Список задач ежедневно только увеличивается (в отличие от свободного времени), энергии на все не хватает, а сосредоточиться и не отвлекаться на мелочи становится все труднее. Знакомые проблемы? Нам, например, очень. Есть ли возможность повысить производительность не за счет сверхурочной работы?
Ответ на этот вопрос мы решили поискать в новой книге издательства «Наш формат» — «Твой мозг в работе. Как прекратить отвлекаться и работать более продуктивно». Ее автор Дэвид Рок на протяжении многих лет записывал интервью с учеными и читал новейшие исследования, чтобы понять принципы работы мозга и как они влияют на продуктивность.
Законспектировали, какие четыре ограничения мешают нам быть продуктивными и как обойти их, чтобы повысить свою эффективность.
1. Ограниченное количество энергии
Во время умственной нагрузки мы задействуем префронтальную кору — мозговую зону, отвечающую за сознательное мышление. Благодаря префронтальной коре мы думаем, запоминаем, планируем, решаем проблемы — и на все эти процессы уходит гораздо больше энергии, чем вы можете себе представить. Мы привыкли, что люди истощаются после тренировки, а вот что устать можно и после решения серьезной проблемы еще не совсем.
Если вы много думаете, вам нужно много энергии. Префронтальная кора поглощает метаболическое горючее, такое как глюкоза и кислород. Если вы не пополняете их запасы, производительность резко снижается, потому что без энергии мозг просто не способен работать как следует.
Как обойти?
Многие во время работы едят сладкое и пьют газированные напитки. Такая техника срабатывает, ведь префронтальной коре нужна глюкоза. Но есть и более полезные пути.
Ставьте приоритеты на свежую голову
Правильно определить приоритеты – залог успешного рабочего дня, но вместе с тем это один из самых энергозатратных мозговых процессов. Поэтому расставлять приоритеты лучше, когда вы бодры и полны сил, например, в начале рабочего дня.
Визуализируйте данные
Интересные метафоры и истории, записи и схемы на маркерной доске — это помогает разгрузить префронтальную кору. Она отвечает за мышление, а благодаря этим инструментам вы используете еще и зрительную кору.
Чередуйте задачи разной сложности
Очень важно понимать свои энергетические потребности и уметь под них подстраиваться. Например, задачи, требующие больше внимания, выполняйте утром или после перерыва или зарядки, когда ваш ум еще бодр. Попытайтесь также разбивать работу согласно тому, как ее воспринимает мозг — на временные блоки, а не по темам или направлению.
2. Ограниченное количество информации в фокусе
Еще одно ограничение префронтальной коры – лимит информации, которую можно одновременно держать в голове и обрабатывать. В 2001 году Нельсон Кован из Миссурийского университета провел исследование, показавшее, что мы можем одновременно помнить только четыре вещи. Роберт Дезимон из Массачусетского технологического института установил, что мозг способен содержать только один визуальный образ за раз.
Вы можете пытаться удержать в сознании кучу фактов, но ваша эффективность при этом снизится. Вероятно, еще и голова может разболеться.
Как обойти?
Исследования показывают: чем меньше вам приходится помнить, тем эффективнее вы принимаете решение.
Один вопрос за раз
Если время позволяет, лучше обдумывать за один подход по одной идее / аспекту за раз. Прорабатывая один конкретный вопрос, вы не перегружаете мозг.
Упрощайте
Если вам нужно разобраться с чем-то сложным, попробуйте разделить информацию на части, а части разделить на еще меньшие. Оставляйте только ключевые элементы и сводите сложные идеи к нескольким составляющим. Так управлять ими в сознании будет гораздо легче.
3. Ограниченное количество одновременных задач
Вам кажется, что вы суперпродуктивны, если в течение рабочего дня одновременно делаете несколько вещей (например, отвечаете на имейлы во время встречи)? На самом деле ваша производительность от такого лишь снижается, потому что префронтальная кора не может работать над несколькими задачами одновременно.
