, объясняли ценность.

Со временем процесс стал гибким, пройти unified assessment можно в течение всего года. Мы видим, насколько увеличилось количество заявок, как люди готовятся, как приходит понимание важности этого процесса.

Хотя, откровенно говоря, нам не удалось адаптировать и развить его настолько, чтобы все подавались с радостью и получали удовольствие. Да, мы все еще видим сопротивление и опасения. И это естественно. Впрочем, сейчас это больше похоже на диалог, когда мы общаемся на равных, обмениваемся опытом, а не сугубо оцениваем. Весь процесс оцифрован — данные, изменения остаются в системе.

◾ Обратная связь — Feedback

Неотделимым от предыдущего является процесс регулярной оценки продуктивности и обратной связи — Feedback. Раньше его проводили ежеквартально, поэтому это было больше похоже на непрерывный процесс сбора информации и коммуникаций.

Но осознав, что такой период слишком короткий для выдающихся новостей и достижений, мы перешли на оптимальный график — менеджеры делятся обратной связью не реже, чем два раза в год. И система не забывает напоминать🙂.

◾ Признание — Recognition

Культура ЕРАМ — это культура высоких профессиональных стандартов и достижений. Соответственно развита система благодарности и признания этих достижений.

Когда-то эту функцию выполняли бумажные открытки Thank you, также были популярны дипломы, подарки и благодарственные письма от менеджера или клиента. Сегодня функцию бумажной открытки взяла на себя специальная платформа Heroes, которая позволяет разрабатывать и дарить бейджи по поводу, в знак благодарности или в качестве поздравления.

Приятно, что этот инструмент был популярным с момента появления и сейчас остается таковым. Сейчас у нас есть даже специализированные бейджи под отдельные проекты, юниты, со своими логотипами под определенные программы. Индивидуальность — во всем 🙂.

На фото: офис EPAM Ukraine

◾ Обучение

Что остается неизменным — это желание наших специалистов развиваться и учиться. Учебных программ у нас всегда было много. Со временем их количество продолжает увеличиваться, а темы и форматы становятся все более разнообразными.

Впоследствии возникла необходимость организовывать менторские программы. Это то, что отличает нас от других компаний — экспертиза, которой обладают наши специалисты и которой они готовы делиться.

Также обучению способствует специальная образовательная платформа Learn, которая помогает подбирать тренинги по самым разным направлениям. Часть из них открыта для внешней аудитории — это могут быть как технические учебные программы, так и направленные на развитие мягких навыков.

◾ Управление проектами и командами

Сегодня в EPAM глобально насчитывается почти 40 000 специалистов и более две тысячи проектов. Практически все процессы внутри компании оцифрованы и поддерживаются соответствующими платформами.

Ядром всего является платформа Telescope, которая интегрирует информацию о людях, проектах и продуктивности. Созданная в EPAM, она одновременно используется и компанией, и заказчиками. Telescope — это взаимосвязанные модули, каждый из которых отвечает за разные сферы менеджмента, в том числе HR-процессы. Это обеспечивает прозрачность процессов в компании и удобство работы.

◾ Координация работы удаленных специалистов

В этом помогает платформа EPAM ANYWHERE. Для ІТ-специалистов это возможность работать над интересными проектами мирового масштаба без привязки к офисам. А для HR-специалистов — совершенно новый профессиональный опыт. Ведь когда сотрудники компании постоянно находятся в различных социокультурных, географических и временных зонах, есть вопрос, как взаимодействовать, адаптировать, помогать.

Но это еще не конец. В системе управления людьми мы уже активно используем Big Data, Machine Learning, AI. И развитие технологий подсказывает, что будет продолжение.

2. Смыслы, ментальное здоровье и благосостояние

Современному человеку важно чувствовать содержательность своей работы. Между двумя компаниями — той, что создает что-то полезное для мира, для других, и той, чья деятельность направлена ​​только на себя, свой доход — молодежь выбирает первую.

Бизнес начал учитывать эти тренды и подсвечивать ярче свою полезность (или хотя бы факт отсутствия вреда). Мы рады, что в Украине появляется все больше социальных проектов. В EPAM мы реализуем такие проекты едва ли не со времени появления: обучение, экомероприятия, корпоративное волонтерство и тому подобное. В нашей ДНК — помогать тем, кто в этом нуждается.

Одно из ключевых направлений — обучение и развитие. Наши образовательные программы ЕРАМ University помогают получить ІТ-профессию украинцам самого разного возраста, специальностей и социальных групп. Уже более пяти лет существует корпоративная программа eKids, направленная на знакомство детей наших специалистов с основами программирования. Также в программу приглашаем подопечных фонда Caritas Ukraine — детей из семей, находящихся в сложных жизненных условиях.

