Как провести идеальную онлайн-презентацию

Так, отныне мы живем по-другому. За последние несколько недель бизнес-коммуникации полностью перешли в онлайн. В частности, и презентации. Как идеально презентовать проект, продукт, отчет в онлайн-режиме, рассказывает Дмитрий Малиночка, тренер по soft skills компании ЕРАМ Ukraine.

Первый этап. Техническая подготовка к презентации онлайн

Наверное, будет лишним напоминать, что перед презентацией стоит заранее проверить доступность и качество интернета. И, что менее очевидно, — изучить сам инструмент для онлайн-презентации.

Среди популярных сейчас — Zoom, Teams. Например, знали ли вы, что в Zoom есть возможность сразу нескольким людям использовать дашборд, писать, рисовать? Поэтому разобраться в инструкциях, овладеть возможности этих инструментов — лучшее, что вы можете сделать для подготовки презентации. «Пощелкайте», проверьте, потестуйте с кем-то, что происходит по ту сторону экрана и как вас видят ваши собеседники. Иногда спикеры убеждены, что все работает, а на практике оказывается, что участники презентации онлайн остаются без видео.

Еще один момент, о котором стоит позаботиться: возможность во время презентации видеть вопросы участников. Для этого кто-то готовит второй экран, я же выбираю в настройках функцию, которая позволяет видеть вопросы сразу, когда они появляются в чате, и соответствующим образом реагировать. Так как есть вопросы, ответы на которые слушателям важно получить сразу, иначе они не будут воспринимать дальнейшую информацию.

Второй этап. Работа с самой презентацией

Первое, что нужно сделать, — определить цель: что вы хотите, чтобы люди поняли, запомнили и сделали после презентации? Когда есть ответы на эти три вопроса, компонуйте свой материал в соответствии с целями.

В интересных презентациях есть много примеров, кейсов, на основе которых спикер делает выводы и дает рекомендации. Через примеры слушатели ассоциируют его слова со своей жизнью, примеряют, можно ли использовать этот опыт в своих ситуациях и как это сделать. Чем ближе кейсы для аудитории, чем более они узнаваемы, тем внимательнее слушатели будут воспринимать ваш рассказ и тем больше они запомнят. Структурно презентацию можно скомпилировать так:

Кроме структурирования информации, на этапе подготовки важно проговаривать свою презентацию. Не надо учить текст! Достаточно сделать три разных репетиции:

1. Произвольно формулируйте мысли.
2. Скажите это другими словами, одновременно сохраняя суть.
3. А теперь еще раз те же мысли другими словами.

Это метод Сократа, который позволит вам запомнить суть, а не слова.

Также проверьте, не размещаете вы на слайдах большое количество текста. Это приводит к рассеиванию внимания и утомляет слушателей. Чтобы оптимизировать, вы можете двигаться двумя путями.

Первый — сокращать текст и оставлять только ключевую информацию. Второстепенную вы раскроете своими словам.

Второй — разбивать большие объемы информации на несколько последовательных слайдов с одним финализирующим.

Третий этап. Проведение онлайн-презентации

Я советую пользоваться классическим планом презентации и изначально познакомить с ним свою аудиторию. Итак, что нас сегодня ждет?

1. Приветствие.
2. Проверка звука голосом и дублирование в чат на случай, если у кого-то не работает звук и человек мог не понять, что вы проверяете.
3. Проверка визуального ряда.
4. Структура презентации, которая помогает сфокусироваться и отслеживать, на каком этапе мы находимся.
5. Регламент — это правила, которыми будем руководствоваться во время презентации: что можно, что не приветствуется, когда и как задавать вопросы.
6. Собственно презентация и, по возможности, привлечение аудитории, интерактив.
7. Ключевое сообщение.
8. Сессия вопросы / ответы.
9. Повторно ключевое сообщение / призыв.

Остановлюсь на нескольких важных моментах, где спикеры часто допускают ошибки.

Интерактив

Он позволяет спикеру сориентироваться в том, как проходит презентация, и держать внимание слушателей. Формат интерактива может быть различным: вопрос спикера, интерактивные слайды, включение видео, тестирование. Важно, чтобы люди знали правила вашего интерактива сразу. Может случиться, что вы задаете слушателям общий вопрос и ждете ответа. Но они не понимают, как должны ответить, потому что им не дали четких инструкций. Отсюда длительная пауза и недоразумения. Вот два примера, как можно провести интерактив.

