Маски, гнучкість, два коти: як компанії облаштовують роботу в офісах після карантину

Офіси компаній потроху оживають, але пандемія нікуди не зникла. Чи безпечно повертатися на роботу? Дізнайтеся, яких нових правил дотримуються в офісах MacPaw, SODA agency, Beetroot, Deloitte і Boosta та до чого тут коти.

ІТ-компанія MacPaw

Команда MacPaw усе ще працює переважно у віддаленому режимі. Хоча відвідувати офіс планували 36% команди, на практиці щодня приходять близько 60 людей (24% команди). По відеозв’язку проходять співбесіди, більшість командних зустрічей, заняття з англійської та онбординг. Із початком карантину до нього додали онлайн-зустрічі, під час яких новачки знайомляться з культурою, продуктами, можливостями та сервісами MacPaw. Нові члени команди можуть обрати, відвідувати офіс кілька разів на тиждень чи вливатися у процес з дому.

До речі, у MacPaw зараз відкриті вакансії

Відвідувати офіс можна лише за умови гарного самопочуття та дотримання дистанції. Тобто якщо спеціаліст впродовж останніх двох тижнів відвідував лікарню, місця великого скупчення людей без дотримання соціальної дистанції або відчуває біль у горлі, він має залишитися вдома.

Увійти до бізнес-центру можна лише у масці, далі охорона перевіряє температуру кожного відвідувача. Для команди MacPaw біля входів та виходів на поверхах розмістили безконтактні термометри, антисептики, одноразові маски та рукавички, а також контейнери для їх збору і плакати з нагадуванням про важливість засобів особистої безпеки та турботи про власне здоров’я.

Гості та особисті доставки в офіс наразі заборонені, але їжу замовити можна. Хоч команді рекомендують користуватися власними чашками та посудом, можна користуватися й офісними. Головне — мити їх виключно у посудомийній машині.

Поки що всі зони відпочинку, окрім спортивної зали, закриті. Одночасно в залі (включно з тренером) можуть перебувати максимум три людини. Після тренування весь використаний інвентар слід обробити антисептиком, який можна знайти всередині та біля залу. Ті, хто не довіряє попередньому спортсмену, можуть скористатися антисептиком і перед початком тренування. Займатися спортом можна також на терасі або вдома — за допомогою відеотренувань, які готує менторка зі спорту та здоров’я компанії.

Кількість людей, які можуть перебувати всередині переговорних кімнат, обмежили — до 2-5 осіб замість 6-15 людей. Також в офісі поменшало крісел — більшість переїхали додому до членів команди, як і необхідне їм обладнання.

І ще трохи вакансій у MacPaw

З гарних новин — офісні коти Фіксель та Хувер за час карантину стали набагато лагіднішими. Можливо, засумували за командою, але це не точно.

Діджитал-агенція SODA

Понад два роки у SODA практикували «гнучку середу». Фактично, це можливість серед тижня залишитися вдома і працювати в піжамі або змінити офіс на улюблене кафе чи зручний коворкінг. Головне — залишатися на зв’язку та працювати. Тому коли під час карантину довелося працювати віддалено, у компанії вже був базовий досвід. За час повністю дистанційної роботи ефективність співробітників агенції навіть зросла.

У SODA вирішили трансформувати свій офіс на хаб попри те, що більшість компаній збираються або й уже повернулися до докарантинного формату роботи. Планується, що це буде простір, куди за бажанням приходитимуть працювати співробітники, а за необхідністю — збиратимуться проєктні команди, робочі групи та відділи. 

Згідно з опитуванням працівників, понад 95% з них виявили бажання поєднувати роботу в офісі та вдома, працюючи дистанційно 2-4 дні на тиждень. Щоб не створювати скупчення людей в офісі, в агенції створили розклад відвідування відділів. Наприклад, дизайнери та контентники працюють у понеділок та середу, а проджект-менеджери з продуктологами — у вівторок і четвер. Такий формат у компанії назвали hot desking і працюють у ньому з червня. Хоча були й недоліки (наприклад, не завжди є можливість познайомитись із новими колегами), загалом у такому форматі співробітникам працювати дуже зручно.

ІТ-компанія Beetroot

Коли зайшла мова про послаблення карантину, у компанії провели загальне опитування і дізнались настрої буряків (так себе називають консультанти Beetroot — редакція) та клієнтів щодо виходу з карантину. Це був перший важливий крок, аби посткарантинний період не перетворився на хаос. 

Другий — у компанії склали план з умовною назвою «Великий план повернення буряків». В його основі — безпека, гнучкість та небайдужість. Над планом та загалом над усіма заходами безпеки під час пандемії працює окрема команда, до складу якої входять HR Team, Comms Team, Admin Team та Company Strategy Team.

Згідно з планом, з 1 червня в офлайн вийшло до 15-20% буряків у всіх локаціях (зараз це 7 міст — Київ, Полтава, Івано-Франківськ, Одеса, Харків, Житомир та Кременчук). Як тільки адаптивний карантин закінчиться, чекають на повернення ще 50% бурячків. Зараз у кожного є вибір: якщо вдома виконувати задачі зле — можна виходити, якщо remote зараз підходить більше, з міркувань безпеки чи зручності — хай так і буде. 

