Тайм-менеджмент: 5 советов для тех, кто ничего не успевает

Мечтаете добавить в сутки еще несколько часов? Вам нужна не магия, а грамотный тайм-менеджмент. Сегодня это уже не дополнительное преимущество, а обязательный навык для любого специалиста. Рассказываем, как подружиться со временем и успевать больше.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм менеджмент — это такое рациональное распределение часов в сутках, чтобы и все успеть, и спать полноценные 7-8 часов, и быть эффективным, и оставаться здоровым. Это навык, который стоит прокачивать постоянно.

Понимание того, что такое тайм-менеджмент и каковы его принципы, позволяет не только достигать целей с минимальными усилиями и в нужные сроки. Но также держать в балансе различные сферы жизни, не жертвуя ни отдыхом, ни общением с родными, ни заботой о собственном здоровье. То есть, тайм-менеджмент — это также о work-life balance.

Как правильно планировать свое время: мифы и реальность

Кто-то считает планирование времени по принципам тайм-менеджмента волшебным лекарством от прокрастинации и лени, билетом в успешную, продуктивную жизнь. Иногда это работает, однако не стоит путать тайм-менеджмент с другими похожими терминами. Потому что в результате возникают вот такие мифы.

Миф 1. Тайм-менеджмент — это распланировать день поминутно

К этому призывают некоторые «гуру» продуктивности, которые на самом деле не понимают основной задачи тайм-менеджмента. Если вы уже тестировали подобную систему управления временем, то знаете, к чему это приводит — к раздражению, повышению тревожности, ухудшению психологического состояния.

Эффективный тайм-менеджмент помогает оптимизировать время, а не помещать себя в рамки, в которых невозможно жить.

Миф 2. Есть универсальные советы по управлению временем, которые подходят всем

На самом деле, тайм-менеджмент — это не про универсальность. Да, есть определенные принципы, правила. Однако их нужно адаптировать под свой стиль и ритм жизни, приоритеты, личные качества, сильные и слабые стороны. А для этого — протестировать несколько техник.

В результате, скорее всего, вы получите новую, уникальную методику планирования времени, которая работает именно в вашем случае.

Миф 3. Тайм-менеджмент не для творческих людей

Такая мысль возникает, когда начинаются разговоры о вдохновении, поисках идей, смыслов, аллюзий. 

В таком случае дело не в тайм-менеджменте, а в профессионализме специалиста. Когда есть сложившиеся правила работы, понимание ее специфики и трудностей, которые могут возникнуть, организация времени является несложным процессом.

Как управлять временем: 5 советов для эффективного тайм-менеджмента

Как управлять временем, а точнее, как не надо, разобрались. Теперь переходим к полезным советам. Главное — помните: все нужно адаптировать под себя. И тогда управление временем станет для вас действительно полезной и эффективной практикой.

Совет №1. Поймите, что время есть

Скорее всего, вы уверены, что у вас нет ни одной свободной минуты. Поэтому успевать больше, найти время на хобби или начать новое дело практически нереально. А вот мы думаем, что даже в самом плотном графике можно отыскать свободные полчаса. Было бы ради чего 🙂

Давайте проверим? Нарисуйте таблицу из 7 колонок и 16-17 строчек. Колонки — для дней недели, строчки — для активных часов в сутках (надеемся, 7-8 часов вы спите). Теперь внесите в таблицу все дела на неделю. Указывайте абсолютно все, на что тратите время — даже душ, обед, поход в магазин, дорогу на работу и обратно. Наверняка у вас останутся пустые клеточки — это и есть ваше свободное время. Закрасьте их цветным маркером для наглядности и правильно ими распорядитесь.

Совет №2. Определите свои приоритеты

Тайм-менеджмент не научит вас успевать абсолютно всё. Но это и не нужно. Главное — определить, какие задачи для вас по-настоящему важны. Это первый шаг к эффективному распределению времени.

А чтобы выделить главные задачи, нужно понять конечную цель. В этом поможет пирамида Франклина.

Заполнять ее нужно снизу вверх. Так вы сформулируете глобальные цели, исходя из жизненных ценностей. Генеральный план — исходя из глобальных целей и так далее. И так среди ежедневных задач легко будет выделить те, которые нужны для достижения ваших целей. Они и станут приоритетными.

Еще список дел можно анализировать по матрице Эйзенхауэра.

Распишите задачи на день по квадратам: «Срочные и важные», «Несрочные и важные», «Срочные, неважные», «Несрочные, неважные». Дела из квадрата №1 — «Срочные и важные» — ваш приоритет, поэтому их нужно делать в первую очередь.

Задачи из квадрата №2 можно растянуть на несколько дней. В квадрате №3 — то, что нужно делегировать или автоматизировать. А задачи квадрата №4 — просто вычеркнуть из своего списка.

Метод АBC более простой, но не менее эффективный. Разделите задачи на несколько уровней: А — самые важные, B — чуть менее важные и так далее. Можно использовать сколько угодно уровней, но учтите: чем их больше, тем легче запутаться в списке.

Совет №3. Откажитесь от мультитаскинга

На самом деле наш мозг не умеет работать в режиме многозадачности. Когда вы пытаетесь сосредоточиться сразу на нескольких вещах, ему приходится постоянно переключаться. Это, во-первых, снижает скорость работы.

А во-вторых, отнимает больше сил. Поэтому гораздо эффективнее — полностью погрузиться в одну задачу и только после ее выполнения приступать к следующей.

Совет №4. Составляйте списки дел

Обязательно фиксируйте задачи и их дедлайны. Рекомендуем использовать для этого несколько списков:

• глобальный — с долгосрочными планами и целями;
• месячный — с задачами на месяц;
• ежедневный — с четким перечнем дел на день.

Ежедневный список задач на следующий день составляйте каждый вечер. Напротив каждой пропишите цель в соответствии с месячным и глобальным списком. Например: «Написать статью про новые тренды в маркетинге» — «Чтобы пополнить портфолио» — «Чтобы отправить его в тот самый журнал». Глобальный список лучше всего повесить на видном месте для дополнительной мотивации.

Совет №5. Помните, что лучшее — враг хорошего

Перфекционизм может сыграть с вами злую шутку, если не держать его под контролем. Стремление к идеальному результату может вылиться в затягивание сроков, потому что вам никогда не будет хватать времени сделать всё «как надо». Но лучше сделать неидеально, чем не сделать вообще.

Читайте также

5 популярных приложений для тайм-менеджмента, которые помогут структурировать вашу жизнь

Советы по тайм-менеджменту от успешных женщин

Почему мы прокрастинируем и как этого избежать