Маски, гибкость, два кота: как компании обустраивают работу в офисах после карантина

Офисы компаний понемногу оживают, но пандемия никуда не исчезла. Безопасно ли возвращаться на работу? Узнайте, каких новых правил придерживаются в офисах MacPaw, SODA agency, Beetroot, Deloitte, Boosta и при чем здесь коты.

ІТ-компания MacPaw

Команда MacPaw все еще работает преимущественно в удаленном режиме. Хотя посещать офис планировали 36% команды, на практике каждый день приходят около 60 человек (24% команды). По видеосвязи проходят собеседования, большинство командных встреч, занятия по английскому и онбординг. С началом карантина к нему добавили онлайн-встречи, во время которых новички знакомятся с культурой, продуктами, возможностями и сервисами MacPaw. Новые члены команды могут выбрать, посещать офис несколько раз в неделю или вливаться в процесс из дома.

Кстати, в MacPaw сейчас открыты вакансии

Посещать офис можно только при условии хорошего самочувствия и соблюдения дистанции. То есть если специалист в течение последних двух недель посещал больницу, места большого скопления людей без соблюдения социальной дистанции или чувствует боль в горле, он должен остаться дома.

Войти в бизнес-центр можно только в маске, дальше охрана проверяет температуру каждого посетителя. Для команды MacPaw у входов и выходов на этажах разместили бесконтактные термометры, антисептики, одноразовые маски и перчатки, а также контейнеры для их сбора и плакаты с напоминанием о важности средств личной безопасности и заботы о собственном здоровье.

Гости и личные доставки в офис пока запрещены, но еду заказать можно. Хотя команде рекомендуют пользоваться собственными чашками и посудой, можно пользоваться и офисными. Главное — мыть их исключительно в посудомоечной машине.

Пока все зоны отдыха, кроме спортивного зала, закрыты. Одновременно в зале (включая тренера) могут находиться максимум три человека. После тренировки весь использованный инвентарь следует обработать антисептиком, который можно найти внутри и возле зала. Те, кто не доверяет предыдущем спортсмену, могут воспользоваться антисептиком и перед началом тренировки. Заниматься спортом можно на террасе или дома — с помощью видеотренировок, которые готовит менторка по спорту и здоровью компании.

Количество людей, которые могут находиться внутри переговорных комнат, ограничили — до 2-5 человек вместо 6-15 человек. Также в офисе уменьшилось количество кресел — большинство переехали домой к членам команды, как и необходимое им оборудование.

И еще немного вакансий в MacPaw

Из хороших новостей — офисные коты Фиксель и Хувер за время карантина стали намного ласковее. Возможно, заскучали по команде, но это не точно.

Диджитал-агентство SODA

Более двух лет в SODA практиковали «гибкую среду». Фактически, это возможность среди недели остаться дома и работать в пижаме или сменить офис на любимое кафе или удобный коворкинг. Главное — оставаться на связи и работать. Поэтому когда во время карантина пришлось работать удаленно, у компании уже был базовый опыт. За время полностью дистанционной работы эффективность сотрудников агентства даже возросла.

В SODA решили трансформировать свой офис в хаб несмотря на то, что большинство компаний собираются или уже вернулись к докарантинному формату работы. Планируется, что это будет пространство, куда по желанию смогут приходить работать сотрудники, а при необходимости — собираться проектные команды, рабочие группы и отделы.

Согласно опросу сотрудников, более 95% из них выразили желание совмещать работу в офисе и дома, работая дистанционно 2-4 дня в неделю. Чтобы не создавать скопления людей в офисе, в агентстве создали расписание посещения отделов. Например, дизайнеры и контентщики работают в понедельник и среду, а проджект-менеджеры с продуктологами — во вторник и четверг. Такой формат в компании назвали hot desking и работают в нем с июня. Хотя были и недостатки (например, не всегда есть возможность познакомиться с новыми коллегами), в целом в таком формате сотрудникам работать очень удобно.

ІТ-компания Beetroot

Когда зашла речь об ослаблении карантина, в компании провели общий опрос и узнали настроения буряков (так себя называют консультанты Beetroot — редакция) и клиентов касательно выхода из карантина. Это был первый важный шаг, чтобы посткарантинный период не превратился в хаос.

Второй — в компании составили план с условным названием «Большой план возвращения буряков». В его основе — безопасность, гибкость и неравнодушие. Над планом и вообще над всеми мерами безопасности во время пандемии работает отдельная команда, в состав которой входят HR Team, Comms Team, Admin Team и Company Strategy Team.

Согласно плану, с 1 июня в офлайн вышло до 15-20% буряков во всех локациях (сейчас это 7 городов — Киев, Полтава, Ивано-Франковск, Одесса, Харьков, Житомир и Кременчуг). Как только адаптивный карантин закончится, ожидают возвращения еще 50% бурячков. Сейчас у каждого есть выбор: если дома выполнять задачи плохо — можно выходить, если remote сейчас подходит больше, из соображений безопасности или удобства — пусть так и будет.

