Якщо ви хоч трохи знайомі з IT, то точно бачили чи чули про канбан-дошку — фліпчарт, ватман або, власне, дошку з безліччю стовпчиків та стікерів. Розповідаємо, навіщо потрібен канбан і як він допомагає налагодити процеси у будь-якій, а не тільки ІТ-команді.
Слова Agile, Scrum і канбан асоціюються у першу першу з ІТ-розробкою, хоча активно використовуються і за її межами. Ми вже розповідали, як впровадити елементи Scrum у роботу неайтішної команди. Але у Agile-філософії є ще один підхід — канбан, і його впровадження проходить навіть легше, ніж Scrum.
Як канбан працює в IT?
Канбан, як і Scrum, — це методологія управління розробкою з філософії Agile. Основний її сенс зосереджено навколо канбан-дошки, яка візуалізує усі процеси.
Типова дошка, яка використовується для розробки софту, містить такі стовпчики:
- цілі проєкту;
- backlog;
- пропрацювання дизайну;
- розробка;
- тестування;
- done;
- терміново.
Кожна компания і навіть відділ адаптують дошку під свої потреби, тому стовпчики можуть відрізнятися. У кожному є завдання (стікери), закріплені за конкретним членом команди. Коли таск виконано, він переміщується у наступну колонку.
Переваги канбан-дошки
1. Командність
Дошка візуалізує задачі і залученість кожного члена команди. Розробнику добре видно, чим зайняті дизайнери, а тестувальнику зрозуміло, коли чекати на нову фічу для перевірки. Так само і члени вашої команди зможуть розуміти, що відбувається в усьому проєкті.
2. Пріоритети і контроль ситуації
Задачі у стовпцях розставлені за пріоритетністю, отже, ані менеджер, ані розробник не заплутаються. Крім того, менеджмент бачить, коли у когось проблеми і гальмується робота, якщо стікери не переміщуються дошкою. У такому випадку можна переставити задачу на іншого спеціаліста або розібратися, у чому причина і на якому етапі необхідно посилитися.
3. Чіткий фокус на задачах
Багатозадачність — це добре (хоча не факт), але канбан передбачає обмеження кількості завдань, які можна виконувати одночасно.
Це означає, що один член команди може одночасно працювати не більше ніж над 2-4 задачами. Завдяки цьому він краще фокусується і може докласти максимум зусиль для виконання завдання.
4. Керування навантаженням
Менеджер може швидко оцінити навантаження кожного спеціаліста, визначити, коли хто завершить свої завдання і кому дати новий таск. Зручно працювати за канбаном і з віддаленими працівниками і фрілансерами — дошка швидко покаже, чим вони зайняті і наскільки позитивна динаміка їхньої роботи.
5. Мотивація і ретроспектива
У канбані вітаються щоденні стендапи і щотижневі ретроспективи. При цьому вони займають менше часу, ніж при роботі у Scrum, оскільки все вже візуалізовано на дошці. Увагу команди на ретроспективі зосереджено на тому, щоб з’ясувати, що заважає конкретній задачі перейти у наступний стовпчик і як оптимізувати процес.
6. Радість від переміщення задач
Тільки-но ви завершили таск, як підходите до дошки, відриваєте стікер і приліплюєте його у наступну колонку, таким чином відправляючи на наступний етап. Такий ритуал приносить позитивні емоції та відчуття завершеності.
Як може виглядати канбан-дошка у вашій компанії?
Перший крок до створення канбан-дошки — визначити етапи роботи для назв стовпців. Подумайте, крізь які етапи проходить ваш продукт / послуга або які типові завдання виконує його команда. Ось прості приклади, які можуть допомогти скласти ваш канбан.
Варіант №1. Телефонна / скайп розмова з клієнтом — зустріч з клієнтом — укладання договору — передача роботи спеціалісту.
Варіант №2. Розробка контент-стратегії — затвердження стратегії з клієнтом — створення контенту — налаштування таргетингу.
Варіант №3. Отримання заявки на замовлення одягу — відповідь клієнту — збір замовлення — відправка «Новою поштою» — отримання оплати.
На стікерах, які ви будете переміщувати, можуть бути написані імена клієнтів чи більш вузькі задачі для стовпчика. Наприклад, у колонці «Створення контенту» може бути декілька таких стікерів: 5 постів для фейсбуку, 5 постів для інстаграму і т.д.
Усе залежить від ваших потреб і вашого комфорту.
Існує й інший спосіб, як облаштувати канбан-дошку — на наш погляд, найпростіший. Ви можете назвати стовпці просто Backlog, In progress, Done. У такому випадку усі ваші задачі спочатку знаходяться у Backlog. Коли член команди починає роботу над таском — стікер переміщується у In progress, а після завершення потрапляє у Done.
Як створити канбан-дошку?
Ви можете використовувати маркерну, пробкову дошку або звичайний ватман і стікери. Для перших етапів залучення команди у систему рекомендуємо саме фізичну дошку. За бажанням з часом можна перейти на електронну, наприклад Trello (для роботи з віддаленими членами команди радимо починати одразу з неї).
«Півтора роки я працювала у веб-студії внутрішнім інтернет-маркетологом. Мої задачі були різноманітними — email-маркетинг, написання статей для корпоративного блогу, SMM, внутрішні сторінки сайту компанії.
Ми працювали за канбаном: на початку тижня формували беклог завдань, переміщували їх у In progress, а потім у Done. Наприкінці тижня з’ясовували, чому певне завдання так і не вдалося виконати і яка потрібна допомога. Завдяки канбан-дошці я чітко розподіляла навантаження на тиждень, бачила, де потрібно докласти більше зусиль, а мій менеджер приділяв достатньо часу моїй роботі».
Отже, канбан — це набір рішень для роботи у дусі Agile. Він вчить нас гнучкості, експериментам, командній роботі і аналітичному мисленню. Вам не потрібно буде різко змінювати усю систему роботи, тому спробуйте впустити канбан у вашу команду і серце!
Читайте також
6 фишек Scrum, которые будут полезны в работе каждому
