Мерило успеха: зачем нужны KPI и как их рассчитать

Достигать целей получается быстрее и проще, если они правильно сформулированы. А если от их достижения еще и зависит размер зарплаты — мотивация выполнять план зашкаливает. Или все-таки нет? Разбираемся в видах KPI, кому и зачем они нужны, а также как их правильно рассчитать.

Что такое KPI

KPI (от англ. Key Performance Indicators — ключевые показатели эффективности) — это система оценки достижений компании или ее отдельных сотрудников, которая помогает понять, насколько их работа приближает к реализации стратегические цели компании. Другими словами, KPI — это показатель достижения успеха. Успеха, который можно измерить и доказать конкретными цифрами.

С необходимостью работать по установленным KPI сталкиваются представители самых разных профессий:

• специалисты сферы продаж;   
• бухгалтеры и финансисты;    
• HR-специалисты;      
• SMM-щики;      
• таргетологи;      
• SEO-специалисты;      
• маркетологи;      
• пиарщики;      
• дизайнеры.      

Как видите, отчитываться о своей работе в цифрах вынуждены даже представители творческих профессий.

Зачем нужны KPI для бизнеса

Двигаться без конкретной цели — все равно что просто бродить. Конкретные KPI помогают бизнесу достигать своих стратегических и операционных целей, а также выявлять слабые звенья, замедляющие общий прогресс. 

KPI помогает не просто работать, но делать это эффективно.

Благодаря KPI для отдельных отделов и сотрудников можно оценить эффективность работы каждого. Сотрудник, у которого не установлены KPI, во время месячного отчета будет рассказывать, что он делал. Сотрудник, у которого KPI установлены, расскажет, что конкретно он сделал и насколько его работа приблизила компанию к глобальной цели.

Введение такой системы в компании позволит:

• повысить эффективность работы отдельных отделов и компании в целом;      
• понять, какие факторы влияют на развитие бизнеса;      
• строить планы, ориентируясь на цели, а не на имеющиеся показатели и возможности;      
• разработать четкие нормативы работы;      
• получить прозрачную оценку эффективности работы сотрудников.

Виды KPI

Хотя KPI традиционно переводят как «ключевые показатели эффективности», точнее было бы говорить о ключевых показателях деятельности. Измерение эффективности — это лишь один из видов, а всего их можно выделить 5 основных.

1. KPI результата: чего достигли.
2. Расходов: сколько ресурсов потратили.
3. Функционирования: насколько процесс соответствует определенному алгоритму его выполнения.
4. Производительности: соотношение полученного результата и затраченного времени.
5. Эффективности: насколько полученный результат соотносится с ресурсами, которые были потрачены ради его достижения.

Также показатели можно разделить на финансовые и нефинансовые, количественные и качественные, коллективные и индивидуальные — чем больше показателей вы учтете, тем лучше будете видеть общую картинку развития и влиять на результат.  

Как рассчитать KPI. Примеры

Если компания решила внедрить такую систему для своих сотрудников, важно понять, какие показатели стоит включать, а какие — нет. Главный принцип — установленные KPI должны быть понятные, измеряемые, четкие, реалистичные и приближать компанию к глобальной цели.

Если показатель легко измеряется в цифрах, но он никак не влияет на достижение целей компании — это плохой KPI.

Примеры KPI для разных профессий

• Для менеджера по продажам: количество сделок, сумма продажи за месяц, средняя сумма сделки.     
• Для бухгалтера: соблюдение дедлайнов, отсутствие штрафов и ошибок.      
• Для HR-специалиста: качество и скорость закрытия вакансий, количество откликов на вакансию, качество подготовки кадрового резерва.      
• Для SMM-щика: рост количества подписчиков / охватов сообщений, рост узнаваемости бренда.      
• Для таргетолога: максимальная стоимость клика / заявки / подписчиков.     
• Для маркетолога: количество новых привлеченных клиентов на сайт, количество повторных покупок от существующих клиентов, количество положительных отзывов о компании.      
• Для PR-менеджера: количество упоминаний в целевых СМИ, тональность и объем публикаций, уровень доверия и лояльности.      
• Для дизайнеров: срок выполнения работы, объем и сложность работы, использование новых технологий.      
• Для копирайтера: количество написанных текстов, скорость написания текста, количество просмотров публикации.      
• Для офис-менеджера: скорость выполнения поручений, качество обработки входящих запросов.

Для одного сотрудника желательно устанавливать не более 3-4 целей в месяц.

Часто с помощью KPI формируют переменную часть зарплаты. Это когда зарплата сотрудника не является фиксированной, а состоит из ставки, бонусов и премий. Чаще всего так формируются зарплаты менеджеров отдела продаж и маркетологов. Далеко не для всех профессий выполнение целей гарантирует прибавку к зарплате: часто их используют только для контроля успешности работы, а не для материального поощрения сотрудников.

Пример, как рассчитать KPI для начисления бонусов 

Предположим, у сотрудника четко определены 3-4 показателя, которых он должен достичь в течение месяца. Они, скорее всего, не равнозначны, поэтому следует определить важность и вес для каждого показателя так, чтобы в сумме они составляли единицу.

В специальной таблице фиксируется, какие результаты были запланированы, а какие — фактически достигнуты.