Треть буряков весенне-летний remote полностью устраивал и только 5% сказали, что быть дома постоянно для них — не вариант: у кого-то соседи ремонт затеяли, у кого-то дети не давали сосредоточиться или банально не было удобного места для ноутбука. Еще 50% буряков отметили, что в целом все ок, но самый большой недостаток — не хватает живого общения с коллегами: «Не хватает кухонных шуточек, чая, фруктов и печенья. Но больше всего — все же шуточек!» (отзыв из опроса Beetroot).

В компании рассчитали допустимое безопасное колтчество людей для каждой из локаций. Например, в Ивано-Франковске вместо привычных 16-ти человек офлайн выходит 4-5 консультантов, остальные пока остаются дома. Плюс в каждой локации есть свои советы по выходу офлайн: скажем, сколько людей могут одновременно находиться на кухне или как лучше изменить обустройство комнат.

Аудиторско-консалтинговая компания Deloitte

Сейчас компания до сих пор работает удаленно для максимальной безопасности своих сотрудников, но уже активно разрабатывает план выхода в офис. Чтобы понимать настроение и уровень готовности команды к возвращению, компания проводит анонимные опросы среди всех работников. 

Техническое оснащение и кибербезопасность. Еще задолго до карантина один день в неделю каждый делойтовец мог работать из дома, формируя свой график самостоятельно. Но сказать, что тотальный переход на удаленную работу не стал для компании испытанием, невозможно. Первый вызов, с которым столкнулись — нагрузка на IT-сети. В Deloitte увеличили мощности, а их IT-отдел постоянно работает над организацией бесперебойной удаленной работы и обеспечивает высокую степень защиты данных.

Переформатирование офисного пространства. Офис Deloitte имеет формат оупен спейса, ведь для них чрезвычайно важны взаимодействие и коммуникация между работниками в процессе работы над проектами. Однако теперь компания реорганизовывает рабочее пространство с учетом необходимой дистанции — 1,5 м между рабочими местами, поэтому там, где раньше размещались 10 сотрудников, теперь будет втрое меньше. Отдельные правила будут действовать в переговорных комнатах и на кухне.

Дезинфекция. На рецепции бизнес-центра обязательно проверяется температура всех посетителей. По всей территории офиса установили антисептики и специальные дезинфицирующие коврики.

Заявки на посещение офиса. Чтобы снизить риски для здоровья сотрудников, посещение офиса остается лимитированным. В компании внедрили систему Contact Tracing, с помощью которой можно подать заявку на доступ в офис. Это можно сделать только в случае крайней необходимости.

Дежурство в офисе. Для работы с бумажными документами и неотложными вопросами, требующими физического присутствия в офисе компетентных лиц, еженедельно назначают дежурных. Для них обеспечивают безопасный трансфер в офис — корпоративное такси или водителя.

Выход в офис. В Deloitte разработали план выхода в офис с лимитированным количеством человек в помещении — 10% одновременно. При принятии решения о восстановлении ограниченной работы из офиса компания ориентируется на различные критерии, в частности рост количества больных на 100 000 населения в Киеве (менее 12 человек), процент занятых мест в больницах с диагнозом COVID-19 (менее 50), решение компетентных органов по усилению или ослаблению карантинных мер.

IT-компания Boosta 

Офисы компании были открыты в течение всего карантина, но только для желающих. Поэтому в Boosta приняли дополнительные меры безопасности еще раньше: ручки всех дверей и поверхности в общественных местах дезинфицируют несколько раз в день, влажная уборка и проветривание — каждые 2 часа, появились антисептики в рабочих спейсах и санузлах, закупили бесконтактные термометры и измеряют температуру на входе (запрещено посещать офис с температурой выше 37,2). Это все — общие рекомендации Министерства здравоохранения, в компании стараются их придерживаться. Возле входов сотрудники могут взять маски и перчатки.

Дополнительно ввели правило обязательно мыть руки (или обрабатывать их антисептиком) сразу после входа в офис. Также приобрели дезинфекторы для посуды, а снеки покупают только в индивидуальной упаковке.

Единственный вопрос, над которым еще думают в Boosta — что делать с кальянами. В компании они стали настоящей частью корпоративной культуры, и в теплое время года команды часто собирались вечером на кальян. Сейчас ищут рекомендации и правила безопасности для кальянных и будут внедрять их у себя.

В целом формат работы стал значительно более гибким. Команды научились эффективно сотрудничать удаленно, поэтому в Boosta оставили возможность комбинировать работу из дома с работой в офисе на постоянной основе. Конкретные правила разработаны руководителями каждой отдельной команды. Есть исключения для некоторых профессий (например, офис-менеджеров), но в большинстве случаев люди планируют свой график самостоятельно и выбирают, когда они хотят работать удаленно, а когда в офисе. Таким образом количество людей в офисах сейчас составляет примерно 30% от докарантинного уровня.

Дополнительно для удобства в переговорных комнатах установили специализированное оборудование, которое позволяет проводить комбинированные встречи (когда часть участников находится онлайн, а часть офлайн).

Читайте также

Возвращение в офис после карантина: 5 вызовов и как к ним подготовиться

Неожиданный remote: как я вышла на новую работу и осталась дома

Руководитель на ремоуте: как быть эффективным лидером удаленных команд