6 фішок Scrum, які будуть корисні у роботі кожному

Ви напевно чули про Scrum — популярну методику управління проєктами у IT. При цьому використовувати її можна, навіть якщо ви не розробляєте софт. Розповідаємо про декілька Scrum-фішок, які стануть у нагоді кожному. 

Самі айтішники ставляться до Scrum по-різному: хтось стає фанатом, хтось — вважає, що його надто ідеалізують. Вам не обов’язково намагатися впровадити методику у роботу повністю, але чимало речей точно будуть корисні. 

Що таке SCRUM і чому його використовують у IT

Замовники втомилися від нескінченних відтермінувань результатів і релізу продукту, тому в ІТ виграє той, хто може якісно і вчасно зробити софт. При цьому менеджерам варто думати про розробників і не забувати про їхню мотивацію та ефективність. 

Для цього потрібен такий фреймворк, така концепція роботи, яка допоможе створити комфортні умови для всіх. Це і є Scrum. Його увагу зосереджено на ефективній комунікації і взаємодії, він гнучкий до змін у планах розробки і дозволяє не втратити великий шматок роботи, якщо бажання клієнта змінилися. 

Короткий зміст Scrum-підходу в IT:

• розробка ведеться спринтами (1-4 тижні кожен);
• наприкінці кожного спринту замовник отримує додаток (або його частину), готовий до використання; 
• замовник виконує не формальну функцію вказівок і вимог, а є частиною команди;
• зміни по проєкту швидко впроваджуються в роботу. 

Кому підійде Scrum

Головна характеристика команди, яку вдасться «підсадити» на Scrum — усі її члени об’єднані навколо однієї мети. Вони створюють разом продукт, організовують фестиваль або впроваджують важливу реформу. Врахуйте, що у Scrum немає начальників і підлеглих — усі задачі обмірковують разом і відповідальні за результат теж усі. 

Оптимальна кількість людей в командрі — плюс-мінус 7 осіб, кожен з яких готовий до самоорганізації і вміє бути багатофункціональним. 

6 фішок Scrum, які підвищать вашу продуктивність 

1. Спринти

Розбивайте підготовку проєкту на декілька спринтів — етапів, кожен з яких має свою мету і триває 1-2 тижні. Таким чином команда впродовж цього терміну зосереджена на одній вимірюваній меті і працює для її досягнення. 

Наприклад, якщо ви робите освітній проєкт, то до кінця першого спринту вам необхідно відточити концепцію, до кінця другого — підготувати до запуску всю рекламну кампанію. Таким чином до кінця кожного спринту ви матимете завершену частину роботи. 

Якщо ви ведете бізнес або керуєте командою маркетологів, економістів чи навіть юристів, планувати спринти теж буде корисно. Робота над однією вимірюваною ціллю впродовж короткого часу добре мотивує працівників і дозволяє не потонути в щоденній рутині.

2. Беклоги

Розбивайте кожен спринт на беклоги — «пакети завдань», виконуючи які, команда прямує до досягнення цілі етапу. 

Наприклад, беклог підготовки рекламної кампанії для проєкту складатиметься з наступних задач:

• підготувати афіші та банери; 
• скласти тексти; 
• написати партнерську статтю;
• домовитися з телеграм-каналами.

Усі задачі підпорядковуються цілі спринту. У кожного члена команди може бути свій беклог на спринт або беклог може бути спільним, а спеціалісти самостійно обиратимуть собі завдання. 

Для довготермінового проєкту беклог — незамінна річ. Ви бачите, які задачі є в команди на цей спринт і можете оцінити ефективність. Чіткі задачі на короткий термін дисциплінують та мотивують працівників, і неважливо, йдеться про роботу івент-менеджера, копірайтера чи нотаріуса.  

3. Scrum-майстер

Scrum-майстер — це лідер і фасилітатор команди. Мотивація, ефективність, допомога команді, розстановка пріоритетів — це все входить у його обов’язки. 

