5 этапов фасилитации, или Как проводить эффективные совещания

Проєктна менеджерка в ЕРАМ Україна

18.06.20 Карьера 6 min reading

Фасилитацией называют профессиональное проведение совещаний с использованием особых инструментов и техник. С ее помощью можно вовлечь всю команду в работу и получить план действий, в успехе которого будет заинтересован каждый участник. Екатерина Сушкова, проектный менеджер в ЕРАМ Украина, профессиональный фасилитатор и тренер лидеров, разложила процесс по полочкам.

Несколько лет назад я попала на тренинг по фасилитации стратегического планирования. Нас учили грамотно строить план развития бизнеса. Когда я погрузилась в тему, у меня буквально открылись глаза: стикеры, кластеризация по темам, формирование рабочих групп… Есть столько полезных техник и знаний, но я их никогда ранее не использовала!

Так я начала углубляться в тему, досконально изучать ее и сразу использовать в своей работе проектного менеджера. Фасилитация — достаточно универсальный инструмент. Помимо проектных команд и представителей бизнеса, ею активно пользуются общественные организации, коммуны, волонтеры. Фасилитаторы — то есть те, кто проводит процесс — нередко ездят в страны третьего мира, чтобы помочь местным активистам наладить продуктивное взаимодействие. Их техники и инструменты позволяют делать простые совещания в разы эффективнее.

Катерина Сушкова, EPAM — *Екатерина Сушкова на сессии фасилитации*

Почему вашей команде будет полезна фасилитация

Ответ простой: если вы хотите получить от планирования, создания стратегии или анализа результатов максимум эффективности, вы оцените возможности этих инструментов. В отличие от директивного указания лидера или традиционного брейншторма, фасилитация дает группе непосредственно влиять на выбранный курс, а значит — чувствовать причастность к достижению общей цели. Вовлеченность в процесс и вдохновение команды — главные драйверы вашего успеха.

Подготовка к сессии

Если вы решили попробовать фасилитацию с командой, учтите, что проводить ее стоит в группе из минимум 3-5 человек (максимум — до 20-25 участников). Руководителю важно доверять этим людям, быть уверенным, что они могут дать интересные, смелые идеи. На фасилитационную сессию в зависимости от размера группы стоит выделить от 2 до 4 часов.

Перед началом необходимо определиться, зачем вы проводите фасилитацию, каких целей хотите достичь. Во-первых, сформулируйте их максимально четко для себя, а во-вторых, убедитесь, что они понятны команде, которую вы собираетесь привлечь к работе.

Зафиксируйте эти цели на бумаге (например, «удержать бизнес на плаву», «придумать шаги по выходу из кризиса» и так далее). Далее — определитесь, с какими «артефактами» вы хотите завершить фасилитацию (это может быть список действий, контактов или ответственных лиц, пункты для последующего обсуждения и тому подобное).

Эти «нетленные» документы, к которым вы должны прийти в итоге, предстоит озвучить в самом начале встречи. Иначе участники рабочей группы могут не ощутить ценности своей работы в конце встречи, не понимая, достигли ли они цели, и, соответственно, быть менее вовлеченными в последующую реализацию.

5 этапов фасилитации

В классическом формате фасилитации должны быть такие этапы:

Открытие.
Сбор данных и идей.
Анализ данных и идей.
Разработка плана действий.
Закрытие.

Разберем каждый из них по порядку.

Этап 1. Открытие

Несмотря на очевидность, крайне важный этап. Он задает темп встречи, добавляет решимости и уверенности участникам. Фасилитатору важно рассказать о цели, настроить команду на активную работу, объяснить распорядок дня и задачи, которые предстоит выполнить группе.

Этап 2. Сбор данных и идей

На этом этапе важно отдаться брейнштормингу или брейнрайтингу (в первом случае люди вслух набрасывают варианты, во втором — пишут на стикерах). Главное — не анализировать и не оценивать идеи, а просто собирать информацию. Озвучивайте смелые, сырые, нереальные, глупые на первый взгляд мысли — включайте креативное, дивергентное мышление! Только без риска осуждения и высмеивания удастся выйти за пределы штампов и вырастить инновационные подходы из самых неожиданных идей. Если будете сразу критиковать — рискуете выработать плохую групповую динамику и слишком рано подключить рациональное, конвергентное мышление.

