Управління проєктами у повсякденному житті: основні етапи й інструменти

Письменниця-мандрівниця з досвідом у Project Management Олена Нежевенко розповідає, як керувати проєктами, навіть якщо ви не проджект. Зрештою, усе наше життя — один величезний проєкт.

Темп сучасного життя зобов’язує нас постійно вишукувати нові варіанти досягнення цілей. Але це не завжди це легко. Чи буває так, що ви робите багато, але все одно нічого не встигаєте? Або відчуваєте, що справи ніби «розмазуються» протягом тижня і не приносять відчутних результатів? 

Знайомо? Насправді я не читаю ваші думки — просто подібна проблема у наш час турбує усе більше людей. Як же з нею впоратись? Я пропоную вам уявити, що ваше життя — це ваш найголовніший проєкт, що складається з купи проєктів поменше, і застосовувати принципи проєктного менеджменту для вирішення будь-якої задачі.

У цій статті я розберу основні етапи та інструменти управління проєктами у будь-якій царині, які здатні покращити якість вашого життя й роботи та досягати більш відчутних результатів. 

Основи проєктного менеджменту у повсякденному житті 

Будь-який проєкт складається з 4 основних етапів:

• ініціація,
• планування,
• реалізація,
• підбивання підсумків.

Перш ніж узятися за будь-який обмежений у часі проєкт, варто провести невелике дослідження — перевірити його на актуальність, релевантність і зрозуміти, чи принесе він очікуваний результат. Це і буде ініціація проєкту.

Наступний етап — планування. Особисто я завжди користуюся технікою під назвою backwards planning — «зворотне планування».  Суть у тому, щоб визначити кінцевий результат і коли його необхідно отримати. Далі потрібно зробити крок назад і визначити передостанній крок до кінцевого результату і коли його необхідно зробити. І так покроково повернутися до теперішнього часу і наявних на даний момент ресурсів.

Наприклад, я хочу поїхати у Кенію у березні 2020 року. Отже, до лютого я маю зробити усі щеплення та отримати візу, до січня — придбати квитки і забронювати житло. Відповідно, до Нового року мені бажано зібрати потрібну суму грошей, щоб усе оплатити. Виходить, у мене є два місяці (листопад і грудень), щоб заробити на подорож.

Також на етапі планування непогано було б порахувати базовий бюджет проєкту: основні доходи, витрати і ризики. Ризики розраховуються для того, щоб на етапі реалізації нічого не стало для вас несподіванкою і ви заздалегідь знали, як вирішувати конкретні проблеми. 

За умови грамотного планування на етапі реалізації проєкту вам потрібно буде лише моніторити, як проходить весь процес і перевіряти виконання задач за чек-листом і календарем. 

Останній (але не менш важливий) етап, про який часто забувають, — це підбивання підсумків. Аналіз отриманого досвіду допоможе вам зрозуміти свої сильні сторони та над чим іще варто попрацювати, щоб уникнути помилок у майбутньому. Навіть проста рефлексія навчить вас більшого, ніж 100-500 бізнес-книг. Спитайте себе, що вдалого було у проєкті та що варто покращити наступного разу. 

Інструменти проєктного менеджменту у повсякденному житті 

У цій статті я згадаю лише ті інструменти, які використовую особисто, тому не претендую на об’єктивність і правильність. Навіть буду вдячна, якщо у коментарях ви поділитесь своїми улюбленими інструментами — це буде дуже корисно і допоможе побачити ширшу картинку. 

Mind Map

Я навчалась на прикладній математиці і завжди вважала себе дуже чіткою і структурованою людиною. Тому я ніколи не думала, що коли-небудь користуватимуся Mind Map.

Що це таке? Це інтелектуальна карта або, як її ще називають, діаграма зв’язків. Це інструмент візуального зображення інформації, який допомагає її ефективно структурувати та обробляти. Тобто ви не просто занотовуєте ідеї у вигляді тексту, а й підключаєте свою уяву. Ключове поняття розміщується посередині, а від нього відгалужуються нові ідеї. Особисто мені дуже подобається такий приклад:

Хотіла поділитися з вами своєю інтелектуальною картою, але зрозуміла, що мої каракулі зрозуміли лише мені. Я все ще створюю Mind Map у блокнотах, хоча зараз є безліч зручних онлайн-інструментів:

• https://coggle.it/ — застосунок від Google, який дозволяє не лише створювати майнд мепи з власними картинками й фото, але й експортувати їх у pdf-файл (дуже корисна штука для презентацій);
• https://www.mindmeister.com — цей інструмент більш корисний для спільного використання командами, але безкоштовна версія триває лише 30 днів; 
• https://www.mindmup.com/ — більш структурована програма, без надлишку картинок чи яскравих кольорів (зараз доступна лише версія англійською). 

Trello

https://trello.com

Це мій найулюбленіший інструмент, щоб планувати і пам’ятати все про все. Тут можна створювати спільні дошки з друзями та колегами, де складати списки з карток-завдань, призначати дедлайни й відповідальних за виконання. 

У мене найчастіше 4 списки: треба зробити, у процесі, готово, перевірено/закрито. Втім, Trello крутий тим, що можна повністю налаштувати під себе. 

Я використовую цей інструмент не лише для роботи, а й для самоменеджменту і навіть замислююсь, чи не впровадити Trello і у стосунки. Ну а що — зате все буде заздалегідь розплановано і призначені відповідальні 🙂

SWOT-аналіз

Цей метод настільки банальний, що довгий час я не сприймала його серйозно. Коли необхідно було заповнити табличку для якогось проєкту, робила це лівою ногою. І лише нещодавно я осягнула усю простоту і водночас глибину цього методу. SWOT розкриває вам фактори зовнішнього і внутрішнього оточення і допомагає грамотно спланувати свої подальші дії у проєкті.

Strength — сильні сторони (внутрішні фактори).

Weaknesses — слабкі сторони (внутрішні фактори).

Opportunities — можливості (зовнішні фактори).

Threats — загрози (зовнішні фактори).

Цей інструмент можна застосовувати не лише у проєктній діяльності, а й при вирішенні особистих проблем. 

Ось кілька програм, які допоможуть зробити SWOT-аналіз онлайн:

• https://www.masterplans.ru/swot/
• https://creately.com/ru/Инструмент-СВОТ-анализа-онлайн
• https://www.canva.com/ru_ru/grafiki/swat-analiz/

Можливо, підхід до життя як до проєкту може здатися вам надто прагматичним, але чому б і не скористатися тим, що дійсно працює у повсякденному житті? Сподіваюся, я допомогла вам поглянути на планування свого життя трохи під іншим кутом, і ви спробуєте застосувати деякі інструменти проєктного менеджменту у своєму житті. Не забудьте потім поділитися результатами і вашими досягненнями 🙂