Третину буряків весняно-літній remote повністю влаштовував і тільки 5% сказали, що бути вдома постійно для них — не варіант: у когось сусіди ремонт затіяли, у когось малюки не давали зосередитись чи банально не було зручного місця для ноутбука. Ще 50% буряків відмітили, що загалом все ок, але найбільший недолік — бракує живого спілкування з колегами: «Не вистачає кухонних жартиків, чаю, фруктів та печива. Та найбільше — усе ж жартиків!» (відгук з опитування Beetroot).

У компанії розрахували допустиму безпечну місткість кожної з локацій. Наприклад, в Івано-Франківську замість звичних 16-ти людей офлайн виходить 4-5 консультантів, решта поки що залишаються вдома. Плюс у кожної локації є свої поради щодо виходу офлайн: скажімо, скільки людей можуть одночасно перебувати в кухні чи як краще змінити облаштування кімнат.

Аудиторсько-консалтингова компанія Deloitte

Наразі компанія й досі працює віддалено для максимальної безпеки своїх співробітників, але вже активно розробляє план виходу в офіс. Щоб розуміти настрої і рівень готовності команди до повернення, Deloitte проводить анонімні опитування серед усіх працівників. 

Технічне оснащення та кібербезпека. Ще задовго до карантину один день на тиждень кожен делойтівець міг працювати з дому, формуючи свій графік самостійно. Але сказати, що тотальний перехід на віддалену роботу не став для компанії випробуванням, неможливо. Перший виклик, з яким стикнулись — навантаження на IT-мережі. У Deloitte збільшили потужності, а їхній IT-відділ постійно працює над організацією безперебійної віддаленої роботи та забезпечує високий ступінь захисту даних. 

Переформатування офісного простору. Офіс Deloitte має формат оупен спейсу, адже для них надзвичайно важливі взаємодія й комунікація між працівниками в процесі роботи над проєктами. Однак тепер компанія реорганізовує робочий простір з урахуванням необхідної дистанції — 1,5 м між робочими місцями, тому там, де раніше розміщувались 10 працівників, тепер буде утричі менше. Окремі правила діятимуть у переговорних кімнатах і на кухні.

Дезінфекція. На рецепції бізнес-центру обов’язково перевіряється температура усіх відвідувачів. По всій території офісу встановили антисептики та спеціальні дезинфікуючі килимки.

Заявки на відвідування офісу. Щоб знизити ризики для здоров’я співробітників, відвідування офісу залишається лімітованим. У компанії впровадили систему Contact Tracing, за допомогою якої можна подати заявку на доступ до офісу. Це можна зробити лише в разі гострої потреби. 

Чергування в офісі. Для роботи з паперовими документами і нагальних питань, які потребують фізичної присутності в офісі компетентних осіб, щотижня призначають чергових. Для них забезпечують безпечний трансфер до офісу — корпоративне таксі чи водія.

Вихід в офіс. У Deloitte розробили план щодо виходу в офіс з лімітованою кількістю осіб у приміщенні — 10% одночасно. При прийнятті рішення про відновлення обмеженої роботи з офісу компанія орієнтується на різні критерії, зокрема зростання кількості хворих на 100 тисяч населення в Києві (менше ніж 12 осіб), відсоток зайнятих ліжок у лікарнях з діагнозом COVID-19 (менше ніж 50), рішення компетентних органів щодо посилення чи послаблення карантинних заходів.

IT-компанія Boosta 

Офіси компанії були відкриті впродовж всього карантину, але тільки для охочих. Тому у Boosta вжили додаткових заходів безпеки ще раніше: ручки всіх дверей та поверхні у громадських місцях дезінфікують кілька разів на день, вологе прибирання та провітрювання — кожні 2 години, з’явилися антисептики у робочих спейсах та санвузлах, закупили безконтактні термометри й вимірюють температуру на вході (заборонено відвідувати офіс із температурою вище 37,2). Це все — загальні рекомендації Міністерства охорони здоров’я, у компанії намагаються їх дотримуватись. Біля входів співробітники можуть взяти маски й рукавички.

Додатково запровадили правило обов’язково мити руки (або обробляти їх антисептиком) одразу після входу в офіс. Також придбали дезінфектори для посуду, а снеки купують лише в індивідуальному пакуванні.

Єдине питання, над яким ще думають у Boosta — що робити з кальянами. У компанії вони стали справжньою частиною корпоративної культури, і у теплу пору року команди часто збиралися ввечері на кальян. Зараз шукають рекомендації та правила безпеки для кальянних і будуть впроваджувати їх у себе. 

Загалом формат роботи став значно гнучкішим. Команди навчилися ефективно співпрацювати віддалено, тому у Boosta залишили можливість комбінувати роботу з дому з роботою в офісі на постійній основі. Конкретні правила розроблені керівниками кожної окремої команди. Є винятки для деяких професій (наприклад, офіс-менеджерів), але у більшості випадків люди планують свій графік самостійно і обирають, коли хочуть працювати віддалено, а коли — в офісі. Таким чином кількість людей в офісах зараз становить приблизно 30% від докарантинного рівня.

Додатково для зручності у переговорних кімнатах встановили спеціалізоване обладнання, що дозволяє проводити комбіновані зустрічі (коли частина учасників знаходиться онлайн, а частина офлайн).

Читайте також

Повернення в офіс після карантину: 5 викликів і як до них підготуватися

Несподіваний remote: як я вийшла на нову роботу та залишилася вдома

Керівник на ремоуті: як бути ефективним лідером віддалених команд