Эффективно можно заниматься только одним умственным делом за раз. Впрочем, можно совмещать одну рутинную и знакомую задачу и одну интеллектуальную. К примеру, говорить по телефону и убирать. Процесс уборки уже отработан и не требует работы префронтальной коры.
Как обойти?
Вывод очевиден: если вам важно проделать все хорошо, не распыляйте свое внимание и занимайтесь только одним интеллектуальным делом. Что еще может помочь?
Автоматизируйте процессы
Тренируйтесь выполнять ту или иную работу снова и снова, пока она не перестанет быть ответственностью префронтальной коры. Доводите определенные задачи до автоматизма, и вы будете тратить на них меньше энергии. Например, создайте скрипт для телефонных звонков клиентам или разработайте шаблоны для электронной почты.
Выводите информацию в правильном порядке
У вас бывает, что вы кружите вокруг какого-то решения и не можете двигаться дальше? Пока не решится что-то одно, другие вопросы будут стоять в «пробке». Поэтому в первую очередь принимайте решения, которые дадут зеленый свет другим. К примеру, если вы делаете ремонт и не можете решить, в какой цвет покрасить стены, сначала подумайте об общей цветовой схеме. Определите порядок ваших решений и задач – так вы сэкономите кучу энергии и в конце концов разберете свои «пробки».
4. Постоянные отвлечения и рассеяния внимания
Нам постоянно что-то мешает работать — то пуши из инстаграмма, то мысли бродят где угодно, кроме того места, где должны быть. Мы тратим много энергии на то, чтобы сосредотачиваться, это истощает и, как следствие, мы допускаем ошибки в важных задачах.
Существуют отвлекающие нас внешние факторы — социальные сети, телефонные звонки, разговоры коллег. Но гораздо сложнее работать с внутренним отвлечением. Вы просто взглянули на рабочий календарь, тут вспомнили, что у подруги скоро День рождения, можно было бы ей подарить ей шарф, а какой же замечательный шарф вы видели на прошлой неделе в торговом центре!
Как обойти?
Нейтрализуйте внешние факторы
С этим бороться не так-то сложно. Выключайте все устройства связи, когда над чем-то размышляете. Если рядом общаются надоедливые коллеги – идите в другую комнату или надевайте наушники. Вашему мозгу лучше сосредоточиться на том, что перед вами.
Учитесь внутреннему самоконтролю
Когда у вас возникает желание пошевелиться, ваш мозг принял решение еще 0,3 секунды назад. Еще 0,2 секунды пройдет, пока вы осознаете, что вот-вот шевельнетесь. Этого окна достаточно для тренированного ума, чтобы осознать, что сейчас произойдет, вмешаться и сказать «нет» своим порывам, если они вас не устраивают.
Попытайтесь останавливать ментальные процессы конкретными фразами. Например, как только вы хотите открыть инстаграмм, нужно мысленно сказать себе: «Стоп, просмотр фото в инстаграмме отвлекает меня. Сделаю это после того, как выполню задание». Таким же образом можно «глушить» и лишние мысли: «Мысли о Дне рождения отвлекают меня, подумаю об этом вечером дома». Блокируйте отвлекающие факторы на ранней стадии, прежде чем они наберут обороты. Это не так просто, но Дэвид Рок утверждает, что этому можно научиться.
Итак, что делать?
Если учитывать все вышеописанное, то для производительной работы необходимо:
- планировать важные задания на то время, когда вы в тонусе;
- освобождать пространство в сознании, рисуя схемы на бумаге;
- выполнять по одной задаче за раз;
- сдерживать внешние и внутренние отвлекающие факторы.
Советуем вам прочитать книгу полностью, чтобы узнать о мозге все необходимое и овладеть искусством контроля над префронтальной корой. Лично нам в книге очень понравились герои Эмили и Пол. Автор использует типовые ситуации с рабочего дня для визуализации научных знаний. В этих ситуациях легко узнать себя, а значит, и найти решение.