Scrum-майстер знає, який продукт очікується у фіналі і як привести команду до такого результату. Разом з командою він формує задачі на спринт, допомагає їх розподілити і відслідковує пріоритетність виконання. Для цього важливо проводити зустрічі особисто з кожним членом команди, дізнаватися про їхні проблеми, мотивації і всіляко підтримувати. 

4. Стендап-зустрічі

Проводьте щоденні мітинги або скайп-коли, обмежуючи час їхньої тривалості до 15-20 хвилин. На цих зустрічах кожен член команди розповідає про поточний стан своїх задач. Опорні питання ви можете вигадати самі або скористатися шпаргалкою.

• Що я робив вчора, щоб команда досягла мети? 
• Що я робитиму сьогодні, щоб команда досягла мети? 
• Що заважає мені виконувати роботу? 

Таким чином ви підтримуєте загальний дух команди: кожен знає, що справа рухається вперед і нема причин для прокрастинації. 

5. Ретроспектива

Наприкінці кожного спринту зустрічайтеся на ретроспективу і рефлексуйте, що вдалося зробити, а що ні і чому. Слухайте один одного і говоріть відверто. Важливо шукати не винного, а причину, і думати, як можна оптимізувати процес. Найважливіше у ретроспективі — розійтися з набором рішень. 

6. Покер-планування

Відмінний гейміфікаційний інструмент, який використовується у Scrum. Допомагає об’єктивно оцінити задачу, розставити пріоритети і поринути у суть. 

Перед вами стоїть задача. Кожен член команди викидає по карті з цифрою, яка позначає пріоритетність задачі або кількість годин на її виконання. Ті, хто викинув найбільшу і найменшу цифру, аргументують свій вибір. 

Таким чином ви можете всією командою визначити, що важливіше для цього спринту і на що варто кинути всі сили — на підготовку великої презентації книги чи на комунікацію з десятьма книжковими магазинами, наприклад. 

Досвідом впровадження Scrum ділиться делится Вероніка Кобзиста, Founder & CEO у 9.Department:

«Моя агенція 9.Department займається медичним консалтингом. Ми розробляємо компоненти медичної реформи і ведемо проєкти, пов’язані з інноваціями у охороні здоров’я.

Коли у 2015 році ми взялися за проєкт сімейної медицини — на той час вкрай неефективну та депресивну частину системи охорони здоров’я, — ми працювали за стандартною методикою waterfall.

За 4 місяці нам вдалося просунутися лише на кілька кроків. Тому ми зупинилися, переглянули пріоритети і згадали, що давно цікавимося agile-підходами. Набрали нову команду і почали впроваджувати Scrum. Після 4 місяців проєкту ми підрахували швидкість розробки сайту та capacity. Виявилося, що за ті самі 4 місяці роботи ми зробили у 8 разів більше. Врешті ми стали першою Scrum-командою в Україні, яка реалізувала державний реформаторський проєкт.

На мій погляд, Scrum — найкращий фреймворк для розробки інтелектуальних продуктів. Усім, хто хотів би впровадити його у свою роботу, я раджу, по-перше, не боятися експериментувати. Не існує канонічного Scrum. Є набір технік та методик, які підвищують ефективність конкретно вашої команди. Щоб їх знайти — потрібно наважитися на експеримент. 

А по-друге — не здаватися на пів шляху. Спочатку здається, що нічого не вийде. А потім ти починаєш спілкуватися з колегами по цеху, ходити на нетворкінги Scrum-майстрів, і виявляється, що твої проблеми не унікальні, а способів їх рішення — десятки».

Scrum — це не просто набір інструментів, це цінності і традиції, які культивуються у команді. Якщо ви прагнете побудувати якісну комунікацію, довірчі відносини і культ дедлайну, вам точно варто спробувати цю методику. 

Читайте також

Як і навіщо використовувати канбан-дошку для роботи