Викладач і підприємець Ерік Вермюлен у своїй колонці на Medium розмірковує над тим, що варто змінити у робочих зібраннях, щоб працівники перестали їх ненавидіти. Публікуємо переклад його статті українською.
Зараз багато говорять про робочі наради. І майже завжди у негативному ключі. Усе зводиться до того, що вони застаріли і неефективні в умовах цифрової культури.
Наради забирають багато часу. Вони відволікають від «справжньої» роботи. Вони рідко продуктивні (бо, як правило, лише підтверджують статус-кво). Зрештою, робочі мітинги ніколи не є відкритими і вільними: вони лише зміцнюють існуючі ієрархічні структури в межах організації, в яких найкраща ідея рідко виграє.
Коротше кажучи, зібрання вбивають підприємництво та інновації. А у цифрову епоху це рецепт катастрофи.
То що — геть наради?
Негативний погляд на зустрічі значною мірою відповідає дійсності. Я включений у діяльність організацій різних сфер (бізнес, уряд і освіта) і всюди маю подібний досвід. Мова не тільки про робочі зібрання, але й про повернення до роботи після їхнього завершення. Я бував на багатьох зустрічах, які наче висмоктували з мене всю енергію.
Я можу зрозуміти, чому компанії намагаються щось із цим зробити. Намагаються пом’якшити негативні наслідки, проводячи зібрання лише наприкінці робочого дня. Обмежують час, виділений на зустріч. Зменшують кількість переговорних кімнат. Я навіть чув про випадки, коли люди проводили наради стоячи.
Чи потрібні такі обмеження? Це може бути для вас несподівано, але моя відповідь — ні.
Нам все ще потрібні робочі наради. І особливо — найбільш інноваційним та гнучким компаніям. Особиста взаємодія залишається важливою навіть у цифрову епоху.
У той час, коли робота в команді і відкритий обмін ідеями стали більш важливими, ніж будь-коли, ми повинні зберегти можливість особистої взаємодії та спільного генерування ідей, які дають нам робочі зібрання. Кожен, хто бере у них участь, повинен визнати цінність самої можливості працювати, обговорювати, вчитися і створювати щось разом.
Замість того, щоб намагатися змінити формат робочих зустрічей, набагато краще «виправити» поведінку, яка призводить до їх провалу.
5 трюків, які зроблять наради більш ефективними
Отже, ось п’ять речей, які ми всі повинні зробити, щоб покращити якість робочих зібрань.
Не плануйте наради надто заздалегідь
Хоча я бачу переваги від того, щоб внести подію у календар якомога раніше, я помічаю, що ця стратегія більше не працює. Надто часто такі зустрічі змінюють свій формат / тему або взагалі скасовуються. У найгіршому випадку зустріч відбувається, але стає цілковитою втратою часу (оскільки обставини змінилися і обговорювати більше нема чого).
Я перестав приймати запрошення на зустрічі заздалегідь і намагаюся дотримуватися правила Ворена Бафіта, призначаючи зустрічі лише за кілька днів або тижнів. Хоча Ворен Бафіт взагалі призначає зустрічі максимум на наступний день.
Не заповнюйте свій календар нарадами
Я знаю людей, чиї календарі повністю заповнені робочими мітингами на наступні кілька місяців. Люди думають, що це демонструє їхню зайнятість та важливість. Але я б не був високої думки про такий підхід.
Для мене це свідчення того, що людина робить не так вже й багато, адже весь її день заповнено обговоренням. Такі люди не є справжніми візіонерами (які потребують часу, щоб продумати, переосмислити і вигадати нові інноваційні ідеї). Іноді вони навіть використовують зустрічі для обґрунтування своєї роботи. Як я нещодавно почув: це люди, які не можуть дати собі ради зі свободою і відповідальністю.
Почніть слухати
Надто часто зустрічі — це марнування часу, тому що люди не слухають. Вони люблять чути звук власного голосу. Це допустимо на етапі запуску процесу, але швидко починає дратувати. Особливо коли ви зрозумієте, що особи з найгучнішими голосами можуть розповісти небагато.
Чим коротше — тим краще
Зазвичай зустрічі надто затягнуті, а дискусія йде по колу. Варто прийняти рішення, як починаються нові дебати. Це виглядає так, наче люди відчувають таку радість від прийняття рішень, що готові повторити дискусію, просто щоб відчути це знову.
Це має припиняти голова зібрання. Якщо голова — не ви, все одно попросіть групу перейти до наступного пункту обговорення.
Прибирайте фігню
Кожен хоче виглядати розумним на нарадах. Це природно. Багато людей навіть не готуються до зустрічей, і найкращий спосіб приховати це — вдавати з себе розумного, ставлячи питання або говорячи не по суті. Повторення вже сказаного — ще один відмінний спосіб вдавати з себе розумника. Нам потрібно частіше засуджувати таку поведінку, щоб інші не мали бажання її копіювати.
Урок для дійсно гнучкої організації
З початку року я намагаюся «врятувати» свої наради, виправляючи вищезгадану поведінку. Тому що я досі вірю: правильно організовані зустрічі необхідні для того, щоб організація рухалась вперед. Втім, ми всі повинні бути розумніші і повинні постійно вчитися, як ці зустрічі проводити.
Ми повинні піднімати рівень продуктивності зустрічей — змінювати власну поведінку, а також допомагати один одному стати кращими учасниками робочих зібрань.
Згадані п’ять трюків працюють для мене, але я повинен визнати, що боротьба триває. Я досі щодня навчаюся тому, як успішно керувати зустрічами, щоб збільшити свою продуктивність і звести до мінімуму розчарування і стрес.
Джерело: Medium
Вам також буде цікаво
4 правила планирования, которые помогут достичь своей цели
Як навчатись, працювати і вижити: 3 історії та 7 лайфхаків
5 советов по тайм-менеджменту для тех, кто ничего не успевает