Одновременно люди хотят жить и работать в безопасной среде, где заботятся о них и их благосостоянии. Отсюда появление в украинских компаниях соответствующих wellbeing-программ. Кроме привычного медицинского страхования, отпусков и поощрения занятий спортом, в ЕРАМ предлагают классы по медитации, йоге, консультации коуча, лекции и тренинги, направленные на улучшение самочувствия.

Также созданы специальные информационные площадки, которые распространяют полезную информацию на эти темы: внешний телеграм- канал KeepItZen, страница на внутреннем портале Be Well. Периодически мы приглашаем специалистов — фитнес-тренеров, психологов, диетологов и т.д. — поделиться советами, как удержать жизненный баланс.

Кроме информирования, важно также мониторить состояние команд. Для этого в компании проводятся опросы People Survey и Pulse (замеряет настроениие сотрудников). По результатам исследований можно корректировать действующие wellbeing-программы или создавать новые в соответствии с потребностями.

Кроме того, в компании уже долгое время действуют сообщества по интересам (community). Мы видим, что люди, которые вовлечены в их деятельности, лучше чувствуют себя и ощущают свою принадлежность к компании.

Это могут быть самые разнообразные объединения: от спортивных — до профессиональных, от обсуждения книг и ухода за детьми — до кулинарного или донорского сообщества. Важно давать людям такую ​​возможность — поддерживать свой интерес, свои ценности, реализовывать свой потенциал. Еще несколько лет назад в Украине мало кто задумывался об этом.

3. Эволюция роли HR

Happy management — это эволюционный этап развития HR-функции в организации. К сожалению, в Украине до сих пор HR-специалиста иногда воспринимают как человека, который благодарит за работу и организовывает дни рождения.

В ЕРАМ, начиная с 2011 года, HR-процессы строятся на системном бизнес-уровне. Приблизительно в то время пришло понимание, что с людьми нужно разговаривать не только о работе, целях и уровне продуктивности. Так в HR появилось направление Employee Experience — это мониторинг опыта специалиста, который он проживает с момента, когда попадает на радары компании, проходит процессы найма, развития, оценки, получения обратной связи. Учитывается даже то, что человек видит вокруг себя, насколько ему комфортно находиться в офисе.

Постепенно HR в Украине изменяет функцию, эволюционируя в направлении «кадровик → рекрутер → психолог → HR». Уже появляется даже другое название — People Partners. Она подчеркивает фокусировку на потенциале, который есть у каждого из нас и который можно найти, развить и использовать для карьеры в компании.

Вместе с ростом компании, растет команда People Partners. И сейчас очень много нового в работе этих специалистов. Да, нам все еще трудно объяснить родителям, чем мы занимаемся🙂. Наша работа очень отличается от классического представления о труде на фабрике или заводе. В центре нашего внимания — человек, его чувства, мотивация, развитие, таланты и карьерные стремления.

Мы также поддерживаем бизнес-партнерство. Новая функция предполагает роль консультанта, который является носителем определенной экспертизы по развитию бизнеса через таланты. Наша задача — это поиск подходов, условий для максимально продуктивной интеграции целей бизнеса с целями людей.

Но если человек не знает, куда двигаться дальше в карьере? Если специалист находится на перепутье «менеджмент» или «техническая ветвь»? Для поддержки сотрудников в вопросах карьеры мы создали отдельный коучинговый сервис. Сертифицированные коучи, опытные лидеры и эксперты помогают специалистам находить нужные ответы и делать взвешенный, осознанный выбор с меньшим волнением.

Иногда человеку достаточно показать, какие есть возможности в компании, потому что не всегда у специалистов есть целостная картинка вариантов. А ведь EPAM — это очень большой мир возможностей. И важно, чтобы коллеги смогли понять, чего лично они хотят, и нашли такое направление внутри глобальной организации.

2020-й поставил HR-команду EPAM перед новыми вызовами. Как эффективно работать с актуальными темами (например, того же ментального здоровья), как влиять дистанционно, как помогать менеджерам работать со своими командами, как строить доверительные отношения с удаленными специалистами, помогать им проникнуться корпоративной культурой и ценностями? Да, сейчас нам приходится делать то, что 15 лет назад казалось бы фантастикой. Но мы готовы к вызовам!

Читайте другие материалы экспертов EPAM

Какие навыки следует развивать, чтобы быть успешными в будущем

Как провести идеальную онлайн-презентацию

5 этапов фасилитации, или Как проводить эффективные совещания