5 інструментів для проджект-менеджерів

10 різних каналів комунікації, ніде не зафіксовані задачі, поганий зворотний зв’язок і все це — в умовах суворих дедлайнів. Схоже на пекло для проджект-менеджерів. На щастя, зараз є програми для управління проєктами, які допоможуть організувати роботу.

Ми розкажемо про п’ять із них, які стануть у нагоді початківцям. А досвідчені фахівці й так про них знають 🙂  

1. Trello

Цей інструмент для упорядкування робочих завдань працює за принципом канбан-дошки, яка зазвичай складається із трьох стовпчиків: «Зробити» (Тo do), «В роботі» (Іn progress) та «Зроблено» (Done). 

Trello — дуже простий інструмент. Є дошка з кількома списками задач. Задачі у вигляді карток із заголовками, чек-боксами, коментарями й мітками розподіляються у списки за принципом «заплановані, поточні, виконані» або будь-яким іншим і потім можуть редагуватися або перетягуватися з одного списку в інший.

Можна користуватись однією дошкою для власної роботи, а команді надати доступ до іншої дошки із завданнями по спільному проєкту. Сервіс досить простий, але різноманітні вдосконалення роблять його дуже зручним — наприклад, інтеграція календаря, Slack, Google-диска, зв’язок з акаунтом в GitHub тощо.

5 корисних покращень для Trello

Вартість: безкоштовно (безкоштовний акаунт має майже всі необхідні функції, серед яких необмежена кількість карток, 10 дошок для команди і можливість скористатися одним покращенням). Є й платні тарифи з більшими можливостями — від 9.99$ щомісяця* з людини.

2. Harvest

Harvest — це інструмент для обліку часу. Завдяки йому можна зрозуміти, скільки годин реально витрачається на весь проєкт та його окремі етапи. Як це працює: ви створюєте перелік завдань (до них можна додати заплановану оплату, якщо передбачається), відмічаєте початок / паузу / завершення роботи, а сервіс надає детальну інформацію по прогресу, витрачених робочих годинах та оплаті. Дані можна потім експортувати в Excel.

Трекінг часу, витраченого на роботу, не означає постійний контроль. Це потрібно, щоб не перевантажувати команду і відстежувати, які етапи проєкту займають більше часу, щоб мати можливість оптимізувати процеси. Harvest можна інтегрувати з іншими сервісами, наприклад з Trello.

Основи тайм-трекінгу з Harvest

Вартість: безкоштовно (лише для однієї людини, яка працює над двома проєктами). Платні тарифи: Solo — за 10.80$ на місяць* (необмежена кількість проєктів для однієї особи), Team — за 10.80$ на місяць* за кожного члена команди (необмежена кількість проєктів).

3. Asana

Asana — це інструмент для розподілу навантаження та трекінгу прогресу в роботі команди. Його переваги: колеги можуть бачити розподіл задач один в одного, завдання можна структурувати за допомогою канбан-дошок, календаря, таймлайну. 

Є навіть можливість сформувати схему з переходами завдань між працівниками (наприклад, коли у рамках створення email-розсилки завдання переходить від копірайтера до верстальника). Але попереджаємо: інтерфейс програми та її функціонал складніші, ніж в інших сервісах, хоча цікаві можливості варті того.

Огляд можливостей для управління проектами в Asana

Вартість: безкоштовно (акаунт для команди із базовими можливостями). Є й платні тарифи з більшими можливостями — від 9.99$ щомісяця* з людини.

4. GanttPRO

GanttPRO —  це онлайн-сервіс для створення діаграми Ґанта (відрізків із завданнями на часовій шкалі). Перевага GanttPRO — можливість розподілити роботу між колегами та створити зрозумілі зв’язки між етапами завдань. 

Хоча є і складнощі, пов’язані з особливостями самої діаграми Ґанта: якщо терміни роботи дуже жорсткі, то навіть одна зміна дедлайну може змістити інші завдання або зменшити час на виконання. Графік проєкту можна експортувати в PDF чи файл Excel, щоб роздрукувати або відправити замовнику. 

Загальний огляд роботи в GanttPRO

Вартість: 15$ щомісяця* (для одного користувача), командні плани — від 7.90$ на місяць*.

5. Slack

Slack — це зручний месенджер для комунікації в команді. Тут можна створювати тематичні канали для різних питань. Наприклад, відокремити виключно робочі чати від дискусії про завершення улюбленого серіалу 🙂 

Сервіс дозволяє додавати вкладені файли та потім коментувати їх, що дуже зручно для обговорення прототипів чи ідей. Також в месенджері можна здійснювати відеодзвінки або встановити нагадування про важливі події. А ще Slack можна інтегрувати з Google Drive, Dropbox, GitHub, Trello, Outlook Calendar, Gmail. На офіційному сайті можна знайти багато підказок для користування сервісом.

Детальне відео для початківців у роботі зі Slack

Вартість: безкоштовно (до 10 тисяч повідомлень і 5 GB файлів, до 10 інтеграцій з іншими додатками та відеодзвінки між двома користувачами одночасно). Є й платні тарифи з необмеженою кількістю повідомлень та більшими можливостями – від 6.67$ щомісяця* з людини. 

*За умови оплати одразу за весь рік

На перший (і дуже поверхневий) погляд може здатись, що різні сервіси лише забирають час і створюють бар’єри для ефективної роботи менеджера проєктів. Але насправді вони не заважають, а навпаки — допомагають зосередитись на роботі і виконувати її більш ефективно. Звісно, якщо правильно ними користуватись 🙂 

Читайте також

6 фишек Scrum, которые будут полезны в работе каждому

7 базовых инструментов для управления проектами

5 советов по тайм-менеджменту для тех, кто ничего не успевает