fbpx

Тайм-менеджмент: 5 порад для тих, хто нічого не встигає

Редакція Вт., 16.04.19 Must Read

Мрієте додати в добу ще декілька годин? Вам потрібна не магія, а грамотний тайм-менеджмент. Сьогодні це вже не додаткова перевага, а обов’язкова навичка для будь-якого фахівця. Розповідаємо, як подружитися з часом і встигати більше.

Що таке тайм-менеджмент


Тайм-менеджмент — це про раціональний розподіл годин в добі так, щоб і все встигнути, і спати повноцінні 7-8 годин, і бути ефективним, і залишатися здоровим. Це навичка, яку варто прокачувати постійно.

Розуміння того, що таке тайм-менеджмент та якими є його принципи, дозволяє не лише досягати цілей з мінімальними зусиллями та у потрібні терміни. Але також тримати у балансі різні сфери життя, не жертвуючи ні відпочинком, ні спілкуванням з рідними, ні піклуванням про власне здоров’я. Тобто, тайм-менеджмент — це  ще й про той самий work-life balance.  


Як правильно планувати свій час: міфи та реальність


Хтось вважає планування часу за принципами тайм-менеджменту чарівними ліками від прокрастинації та лінощів, таким собі квитком у продуктивне життя. Іноді це працює, проте не варто плутати тайм-менеджмент з іншими подібними термінами. Бо в результаті виникають ось такі міфи.  


Міф 1. Тайм-менеджмент — це розпланувати день похвилинно 

До цього закликають деякі «гуру» продуктивності, які насправді не розуміють основного завдання тайм-менеджменту.  Якщо ви вже тестували подібну систему управління часом, то знаєте, до чого це призводить — роздратування, підвищення тривожності, погіршення психологічного стану. 

Ефективний тайм-менеджмент допомагає оптимізувати час, а не поміщати себе в рамки, в яких неможливо жити. 


Міф 2. Є універсальні поради з управління часом, які підходять усім 

Насправді, тайм-менеджмент — це не про універсальність. Так, є певні сформовані принципи, правила. Проте їх потрібно адаптувати під свій стиль та ритм життя, пріоритети, особисті якості, сильні та слабкі сторони. А для цього — протестувати декілька технік. 

В результаті, швидше за все, ви отримаєте нову, унікальну методику з планування часу, яка працює конкретно у вашому випадку.   


Міф 3. Тайм-менеджмент не для творчих людей

Така думка виникає, коли починаються розмови про натхнення, довгі пошуки ідей, сенсів, алюзій. 

В такому випадку справа не у тайм-менеджменті, а в професіоналізмі спеціаліста. Коли є сформовані правила роботи, розуміння її специфіки та труднощів, які можуть виникнути, організація часу є легким процесом. 


Як управляти часом: 5 порад для ефективного тайм-менеджменту


Як управляти часом, а точніше, як не треба, розібралися. Тепер переходимо до корисних порад. Тільки пам’ятайте: все потрібно адаптувати під себе. Тоді управління часом стане для вас справді корисною і ефективною практикою.

Порада № 1. Зрозумійте, що час є

Швидше за все, ви впевнені, що у вас немає жодної вільної хвилини. Тому встигати більше, знайти час на хобі або почати нову справу практично нереально. А ось ми думаємо, що навіть в найщільнішому графіку можна відшукати вільні півгодини. Було б заради чого 🙂

Давайте перевіримо? Намалюйте таблицю з 7 стовпців і 16-17 рядків. Стовпці — для днів тижня, рядки — для активних годин у добі (сподіваємося, 7-8 годин ви спите). Тепер внесіть в таблицю всі справи на тиждень. Вказуйте абсолютно все, на що витрачаєте час — навіть душ, обід, похід в магазин, дорогу на роботу і назад. Напевно у вас залишаться порожні клітинки — це і є ваш вільний час. Зафарбуйте їх кольоровим маркером для наочності та щоб правильно ними розпорядитися.


Порада №2. Визначте свої пріоритети

Тайм-менеджмент не навчить вас встигати абсолютно все. Але це і не потрібно. Головне — визначити, які завдання для вас по-справжньому важливі. Це перший крок до ефективного розподілу часу.

А щоб виділити головні завдання, потрібно зрозуміти кінцеву мету. У цьому допоможе піраміда Франкліна.

Заповнювати її потрібно знизу вгору. Так ви сформулюєте глобальні цілі, виходячи з життєвих цінностей. Генеральний план — виходячи з глобальних цілей і так далі. І так серед щоденних завдань легко буде виділити ті, які потрібні для досягнення ваших цілей. Вони і стануть пріоритетними.

Ще список справ можна аналізувати за матрицею Ейзенхауєра.

Розпишіть завдання на день по квадратах: «Термінові і важливі», «Нетермінові і важливі», «Термінові, неважливі», «Нетермінові, неважливі». Справи з квадрата №1 — «Термінові і важливі» — ваш пріоритет, тому їх потрібно робити в першу чергу.

Завдання з квадрата №2 можна розтягнути на кілька днів. В квадраті №3 — то, що потрібно делегувати або автоматизувати. А завдання квадрата №4 — просто викреслити зі свого списку.

Метод АBC простіший, але не менш ефективний. Розділіть завдання на кілька рівнів: А — найважливіші, B — трохи менш важливі і так далі. Можна використовувати скільки завгодно рівнів, але врахуйте: чим їх більше, тим легше заплутатися в списку.


Порада №3. Відмовтеся від мультитаскінга

Насправді наш мозок не вміє працювати в режимі багатозадачності. Коли ви намагаєтеся зосередитися відразу на декількох речах, йому доводиться постійно перемикатися.

Це, по-перше, знижує швидкість роботи. А по-друге, забирає більше сил. Тому набагато ефективніше — повністю зануритися в одну задачу і тільки після її виконання приступати до наступної.


Порада №4. Складайте списки справ

Обов’язково фіксуйте завдання і їх дедлайни. Рекомендуємо використовувати для цього декілька списків:

  • глобальний — з довгостроковими планами і цілями;
  • місячний — з завданнями на місяць;
  • щоденний — з чітким переліком справ на день.

Щоденний список завдань на наступний день складайте щовечора. Напроти кожної пропишіть мету відповідно до місячного і глобального списків. Наприклад: «Написати статтю про нові тренди в маркетингу» — «Щоб поповнити портфоліо» — «Щоб відправити його в той самий журнал». Глобальний список найкраще повісити на видному місці для додаткової мотивації.


Порада №5. Пам’ятайте, що краще — ворог хорошого

Перфекціонізм може зіграти з вами злий жарт, якщо не тримати його під контролем. Прагнення до ідеального результату може вилитися в затягування термінів, тому що вам ніколи не буде вистачати часу зробити все «як треба». Але краще зробити неідеально, ніж не зробити взагалі.

Читайте також

5 популярних додатків для тайм-менеджменту, які допоможуть структурувати ваше життя

Поради з тайм-менеджменту від успішних жінок

«Я потім це зроблю». Чому ми прокрастинуємо і як цього уникнути

Немає часу на зміну роботи? А дарма!

У нас купа крутих вакансій у топових компаніях на відстані одного кліку!

Вакансії

Долучайтеся!

Створюємо спільноту фанів Понеділків.

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: