Мірило успіху: навіщо потрібні KPI та як їх розрахувати

Досягати цілей виходить швидше й простіше, якщо вони правильно сформульовані. А якщо від їх досягнення ще й залежить розмір зарплати — мотивація виконувати план зашкалює. Або все-таки ні? Розбираємося у видах KPI, кому й навіщо вони потрібні, а також як правильно їх розрахувати. 

Що таке KPI

KPI (від англ. Key Performance Indicators — ключові показники ефективності) — це система оцінки досягнень компанії або її окремих співробітників, що допомагає зрозуміти, наскільки їхня робота наближає до реалізації стратегічні цілі компанії. Іншими словами, KPI — це показник досягнення успіху. Успіху, який можна виміряти й довести конкретними цифрами. 

З необхідністю працювати за встановленими KPI стикаються представники найрізноманітніших професій:

• фахівці сфери продажу;
• бухгалтери, фінансисти;
• HR-спеціалісти;
• SMM-ники;
• таргетологи;
• SEO-спеціалісти;
• маркетологи;
• піарники;
• дизайнери.

Як бачите, звітувати про свою роботу у цифрах змушені навіть представники творчих професій. 

Навіщо потрібні KPI для бізнесу

Рухатися без конкретної мети — все одно що просто блукати. Конкретні KPI допомагають бізнесу досягати своїх стратегічних та операційних цілей, а також виявляти слабкі ланки, які уповільнюють загальний прогрес. 

KPI допомагає не просто працювати, але робити це ефективно.

Завдяки KPI для окремих відділів та співробітників можна оцінити ефективність роботи кожного. Співробітник, у якого не встановлені KPI, під час місячного звіту розповідатиме, що він робив. Співробітник, у якого KPI встановлені, розповість, що конкретно він зробив, і наскільки його робота наблизила компанію до глобальної цілі.

Запровадження такої системи в компанії дозволить:

• підвищити ефективність роботи окремих відділів і компанії загалом;
• зрозуміти, які фактори впливають на розвиток бізнесу; 
• будувати плани, орієнтуючись на цілі, а не на наявні показники та можливості;
• розробити чіткі нормативи роботи;
• отримати прозору оцінку ефективності роботи співробітників.

Види KPI

Хоча KPI традиційно перекладають як «ключові показники ефективності», точніше було б говорити про ключові показники діяльності. Вимірювання ефективності — це лише один із видів, а всього їх можна виділити 5 основних.

1. KPI результату: чого досягли.
2. Витрат: скільки ресурсів витратили.
3. Функціонування: наскільки процес відповідає визначеному алгоритму його виконання.
4. Продуктивності: співвідношення отриманого результату й витраченого часу. 
5. Ефективності: наскільки отриманий результат співвідноситься з ресурсами, витраченими задля його досягнення.

Також показники можна розподілити на фінансові та нефінансові, кількісні та якісні, колективні та індивідуальні — чим більше показників ви врахуєте, тим краще будете бачити загальну картинку розвитку і впливати на результат.  

Як розрахувати KPI. Приклади

Якщо компанія вирішила запровадити таку систему для своїх співробітників, важливо зрозуміти, які показники варто включати, а які — ні. Головний принцип —  встановлені KPI мають бути зрозумілі, вимірювані, чіткі, реалістичні і наближати компанію до глобальної цілі.

Якщо показник легко вимірюється у цифрах, але він ніяк не впливає на досягнення цілей компанії — це поганий показник.

Приклади KPI для різних професій

• Для менеджера з продажу: кількість угод, сума продажу за місяць, середня сума угоди.
• Для бухгалтера: дотримання дедлайнів, відсутність штрафів та помилок. 
• Для HR-спеціаліста: якість та швидкість закриття вакансій, кількість відгуків на вакансію, якість підготовки кадрового резерву. 
• Для SMM-ника: ріст кількості підписників / охоплень дописів, ріст впізнаваності бренду.
• Для таргетолога: максимальна вартість кліку / заявки / підписника.
• Для маркетолога: кількість нових залучених клієнтів, кількість повторних покупок від існуючих клієнтів, кількість позитивних відгуків про компанію.
• Для PR-менеджера: кількість згадувань у цільових ЗМІ, тональність, обсяг публікацій, рівень довіри та лояльності.
• Для дизайнера: термін виконання роботи, обсяг та складність роботи, використання нових технологій.
• Для копірайтера: кількість написаних текстів, швидкість написання тексту, кількість переглядів публікації.
• Для офіс-менеджера: швидкість виконання доручень, якість обробки вхідних запитів. 

Для одного співробітника бажано встановлювати не більше 3-4 цілей на місяць.

Часто за допомогою KPI формують змінну частину зарплати. Це коли зарплата співробітника не є фіксованою, а складається зі ставки, бонусів та премій. Найчастіше так формуються зарплати менеджерів відділу продажу та маркетологів. Далеко не для всіх професій виконання цілей гарантує надбавку до зарплати: часто їх використовують лише для контролю успішності роботи, а не для матеріального заохочення співробітників. 

Приклад, як розрахувати KPI для нарахування бонусів

Припустимо, у співробітника чітко визначені 3-4 показники, яких він має досягти протягом місяця. Вони, швидше за все, не рівнозначні, тому варто визначити важливість і вагу кожного показника так, щоб у сумі вони складали одиницю.

У спеціальній таблиці фіксується, які результати були заплановані, а які — фактично досягнуті.

*Індекс KPI = (вага показника * результат) : план

За цією формулою вираховуємо коефіцієнт результативності (сума всіх індексів), який і визначить, чи заслужив співробітник на премію і в якому розмірі.

• Коефіцієнт результативності = 1 — план виконано, співробітник отримає премію у повному обсязі.
• Коефіцієнт результативності > 1 — план перевиконано, крім премії, співробітник може претендувати на додаткові бонуси.
• Коефіцієнт результативності < 1 — план не виконано. Премію уріжуть, або її не буде зовсім.

Для більш наочного прикладу оформимо таку таблицю для менеджера з продажу Happy Monday (якби він у нас був). Цифри вигадані, як і наш менеджер, а послуги реальні. Уявімо, що менеджер з продажу має за місяць забезпечити нам 50 покупок профорієнтаційного тесту, 40 покупок послуги «Складання професійного резюме» і зробити так, щоб на порталі за місяць опублікували 200 вакансій. Причому продаж профорієнтаційних тестів буде пріоритетним завданням.

Результат по двох цілях із трьох не дотягнув до поставлених цілей. Коефіцієнт результативності нашого неіснуючого продажника — 0,7. Премії йому не бачити. 

KPI як інструмент для мотивації персоналу: працює чи ні? 

Втім, KPI — не чарівний інструмент, який обов’язково варто запровадити у кожному відділі кожної компанії. Як поєднати відстеження ефективності роботи зі здоровим глуздом, розповідає Катерина Глушеня, Head of HR у міжнародній бізнес-школі LABA.

Перш ніж впроваджувати будь-які інструменти в компанії, варто замислитися, навіщо ви це робите. KPI найчастіше використовують, щоб мотивувати персонал. Але може бути так, що ця система, навпаки, тільки демотивує.

Щоб так не сталося у вашій компанії:

• розберіться у психології позиції та дізнайтеся тип мотивації колег (внутрішня або зовнішня мотивація, важливіша прив’язка до якісного процесу або результату, це рутинна або творча робота тощо);
• подумайте, які результати потрібні на цій позиції і як можна їх виміряти (наприклад, певна кількість дзвінків / угод, обсяг продажу або відсутність помилок, генерація ідей, впровадження чогось нового тощо);
• проведіть краш-тест: перевірте, чи дійсно співробітник впливає на ці показники, чи може він «хакнути» свої KPI (тобто працювати заради бонусу, а не на реальний якісний результат) і чи не буде така мотивація, навпаки, демотивувати.

У нас у LABA KPI добре працюють у відділі продажу й клієнтського сервісу. Для них це чіткі орієнтири на кожен день, які допомагають наблизитися до більшої мети і не втрачати динаміку роботи. 

Глобально мета менеджера з продажу — виконати план продажу (це показник із запізненням). Щоб його виконати, ми розклали план на випереджаючі показники, які легко відстежити, регулювати і за якими можна зрозуміти, що впливає на виконання плану: кількість дзвінків на день та їхня тривалість.

Це те, на що може впливати продажник і що допомагає впевнено рухатися до результату, а не сидіти до пізньої ночі тиждень перед закриттям плану і все одно не закрити його. Для решти позицій у нас у LABA краще працюють OKR (від анг. Objectives and Key Results — цілі і ключові результати) без прив’язки до фінансового заохочення, а з прив’язкою до амбітних цілей на виріст.

Чому KPI можуть не працювати:

• вони занадто завищені й демотивують своєї нереальністю;
• вони стоять у співробітників з творчою, інноваційною складовою роботи,  які не впливають безпосередньо на виконання цілей, але у результаті їхній фокус з цілі зміщується на стрес від необхідності її досягнення;
• у співробітника немає ресурсів для досягнення поставлених цілей (або розуміння, навіщо вони потрібні та як їх можна досягти);
• схема постановки цілей занадто складна і незрозуміла;
• немає цілей на рівні компанії, відділів, а KPI фахівця сильно відірваний від загального контексту (у такому випадку незрозуміло, навіщо їх виконувати);
• все добре працює і без них 🙂

Кожен власник / генеральний директор / керівник хоче платити співробітникам за реальні результати, а не за проведений на робочому місці час. А щоб співробітники в компанії працювали ефективніше, потрібно набирати в команду близьких за цінностями людей, робити їхню роботу цікавою, працювати із залученням та лояльністю (адже для досягнення результату важливо відчувати себе причетним, вірити в компанію та її цілі). І розуміти, що KPI (втім, як і OKR) — частина однієї великої системи. Впровадивши тільки один інструмент без інших, можна не отримати очікуваний результат.

Ставити конкретні цілі, відстежувати прогрес та мотивувати працівників на шляху досягнення глобальної мети вкрай важливо. KPI дозволить компанії працювати ефективніше і для окремих категорій спеціалістів стане чудовим заохоченням завдяки матеріальним бонусам. Головне — ставити реальні та зрозумілі цілі та враховувати специфіку роботи фахівців різних професій.

Читайте також

Як і навіщо використовувати канбан-дошку для роботи

6 фішок Scrum, які будуть корисні у роботі кожному