Усім нам доводиться спілкуватися з іншими людьми з робочих питань, зокрема й письмово. Однак іноді написання ділового листа, пропозиції чи презентації може викликати труднощі.
На щастя, не треба бути обдарованим письменником, щоб гарно викладати думки на папері (або на екрані комп’ютера). Для цього при написанні чергового ділового листа скористайтися цими порадами.
Пишіть для читача, а не для себе
Найрозповсюдженіша проблема – коли люди пишуть для себе. Тоді як гарний текст завжди орієнтований на того, хто його читатиме.
«При написанні ділового тексту існує не так багато вічних правил, тому що все залежить від контексту, однак одне правило дійсно вічне – орієнтуватися завжди потрібно тільки на читача», – впевнена коуч із ділового письма Мері Каллен.
Пишіть стільки, скільки треба. Не більше
Чим лаконічніше, тим краще – популярна формула, тому що в такий спосіб ви задовольните аудиторію і кристалізуєте мету вашого листа. Якщо ви пишете для читача, який довіряє фактам і не потребуж розлогих описів, зробіть коротке зведення з важливими позначеннями. Якщо ви розробляєте глибокий аналіз для аудиторії, якій важливі деталі та контекст, – пишіть відповідно.
Забудьте про жаргон
Якщо вам здається, що використання професійного жаргону робить ваш текст більш експертним, це не так. Писати потрібно, навпаки, у найдоступнішій формі для будь-якого читача. А ще ніколи не використовуйте довгі й складні слова там, де можна сказати простіше. І не тому, що ваша аудиторія недостатньо розумна, а тому, що ви піклуєтесь про те, щоб читати ваші тексти було легко й приємно.
Зверніть увагу на те, які слова ви використовуєте
Існує багато слів, які шкодять вашому тексту. Про це пишуть Вільям Странк-молодший та Елвін Брукс Вайт у книзі «That Doesn’t Mean What You Think It Means». Також треба уникати слабких слів, які насправді просто займають місце в тексті, на кшталт «дуже», «взагалі-то», «вкрай» і так далі.
Також треба зменшити кількість пасивів від дієслова «бути». Наприклад, є різниця між фразами «Звіт був написаний мною» та «Звіт написав я». Такий підхід робить ваш текст більш живим.
Візуально розбивайте текст
Додайте у текст підзаголовки, які пояснюють, що буде у наступному абзаці, або пункти, виділені жирним шрифтом. Це полегшить прочитання вашого тексту. Також робіть абзаци переважно до 7 рядків або менше.
Використовуйте онлайн-інструменти
Існує багато онлайн-інструментів, які допоможуть зробити ваш текст кращим – від перевірки орфографії і граматики до сервісів, які допоможуть прибрати «воду», слабкі слова або стилістичні помилки.
Читайте вголос
Один із класичних способів покращити письмо – читати написане вголос. Це допоможе визначити проблемні моменти, знайти помилки в орфографії і пунктуації. Щоб зрозуміти, чи є у тексті больові точки, ставте собі питання під час читання, наприклад: «Мені нудно?», «Я загубив думку?», «Я вже втомився, хоча ще не дійшов до кінця?», «Чи всі слова звучать доречно?», «Я чітко висловив свої думки?»
Джерело: Fast Company
4 поради тим, хто має багато ідей і жодну не доводить до кінця
