Як і навіщо використовувати канбан-дошку для роботи

Канбан-дошка — це візуальний інструмент, який допомагає команді бачити всю роботу в одному місці. Завдання розміщують на ній у вигляді карток і поступово рухають між стовпчиками — від старту до завершення. Пояснюємо, як цей простий підхід допомагає впорядкувати процеси та чому він ефективний не лише в ІТ, а й у командах з різних сфер.

Слова Agile, Scrum і Kanban асоціюються насамперед з ІТ-розробкою, хоча активно використовуються і за її межами. Ми вже розповідали, як впровадити елементи Scrum у роботу неайтішної команди. Але у Agile-філософії є ще один підхід — канбан, і його впровадження проходить навіть легше, ніж Scrum.

Як канбан працює в IT?

Канбан, як і Scrum, — це методологія управління розробкою з філософії Agile. Основний її сенс зосереджено навколо канбан-дошки, яка візуалізує усі процеси.

Типова дошка, яка використовується для розробки софту, містить такі стовпчики: 

• цілі проєкту;
• backlog;
• пропрацювання дизайну;
• розробка;
• тестування;
• done;
• терміново.

Кожна компанія і навіть відділ адаптують дошку під свої потреби, тому стовпчики можуть відрізнятися. У кожному є завдання (стікери), закріплені за конкретним членом команди. Коли таск виконано, він переміщується у наступну колонку.

Переваги kanban-дошки 

1. Командність

Дошка візуалізує завдання і залученість кожного члена команди. Розробнику добре видно, чим зайняті дизайнери, а тестувальнику зрозуміло, коли чекати на нову фічу для перевірки. Так само і члени вашої команди зможуть розуміти, що відбувається в усьому проєкті. 

2. Пріоритети і контроль ситуації 

Завдання у стовпцях розставлені за пріоритетністю, отже, ані менеджер, ані розробник не заплутаються. Крім того, менеджмент бачить, коли у когось проблеми і гальмується робота, якщо стікери не переміщуються дошкою. У такому випадку можна переставити завдання на іншого спеціаліста або розібратися, у чому причина і на якому етапі необхідно посилитися. 

3. Чіткий фокус на завданнях

Багатозадачність — це добре (хоча не факт), але канбан передбачає обмеження кількості завдань, які можна виконувати одночасно. 

Це означає, що один член команди може одночасно працювати не більше ніж над 2-4 завданнями. Завдяки цьому він краще фокусується і може докласти максимум зусиль для виконання завдання. 

4. Керування навантаженням 

Менеджер може швидко оцінити навантаження кожного спеціаліста, визначити, коли хто завершить свої завдання і кому дати новий таск. Зручно працювати за канбаном і з віддаленими працівниками і фрилансерами — дошка швидко покаже, чим вони зайняті  і наскільки позитивна динаміка їхньої роботи.

5. Мотивація і ретроспектива

У kanban вітаються щоденні стендапи і щотижневі ретроспективи. При цьому вони займають менше часу, ніж при роботі у Scrum, оскільки все вже візуалізовано на дошці. Увагу команди на ретроспективі зосереджено на тому, щоб з’ясувати, що заважає конкретній задачі перейти у наступний стовпчик і як оптимізувати процес. 

6. Радість від переміщення завдань

Тільки-но ви завершили таск, як підходите до дошки, відриваєте стікер і приліплюєте його у наступну колонку, таким чином відправляючи на наступний етап. Такий ритуал приносить позитивні емоції та відчуття завершеності.

Як може виглядати канбан-дошка у вашій компанії? 

Перший крок до створення kanban-дошки — визначити етапи роботи для назв стовпців. Подумайте, крізь які етапи проходить ваш продукт / послуга або які типові завдання виконує його команда. Ось прості приклади, які можуть допомогти скласти ваш канбан. 

Варіант №1. Телефонна / скайп розмова з клієнтом — зустріч з клієнтом — укладання договору — передача роботи спеціалісту. 

Варіант №2. Розробка контент-стратегії — затвердження стратегії з клієнтом — створення контенту — налаштування таргетингу. 

Варіант №3. Отримання заявки на замовлення одягу — відповідь клієнту — збір замовлення — відправка «Новою поштою» — отримання оплати. 

На стікерах, які ви будете переміщувати, можуть бути написані імена клієнтів чи більш вузькі задачі для стовпчика. Наприклад, у колонці «Створення контенту» може бути декілька таких стікерів: 5 постів для фейсбуку, 5 постів для інстаграму і т.д. 

Усе залежить від ваших потреб і вашого комфорту.  

Існує й інший спосіб, як облаштувати канбан-дошку — на наш погляд, найпростіший. Ви можете назвати стовпці просто Backlog, In progress, Done. У такому випадку усі ваші задачі спочатку знаходяться у Backlog. Коли член команди починає роботу над таском — стікер переміщується у In progress, а після завершення потрапляє у Done.

Як створити канбан-дошку? 

Ви можете використовувати маркерну, пробкову дошку або звичайний ватман і стікери. Для перших етапів залучення команди у систему рекомендуємо саме фізичну дошку. За бажанням з часом можна перейти на електронну, наприклад Trello (для роботи з віддаленими членами команди радимо починати одразу з неї). 

Півтора роки я працювала у веб-студії внутрішнім інтернет-маркетологом. Мої задачі були різноманітними — email-маркетинг, написання статей для корпоративного блогу, SMM, внутрішні сторінки сайту компанії.
Ми працювали за канбаном: на початку тижня формували беклог завдань, переміщували їх у In progress, а потім у Done. Наприкінці тижня з’ясовували, чому певне завдання так і не вдалося виконати і яка потрібна допомога. Завдяки канбан-дошці я чітко розподіляла навантаження на тиждень, бачила, де потрібно докласти більше зусиль, а мій менеджер приділяв достатньо часу моїй роботі.

Анна Соха, контент-маркетолог

Запитання та відповіді щодо використання канбан-дошки

Отже, канбан — це набір рішень для роботи у дусі Agile, а канбан-дошка є головним інструментом. Метод вчить нас гнучкості, експериментам, командній роботі і аналітичному мисленню. Вам не потрібно буде різко змінювати усю систему роботи, тому спробуйте впустити канбан у вашу команду і серце!

Читайте також

Коли продуктивність стає токсичною та як це виправити?

Правда і міфи про багатозадачність та як технології рятують від вигорання

5 онлайн-інструментів для підвищення продуктивності