Мое личное предпочтение на этом этапе — брейнрайтинг. В него можно вовлечь всех, а не 20% активных, громких и общительных коллег. Чтобы запустить процесс, задайте команде разогревающий вопрос. Формулировка «как будем выходить из кризиса?» сразу заставит людей анализировать, а вот вопросы «вспомните, какие решения в прошлом помогали вам справиться со сложностями» или «что, по-вашему, может удержать бизнес, похожий на наш, на плаву» будут мягче. На эту задачу хватит 3-5 минут.

Совет: попросите людей писать на стикере 2-3 ключевых слова, крупно и печатными буквами. Эту рекомендацию вы оцените позже.

Дайте людям немного времени на индивидуальную работу, а потом сформируйте пары. Пусть обменяются идеями и объединят те, которые дублируются. На это тоже потребуется около 5 минут. Дальше, если размер группы позволяет, можно объединиться по 4 человека — и повторить упражнение по исключению дубликатов (на этот процесс заложите до 7 минут). То, что будет в сухом остатке, — уникальные варианты ответов на поставленный вопрос.

Далее попросите участников своими руками разместить стикеры на доске. Начинается кластеризация. Соберите группы вариантов, схожих по принципу работы, названию или другим параметрам (например, «сокращение бюджета», «увеличение ассортимента», «работа с конкурентами» и прочие). Пусть команды остаются вовлеченными: спрашивайте их, куда и какой стикер лучше разместить. Это сохранит групповую динамику. Если возникает спорный момент, попросите автора идеи выбрать, в каком кластере ей место.

Этап 3. Анализ данных и идей

Разбирайте кластеры-направления и думайте в группах, насколько предложенные идеи реализуемы в реальности. Обратите внимание, что команды должны быть сбалансированы с точки зрения профессионального опыта и специализаций, а еще в каждой должен быть лидер. Он будет фиксировать и презентовать идеи, которые ваша группа берет в работу, а также сможет дополнить список предложениями от других команд.

Этап 4. Разработка плана действий

На этом этапе мы формируем продукт-артефакт, о котором говорили в начале. Скажем, это будет список действий для увеличения продаж. Он может быть небольшим, но рассчитанным на всех участников фасилитационной сессии. Для каждого пункта в списке должен быть установлен срок выполнения и ответственный (в идеале — кто-то из присутствующих). Важно, чтобы план и критерии эффективности были понятны и однозначны для всех. «Давайте научимся делегировать» — это неконкретно. «Давайте Маша в ближайшие два месяца передаст задачи по развитию такого-то направления Свете» — намного понятнее.

На эту задачу может потребоваться до 40 минут.

Этап 5. Закрытие

Важный этап, которым не стоит пренебрегать. Без итогов впечатление останется смазанным, а важность прошедшего события для участников будет неочевидной. Вовлеченный руководитель должен поблагодарить группу за работу, пройтись еще раз вслух по выработанному плану действий, спросить, что запомнилось и с каким настроением команда уходит. Поверьте, в таком случае на следующую подобную сессию люди придут с удовольствием!

Организационные лайфхаки

Вот, что нужно учесть фасилитатору:

Помещение. Если вы планируете очную фасилитационную сессию, подумайте о месте проведения. Вам понадобится достаточно просторное помещение, чтобы группам было комфортно и хватало воздуха. Если в вашем офисе такого нет, стоит задуматься об аренде.

Место для стикеров. Подумайте, куда будете клеить листочки с идеями. Для этого можно использовать или специальную фасилитационную ткань и клей для нее, или флипчарт, или просто стену. В двух последних случаях не забудьте о малярной ленте: ей удобно закреплять названия кластеров, написанные на листах А4.

Листы А4 и стикеры. Звучит очевидно, но совет жизненный: напомните участникам, что отрывать стикеры надо аккуратно, а писать идеи — на стороне без клея. Переделывание может вас замедлить.

Маркеры. Тонкие — для участников и их стикеров, толстые — для фасилитатора, чтобы обозначить названия кластеров на бумаге А4.

Таймер. Можно использовать ноутбук. Главное — чтобы участники сессии видели, сколько у них есть времени до завершения того или иного задания. Но будьте гибкими. В фасилитации каждый этап может требовать разного количества времени. Слушайте группу, следите за динамикой.

В конце — немаловажная ремарка. Фасилитатор — не равно «модератор». Эта роль многим непривычна, потому что предполагает отстраненность от генерации идей. Задача фасилитатора — следить за процессом и динамикой, но не вмешиваться, не давить своими мыслями и озарениями. Поэтому если руководитель хочет принять непосредственное участие в брейншторме и последующем формировании плана, стоит делегировать роль фасилитатора внешнему человеку или кому-то из другой команды.