Пример первый: Спрашиваем: «Кто из вас пользовался этой технологией? Поставьте в чат плюс, если да, и минус, если нет».

Пример второй: Опрос в несколько этапов. Например, о том, насколько вам комфортно работать из дома, где 0 — очень неудобно, а 5 — супер комфортно. Варианты ответов можно отобразить на отдельном слайде. Таких вопросов может быть несколько в течение презентации, в конце — объявление результатов: «Если вы набрали от 0 до 3 — вам действительно трудно, а от 14 до 20 — вы прирожденный home worker».

❗ Важно понимать, что интерактив разбавляет презентацию, особенно, если она длинная. В онлайн-презентациях советую каждые 5-7 минут делать такие перемены.

Динамика

Часто люди без опыта онлайн-презентаций говорят без спешки, тихо. В такой презентации нет энергии, ее трудно слушать, нужны дополнительные усилия, чтобы сосредоточиться.

На своих тренингах я советую таким спикерам ускорить речь. Но это не значит, что вы должны избегать пауз. Наоборот. Динамика состоит из громкости, скорости речи и интонации — для того, чтобы выделить информацию, подчеркнуть какую-то мысль. Паузы должны оставаться, чтобы люди успевали усваивать новую информацию.

Многие спикеры, как онлайн, так и оффлайн, признаются, что боятся пауз: «Когда все молчат, я не знаю, что делать». Не стоит бояться — знайте, что они помогают слушателям.

Бывают другие случаи, когда пауза необходима для того, чтобы спикер вспомнил какой-то факт. Если она затягивается, объясните аудитории, почему это происходит. К примеру:

— Коллеги, друзья, мне нужно немного времени, чтобы вспомнить / добавить эту информацию …

Люди понимают, что в это время происходит и что это не проблема потери связи, качества интернета или звука.

❗ Итак, чтобы презентация онлайн выглядела живой, работайте голосом, меняйте динамику — от ускорения к замедлению, по очереди, не злоупотребляя медленным темпом. Также разделяйте: блоки в одном темпе, а выводы — в другом.

Блок вопросы / ответы

Предусматривает привлечение модератора. Его задача регулировать поток вопросов, озвучивать, поощрять. Если аудитория более 12 человек, спикер / модератор изначально предупреждает, что вопросы можно задавать в письменном виде. Также можете в этом блоке просить включать видео во время вопросов — это придаст презентации человечности. Если слушателей много, модератор поможет собрать вопросы, чтобы не было задержек.

Шутки

Часто спрашивают, стоит ли использовать заготовки, действительно ли снимают напряжение и настраивают на дружеский лад? Не имею однозначного ответа. Шутки могут быть уместными и не вызывать дополнительного напряжения. В то же время, спикеру не стоит ждать реакции аудитории в ответ. Важно также понимать, что шутки — это не панацея, и готовить их заранее я бы не рекомендовал. Однако, если ситуативно удается удачно пошутить, почему нет?

Четвертый этап. Обратная связь

Спикер может запрашивать обратную связь в течение презентации онлайн: проговорил некоторую часть блока — попросил слушателей отреагировать, насколько было полезно, интересно. Важно оставлять время на ответы — 30 секунд, минута.

После презентации важно не забыть выполнить обещанное во время нее: ответить на вопросы, которые требовали отдельной подготовки, выслать презентацию, ссылки. Если необходимо, провести анкетирование, опросы.

Не буду обещать, что вы полюбите проводить презентации онлайн сразу. Ведь привычные оффлайновые встречи дают те эмоциональные реакции, невербальное общение, которые вдохновляют, поддерживают. Этого очень не хватает в онлайне. Но со временем вы точно привыкнете к новому формату и наработаете свои инструменты мастерских онлайн-презентаций.

Читайте также

8,5 антисоветов, как сверстать презентацию

Профессия: дизайнер презентаций. Что учить, где работать и с чего начать?

Что читать дизайнерам: 8 книг для профессионального развития