KPI	Вес показателя	План	Результат	Индекс KPI*

*Индекс KPI = (вес показателя * результат) : план

По этой формуле вычисляем коэффициент результативности (сумма всех индексов), который и определит, заслужил ли сотрудник на премию, и в каком размере.

• Коэффициент результативности = 1 — план выполнен, сотрудник получит премию в полном объеме.      
• Коэффициент результативности > 1 — план перевыполнен, кроме премии, сотрудник может претендовать на дополнительные бонусы.      
• Коэффициент результативности < 1 — план не выполнен, премию урежут, или ее не будет вовсе.      

Для более наглядного примера оформим такую таблицу для менеджера по продажам Happy Monday (если бы он у нас был). Цифры вымышленные, как и наш менеджер, а услуги реальны. 

Представим, что менеджер по продажам должен за месяц обеспечить нам 50 покупок профориентационного теста, 40 покупок услуги «Составление профессионального резюме» и сделать так, чтобы на портале за месяц опубликовали 200 вакансий. Причем продажа профориентационных тестов будет приоритетной задачей.

KPI	Вес показателя	План	Результат	Индекс KPI
Покупки тестов «Профкарьера»	0,5	50	35	0,35
Покупки услуги «Резюме»	0,25	40	10	0,0625
Размещение вакансий	0,25	200	300	0,375

Результат по двум KPI из трех не дотянул до поставленных целей. Коэффициент результативности нашего несуществующего продажника — 0,7. Премии ему не видать.

KPI как инструмент для мотивации персонала: работает или нет?

Впрочем, KPI — не волшебный инструмент, который обязательно следует ввести в каждом отделе каждой компании. Как совместить отслеживание эффективности со здравым смыслом, рассказывает Екатерина Глушеня, Head of HR в международной бизнес-школе LABA.

Прежде чем внедрять какие-либо инструменты в компании, стоит задуматься, зачем вы это делаете. KPI чаще всего используют, чтобы мотивировать персонал. Но может быть и так, что эта система, наоборот, только демотивирует.

Чтобы этого не произошло в вашей компании:

• разберитесь в психологии позиции и узнайте тип мотивации коллег (внутренняя или внешняя мотивация, важнее привязка к качественному процессу или результату, это рутинная или творческая работа и т.д.);
• подумайте, какие результаты нужны на этой позиции и как можно их измерять (например, определенное количество звонков / сделок, объем продаж или отсутствие ошибок, генерация идей, внедрение чего-то нового и т.д.);
• проведите краш-тест: проверьте, действительно ли сотрудник влияет на эти показатели, может ли он «хакнуть» свои KPI (то есть работать ради бонуса, а не на реальный качественный результат) и не будет ли такая мотивация, наоборот, демотивировать.

У нас в LABA KPI хорошо работают в отделе продаж и клиентского сервиса. Для них это четкие ориентиры на каждый день, которые помогают приблизиться к большой цели и не терять динамику работы. 

Глобально цель менеджера по продажам — выполнить план продаж (запаздывающий показатель). Для этого мы разложили план на опережающие показатели, которые легко отследить, регулировать и по которым можно понять, что влияет на выполнение плана:  количество звонков в день и их продолжительность.

Это то, на что может влиять продажник и что помогает уверенно идти к результату, а не сидеть до полуночи неделю перед закрытием плана и все равно не закрыть его. Для всех остальных позиций у нас в LABA лучше работают OKR (от анг. Objectives and Key Results — цели и ключевые результаты) без привязки к финансовому поощрению, а с привязкой к амбициозным целям на вырост

Почему KPI могут не работать:

• они сильно завышены и демотивируют своей нереальностью;
• они стоят у сотрудников с творческой, инновационной составляющей работы, которые не влияют напрямую на выполнение целей, но в итоге их фокус с цели смещается на стресс от необходимости ее достигать;
• у сотрудника нет ресурсов для достижения поставленных целей (или понимания, зачем они нужны и как их можно достичь);
• схема постановки целей слишком сложная и непонятная;
• нет целей на уровне компании, отделов, а KPI специалиста сильно оторван от общего контекста (в таком случае непонятно, зачем их выполнять);
• все хорошо работает и без них 🙂

Каждый собственник / генеральный директор / руководитель хочет платить сотрудникам за реальные результаты, а не просиженное время. А чтобы сотрудники в компании работали эффективнее, нужно набирать в команду близких по ценностям людей, делать их работу интересной, работать с их вовлеченностью и лояльностью (ведь для достижения результата важно чувствовать себя сопричастным, верить в компанию и ее цели). И понимать, что KPI (как, впрочем, и OKR) — часть одной большой системы. Внедрив только один инструмент без остальных, можно не получить ожидаемый результат. 

Ставить конкретные цели, отслеживать прогресс и мотивировать сотрудников на пути к достижению глобальной цели крайне важно. KPI позволит компании работать эффективнее и для отдельных категорий специалистов станет прекрасным поощрением благодаря материальным бонусам. Главное — ставить реальные и понятные цели и учитывать специфику работы специалистов разных профессий.

Читайте также

Как и зачем использовать канбан-доску для работы

6 фишек Scrum, которые будут полезны в работе каждому