Планируете начать карьеру в проектном менеджменте? О самых необходимых инструментах для управления проектами рассказывает проектный менеджер Валерия Тимофеева.
У каждого проекта есть четко сформулированные сроки, бюджет и ресурсы. Какие инструменты лучше всего использовать, чтобы планировать работу и контролировать ситуацию? Рассмотрим простые, но очень действенные инструменты.
Место для документации
План и охват проекта, контрольные точки, критический путь, организационную структуру компании — все удобно хранить на Google Drive.
У команды есть разные уровни доступа к документам (кто-то может только смотреть, а кто-то – вносить изменения). Менеджер проекта имеет возможность редактировать и изменять документацию в режиме реального времени — все сохраняется автоматически. Чего не может предоставить, например, Dropbox. Это большая экономия времени.
В текстовых документах можно хранить должностные инструкции и стандартные операционные процедуры (SOPs). Все хранится в облаке и не занимает место на вашем компьютере. Доступ с любого устройства.
Сервисы для коммуникаций
Сервис мгновенных сообщений Slack (базовый функционал бесплатный) уверенно завоевал рынок за последние пару лет. Его преимущества:
- возможность обмена личными сообщениями;
- функция создания тематических каналов;
- голосовые и видеозвонки;
- интеграция со сторонними приложениями.
Из приложений обратите внимание на Howdy, Geekbot – сервисы асинхронных совещаний. Бот самостоятельно в определенное время пишет каждому участнику из ранее выбранного круга команды 3 стандартных вопроса: чем вы занимались вчера, что собираетесь делать сегодня, какие трудности есть сейчас. По желанию вопросы можно менять.
Все ответы автоматически генерируются в отдельно созданный канал. Все, что остается проектному менеджеру, — просматривать информацию и принимать решения. Больше не нужно собирать людей из разных временных зон для планерок.
Письменных инструкций бывает недостаточно. Чтобы записать скринкаст и показать как работает функционал системы, последовательность действий и особенности интерфейса, я использую сервис Monosnap — одно видео вместо десятков звонков и объяснений. Просто и удобно. Хранится в Google Drive.
Электронная почта. Не буду останавливаться на том, зачем мы используем почту. Но тут важно понимать принципы работы. На письма, которые вы отправляете по электронной почте специалистам из вашей компании, вы должны получить ответ в течении 24 часов (за исключением выходных дней).
Поэтому писать в теме письма Urgent!!!, ASAP и прочее — признак дурного тона. Если ответ вам нужен в течение нескольких минут или немедленно, используйте сервисы мгновенных сообщений или телефон.
Важно: согласно этикету деловой переписки, на письма, полученные от незнакомых людей, вы должны ответить на протяжении недели. Если вообще собираетесь на них отвечать 🙂
Приложения для управления проектами
Чтобы отслеживать выполнение задач, решать мелкие проблемы, анализировать текущее состояние проекта и контролировать нагрузку, существует огромное множество приложений — простых и усложненных, платных и бесплатных, облачных и только для десктопа. Выбирайте согласно уровню сложности проекта, ресурсов, которыми располагаете, и собственному уровню компетенции.
Универсальный солдат — незаменимый Trello. Я его люблю больше, чем соседей — Asana и Basecamp. Отдельная доска на каждый проект, а в ней традиционные Backlog, To Do, In Progress, Testing, Completed, On Hold списки. Или все, что вам придет в голову. Создавайте любое количество списков задач и называйте их на свое усмотрение.
Используйте лейблы для быстрой и безболезненной навигации, выставляйте дедлайны, назначайте исполнителей и получайте уведомления о прогрессе на почту или в канал Slack. А при выполнении задания просто перетяните карточку в другой список.
И, пожалуйста, не усложняйте! Проектный менеджмент может показаться бюрократическим болотом, состоящим из тонны таблиц, инструкций и планов. Но главное — помнить, что важнее всего результат. Достигайте его любым удобным для вас способом.